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Votre comptabilité est-elle à jour avec les processus actuels? La première étape pour revenir à la « normale » sera de simplifier les tâches et d’ajouter plus de contrôle. Comment les comptables peuvent-ils y parvenir? Nous recommandons aux organisations d’automatiser leurs comptes fournisseurs pour réduire les coûts et ajouter de la flexibilité au travail à distance. Nous observons déjà les tendances – 62 % des 1 100 professionnels de la comptabilité de 18 pays qui ont répondu avec succès à la crise étaient plus susceptibles d’utiliser la technologie basée sur le cloud.
Qu’est-ce que l’automatisation des comptes fournisseurs (AP) ?
L’automatisation des comptes fournisseurs ou automatisation des comptes fournisseurs est la technologie qui utilise un système numérique pour réduire les tâches manuelles et répétitives telles que la saisie de données et l’écriture de contrôles. Grâce à l’automatisation, les entreprises peuvent soumettre des factures, gérer les approbations et traiter les paiements par voie électronique via une plate-forme unique. Les organisations utilisent l’automatisation pour minimiser ou éliminer les interventions manuelles et accélérer les opérations telles que les approbations, qui ont tendance à prendre plus de temps sans contrôles appropriés. L’automatisation des points d’accès est le plus souvent utilisée pour atteindre les objectifs suivants :
- Éliminez la saisie de données
- Activer les approbations en ligne
- Générer des pistes d’audit numériques
- Faire correspondre les factures aux bons de commande et aux paiements
- Permettre des paiements sécurisés de bout en bout
- Réduisez les erreurs telles que les paiements en double
Contrairement à la présomption selon laquelle l’automatisation remplace les humains, au sein de la comptabilité, les outils d’automatisation sont utilisés pour ajouter plus de valeur en libérant les équipes des tâches fastidieuses et inefficaces. Les organisations ont réalisé d’importantes économies en remplaçant le papier par des factures électroniques et des méthodes de paiement .
Quels sont les avantages de l’automatisation des points d’accès ?
1. Gain de temps
L’utilisation de l’automatisation des processus métier pour gérer les comptes fournisseurs réduit le temps nécessaire au traitement d’une facture. Les comptes fournisseurs sont acheminés selon les processus d’affaires prescrits que vous déterminez, automatiquement et instantanément. La mise en œuvre d’un système d’automatisation des points d’accès signifie que personne dans votre organisation n’aura jamais à passer une seconde de plus à rechercher une facture ou à rechercher où elle se trouve dans le processus d’approbation. Il n’y aura plus jamais de facture « égarée » une fois que vous aurez implémenté le logiciel d’automatisation ap.
2. Économies de coûts
Les tâches manuelles dans AP telles que la saisie de données et le suivi d’approbation entraînent des coûts cachés élevés. Le traitement manuel d’une facture peut coûter jusqu’à 15 $, comparativement à 5 $ ou moins avec un système automatisé. L’automatisation permet de réduire les coûts de main-d’œuvre en réduisant de 83 % la saisie de données et en accélérant d’autres processus tels que les paiements et l’appariement des factures, ainsi que les coûts fixes pour le stockage des documents, l’affranchissement, etc. Cela permet également de réduire le risque d’effectuer des paiements en double ou en retard ou de payer des factures en trop par inadvertance. Un système d’automatisation AP vous alertera des doublons, des trop-payés et vous rappellera à tous les dates d’échéance en attente.
3. Une meilleure collaboration
Les systèmes de facturation permettent à autant de personnes que nécessaire de collaborer sur n’importe quel payable particulier en temps réel. Où qu’ils se trouvent, toute personne ayant un intérêt ou une participation dans une facture peut y accéder simultanément pour confirmer ou contester les frais, demander des éclaircissements ou expliquer les divergences, le tout en un seul clic.
4. Réduction du risque comptable
L’automatisation offre une visibilité sur le flux de travail des approbations et des paiements. Cela signifie que les risques courants liés aux points d’accès et les fraudes telles que la fausse facturation, les paiements en double et les transactions frauduleuses peuvent facilement être suivis dans le système. Le logiciel signale les factures en double, les frais supplémentaires ou toute activité suspecte, ce qui vous donne les contrôles d’audit dont vous avez besoin. Vous êtes protégé contre les risques courants liés aux points d’accès et les fraudes telles que les escroqueries par hameçonnage, les paiements en double et les fournisseurs non approuvés qui peuvent être exacerbés en cas de crise.
5. Pistes de vérification électroniques
Les systèmes de facturation électronique brillent vraiment lorsqu’il est temps de procéder à un audit. Les pistes d’audit électroniques disponibles via le logiciel de facturation facilitent le suivi d’une facture, de la réception au paiement. La détection de la fraude aux comptes fournisseurs est également plus facile grâce à un système automatisé.
6. Processus personnalisé
À l’aide d’un système de facturation, vous personnalisez le flux de travail des comptes fournisseurs pour répondre exactement aux besoins de votre entreprise. Acheminez les factures au-dessus d’un montant prescrit vers celles qui ont l’autorisation appropriée, créez et maintenez des minuteries d’approbation, équilibrez les charges de travail du personnel AP et recoupez et validez les comptes fournisseurs par rapport à vos propres tables de système comptable.
7. Comptes fournisseurs basés sur le cloud
Le cloud permet aux utilisateurs d’accéder au système AP de n’importe où. Les informations sont centralisées sur une plate-forme unique pour toutes les entités juridiques. De plus, une visibilité accrue signifie que les responsables financiers peuvent avoir un aperçu de l’efficacité du processus. Les outils distants permettent aux parties prenantes de gérer les rapports de n’importe où, ce qui augmente la collaboration et la productivité.
8. Visibilité complète sur le flux de travail AP
Un système automatisé de comptes fournisseurs offre un sentiment de contrôle qui ne peut jamais être atteint avec des factures papier. Instantanément, le système de facturation vous permet de savoir où se trouve chaque facture, à quel point les personnes qui les gèrent sont productives et pratiquement tout ce que vous pourriez vouloir savoir sur vos comptes fournisseurs. De l’absence de visibilité au contrôle complet, c’est peut-être la seule chose sur laquelle les contrôleurs ne peuvent pas mettre de valeur, mais loin de nous l’empêcher d’essayer.
Beanworks est une solution d’automatisation des comptes fournisseurs basée sur le cloud. Nous aidons les entreprises à rationaliser les processus de facturation au paiement en éliminant la paperasserie et en réduisant les coûts de traitement des factures. Planifiez une démo avec nous aujourd’hui pour en savoir plus.
Découvrez comment votre équipe AP peut faire plus en moins de temps avec l’automatisation
Source de la photo: Stocksnap.io / Carl Heyerdahl
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