Découvrez les 6 étapes qui peuvent être démarrées dès à présent afin de préparer au mieux votre entreprise à la facturation électronique.
1. Cartographier vos transactions assujetties à la TVA
Tout projet de transformation digitale débute par un audit des processus existants.
Dans le cas présent, il est donc nécessaire de réaliser une cartographie très précise du circuit de facturation pour identifier les flux B2B (en distinguant les transactions en France et à l’international), B2G et B2C et la volumétrie de chacun.
À partir de là, il sera possible de cibler les actions à modifier en fonction des nouvelles obligations qui vous seront imposées par la réforme (e-invoicing, e-reporting). C’est aussi le préalable pour optimiser l’ensemble des processus liés à la facturation (vente et achat), mais aussi déterminer vos besoins réels afin de choisir la Plateforme de Dématérialisation Partenaire qui vous correspond.
2. Contrôler les données des factures destinées à la DGFiP
Face au CTC (Contrôle Transactionnel Continu) c’est-à-dire la capacité pour l’administration fiscale de procéder à des contrôles fiscaux de manière beaucoup plus fréquente grâce au e-invoicing et au e-reporting, les entreprises assujetties ont tout intérêt à vérifier les mentions obligatoires pour se mettre en conformité et s’assurer de la cohérence du contenu des factures. Les logiciels de facturation client devront en effet intégrer quatre nouvelles mentions (identification du client avec le SIREN, adresse de livraison, catégorie d’opération, TVA sur les débits). Les factures non conformes seront rejetées.
3. Se conformer à la norme EN 16931
Le choix du format de la facture électronique est au centre de la transformation digitale du processus pour les entreprises assujetties. La facture au format PDF ne sera plus tolérée au-delà du 31 décembre 2027, il sera donc nécessaire de se conformer à un format socle compatible avec la norme européenne EN 16931 (Factur-X, UBL ou CII). Pour les entreprises déjà converties à la facturation électronique et souhaitant conserver un format spécifique (EDIFact, Galia, etc.), cela sera possible avec certaines plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) qui se chargeront d’extraire les données à transmettre au concentrateur de données et de les convertir au format attendu.
4. S’assurer de pouvoir transmettre toutes les données à l'administration fiscale
La solution de facturation client retenue par l’entreprise assujettie devra être en mesure de transmettre les informations selon les modalités définies par la DGFiP avec des particularités à appliquer selon les cas d’usages de facturation. En effet, les informations à transmettre ne seront pas les mêmes lorsqu’il s’agit de facture d’acompte, facture avec escompte, facture d’affacturage, avoirs, gestion de tickets de péages etc… Concernant les données de paiement pour les échanges BtoC et BtoB internationaux, elles sont à transmettre à la date d’encaissement du paiement. Cela inclut les paiements partiels pour les prestations de services à chaque e-reporting.
5. Diagnostiquer la qualité des données dans l'ERP et corriger
La transformation digitale du processus de facturation est l’occasion de centraliser et d’organiser les données de l’entreprise. Cette démarche est une opportunité pour apurer les bases de données clients et fournisseurs : dénomination commerciale, changement d’adresse postale, changement de contact ou de coordonnées (mail, n° de téléphone), etc. La mise à jour de la base de données permet aussi de supprimer les doublons et d’intégrer les données manquantes (adresse de livraison, n° de TVA intracommunautaire, etc.). La mise à jour de la base articles est l’autre chantier à mener, afin de vérifier l’exactitude des codes TVA et rajouter la mention « livraison de biens » (LB), « prestation de services » (PS) ou « opération mixte » (LBPS).
6. S'inscrire à l'annuaire officiel et déclarer son choix de plateforme
Le gouvernement développe un annuaire dans lequel seront mentionnés les coordonnées exactes du destinataire de chaque facture à savoir, le numéro SIREN, le numéro SIRET, la raison sociale, l’adresse postale, les codes de ligne d’adressage et la plateforme qu’il a choisi pour leur réception. L’inscription à cet annuaire va être obligatoire. Pour une même entreprise, chaque numéro de SIREN pourra indiquer des informations spécifiques tels que code de service ou données complémentaires afin que les factures arrivent au bon service à la bonne adresse et par le bon canal.
Comme vous avez pu le constater, la mise en conformité peut être démarrée dès à présent. Plus elle sera anticipée et plus vous définirez des objectifs clairs, plus grande sera sa réussite.
