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La crise de la COVID tracera une ligne entre l’époque où la transformation numérique était un choix et le moment où elle est devenue inévitable. Même lorsque l’épidémie est contenue, il est peu probable que le nouvel état de normalité soit exactement comme nous le savions. Mais pour le moment, les entreprises apprennent de nouvelles façons de s’organiser et de communiquer avec une main-d’œuvre à distance et un consommateur isolé. Les entreprises qui ont privilégié les processus de routine par rapport aux mises à niveau technologiques devront remplacer les flux de travail archaïques ou risquer de devenir obsolètes.
Dans cette enquête Gitlab de mars 2020, 86% des personnes interrogées ont déclaré que le travail à distance était l’avenir.
La bonne nouvelle est que jamais auparavant la transformation numérique n’a été aussi facile à réaliser. Le « monde en apesanteur » que Diane Coyle mentionne dans son livre où toute l’activité économique se déroule sous forme numérique, se déroule en ce moment. Et comme toujours, les dirigeants trouvent des occasions créatives de tirer le meilleur parti de la technologie et d’obtenir des résultats. Par exemple, Milind Wagle, DSI d’Equinix, utilise Zoom pour répondre aux besoins de ses 10 000 employés en ayant une « barre technique virtuelle » ouverte 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et des « pauses watercooler » pour les conversations à distance occasionnelles.
Bien que l’ampleur et la vitesse de ce changement soient certainement gênantes, c’est le moment idéal pour investir dans la technologie et se préparer pour l’avenir. Les experts suggèrent que lorsque tout cela prendra fin, il y aura une vague de dépenses et les entreprises devront se positionner pour en profiter. Voici quelques outils qui amplifieront votre productivité et formeront votre main-d’œuvre aux exigences de demain.
Zoom pour la vidéoconférence et les webinaires
Bien que ce ne soit pas le premier outil de vidéoconférence (les hangouts et Skype étaient encore très populaires avant la crise), il a prouvé sa polyvalence pour les entreprises et les relations personnelles. 
La start-up de neuf ans, actuellement évaluée à 49 milliards de dollars et comptant 200 millions d’utilisateurs quotidiens, au moment de la rédaction de cet article, est devenue un enfant emblématique de l’ère du travail à domicile. Tout ce temps (et ce coût) que nous consacrions à voyager pour des réunions peut facilement être remplacé par cette application de vidéoconférence. Bien sûr, il y a eu des rapports de sécurité (zoombombing), mais Zoom a été proactif dans l’installation de fonctionnalités telles que la « salle d’attente » pour que les participants vidéo soient examinés avant de se joindre.
Slack pour la communication et la collaboration
Il y a beaucoup à aimer à propos de cette application de messagerie professionnelle haut de gamme! Les amateurs de Slack se réfèrent souvent à la rivalité entre les fans Android et iPhone lorsqu’ils comparent l’outil à d’autres applications de messagerie - vous ne savez pas ce qui vous manque jusqu’à ce que vous commenciez à l’utiliser. Bien qu’il coûte plus cher que ses alternatives, Slack continue d’être un acteur majeur dans la facilitation des espaces de travail distants. Les entreprises ayant plusieurs départements et une main-d’œuvre échelonnée peuvent bénéficier de la communication en groupes appelés « canaux », échanger des fichiers, partager des écrans ou communiquer par téléphone ou vidéo.
Beanworks pour l’automatisation des comptes fournisseurs
Le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs (AP) donne aux professionnels de la finance un contrôle total sur leur flux de travail AP dans un environnement distant. Non seulement les processus manuels sont en conflit avec la croissance à long terme, mais ils limitent également le travail à distance des équipes. Délais d’approbation, coûts élevés de traitement des factures, retards et erreurs de paiement, audit – tout s’arrête sans solution automatisée lorsque vous travaillez à distance. Beanworks s’intègre aux principaux systèmes comptables, consolide les processus AP tels que le paiement en ligne des fournisseurs, la gestion de l’approbation des factures et les processus sur une plate-forme unique. Les équipes qui avaient installé le système avant la COVID se portent garantes de l’efficacité du logiciel pendant cette période.
Asana pour la gestion de projets et de tâches
La réputation d’Asana auprès des grandes marques dans le passé a contribué à catapulter sa crédibilité lors d’une crise comme celle de la COVID. Le logiciel rend la gestion de projet incroyablement facile et flexible. L’une des principales caractéristiques de cet outil distant est sa capacité à s’intégrer à plus de 100 applications, notamment Gmail, Adobe Creative Cloud, Salesforce Dropbox, MailChimp et Slack. Asana affirme qu’il peut enregistrer plus de 70 étapes par semaine grâce à sa fonctionnalité de règles personnalisées.
GSuite pour l’éducation
En mars, Javier Soltero, vice-président de GSuite , a reçu un e-mail de son équipe Europe indiquant que le ministre italien de l’Éducation souhaitait savoir si Google pouvait immédiatement mettre en ligne le système scolaire du pays. Plusieurs jours et nuits blanches plus tard, le service était disponible pour des millions d’étudiants à travers le pays – et finalement à travers le monde. Au moment où les écoles rouvriront enfin, les médiateurs qui ont résisté aux produits basés sur Internet auront passé quelques mois à utiliser Google Classroom pour organiser des cours et distribuer des devoirs. Un retour complet au stylo et au papier lorsque tout reviendra à la normale sera peu probable.
LastPass pour le mot de passe et le nom d’utilisateur
Lorsque votre entreprise passe au numérique et que l’équipe est à distance, LastPass aide les équipes à stocker tous leurs comptes en ligne avec des mots de passe sur une seule plate-forme. Lorsque vous travaillez à domicile, un outil de gestion de mots de passe tel que LastPass atténue les risques de cybersécurité. Il supprime le besoin de se souvenir des mots de passe pour chaque plate-forme en ligne, vous évitant ainsi les tracas de passer par l’étape « Mot de passe oublié ».
Zapier pour lier toutes les applications en ligne
Zapier est un outil d’automatisation qui relie plus de 2000 applications afin que vous puissiez ignorer des étapes telles que le téléchargement d’une image à partir d’un e-mail et son enregistrement dans Dropbox. Présenté comme un outil de productivité, Zapier automatise vos flux de travail et prétend faire économiser aux équipes 24 jours par an. Zapier a commencé avec trois fondateurs et a fonctionné avec succès avec une équipe 100% distante qui opère à partir de 28 pays.
Trello pour une gestion de projet facile
Si le travail à distance est une nouvelle pratique pour votre entreprise, Trello pourrait être un excellent outil de gestion de projet pour commencer. Cet outil gratuit facile à adapter contient un tableau de listes avec des cartes qui peuvent être utilisées par les gestionnaires ou les chefs d’équipe. Les équipes peuvent communiquer à l’aide de commentaires, d’étiquettes et de dates d’échéance, et joindre des fichiers à des tableaux. Avec une option permettant d’inviter des personnes sur des tableaux visuels, les équipes peuvent facilement interagir et collaborer pour accomplir des tâches.
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