A l’ère du tout numérique, chaque organisation est confrontée à un choix : évoluer avec la technologie ou prendre le risque d’être dépassée. Pour les collectivités locales, la dématérialisation est devenue plus qu'un choix : une nécessité, synonyme d'efficacité, de transparence et de modernité. Le Plan Action Publique 2022 encourage d’ailleurs largement l’administration française à se moderniser et l’affichage légal en mairie doit par exemple depuis être obligatoirement disponible en version numérique.
Dans cet article, nous explorerons en profondeur les cinq enjeux majeurs de la dématérialisation pour les collectivités locales.
1. Des économies substantielles
La dématérialisation est loin d'être une simple transition du papier au numérique. C'est un investissement dans l'avenir. Les économies réalisées grâce à la réduction des dépenses liées au papier, à l'impression et au stockage sont conséquentes. Selon diverses études, la dématérialisation permet de réduire les coûts administratifs de 30% à 60%. Les factures, qui étaient autrefois synonymes de piles de papiers et d'heures passées à vérifier, peuvent désormais être traitées de manière plus efficace, générant entre 50 et 75% d'économies.
En plus de ces économies budgétaires, la numérisation permet d’optimiser les processus et donc d’allouer de nombreuses ressources à des initiatives qui profiteront davantage aux citoyens. Le temps et l’argent économisés peuvent être investis dans l'infrastructure, la santé, l'éducation et d'autres domaines essentiels.
2. Augmentation de l'efficacité administrative
La dématérialisation transforme et dynamise les processus. Elle permet aux collectivités locales d’automatiser et d’optimiser la gestion des flux documentaires, on peut notamment penser au pôle RH avec le partage des fiches de poste, des courriers de mutuelles et la mise en place de la signature électronique.
Cette efficacité accrue est bénéfique non seulement pour les citoyens impatients de recevoir ces services, mais aussi pour l'administration, qui peut désormais consacrer du temps à d'autres tâches cruciales.
A une époque où le temps est précieux, cette accélération des processus est inestimable et permettrait peut-être enfin d’en finir avec l’image de lenteur administrative qui colle encore aux collectivités publiques, malgré de nombreuses transformations.
3. Sécurité et conformité
L'époque où les archives étaient stockées dans de volumineux dossiers est révolue. Avec la dématérialisation, la sécurité des informations est renforcée. Les solutions modernes, telles que la suite logicielle Quadient, sont conçues pour répondre aux normes de sécurité les plus strictes, garantissant ainsi l'intégrité et la confidentialité des données. De plus, la mise en conformité avec les réglementations en vigueur devient plus aisée grâce à des mécanismes de traçabilité et d'audit.
Alors que les cyberattaques de multiplient contre les collectivités locales, celles-ci doivent être équipées et préparées pour y faire face. Le renforcement de la sécurité est impératif, car le coût d'une violation de données peut être astronomique, tant en termes financiers que de réputation. Les mairies de Caen, Chaville, Angers et Lille ont ainsi perdu des millions d’euros cette année parce que leur sécurité a été compromise. Pire, de nombreuses données personnelles des administrés se sont retrouvées publiées sur internet.
4. Répondre aux attentes des citoyens modernes et regagner leur confiance
À l'ère numérique, les citoyens attendent des services rapides, transparents et accessibles. En répondant à cette demande, les collectivités locales peuvent renforcer la confiance avec leurs administrés. C’est particulièrement important alors que l’abstention aux élections locales continue de progresser, elle ainsi passée de 30% à 60% en 20 ans.
La crise de confiance politique que traverse actuellement la France n’épargne pas les collectivités locales. Les citoyens ne sont plus que 53% à assurer faire confiance à leur conseil municipal, une baisse de 10 points en un an.
La transparence offerte par la dématérialisation, où les citoyens peuvent suivre leurs demandes en temps réel, crée un sentiment de responsabilité et de confiance mutuelle. Cette confiance est essentielle, en particulier à une époque où la méfiance à l'égard des élus et des représentants politiques est courante.
La transformation numérique permet également aux collectivités locales de mieux communiquer auprès des administrés. Si les échanges entre voisins et habitants d’un quartier restent la principale source d’information locale des français, le site internet et la lettre d’information, bulletin ou magazine des collectivités locales sont consultées par 63% des français. Dans un climat de méfiance des citoyens envers les élus et les représentants politiques, une communication transparente et efficace est la priorité de nombreuses collectivités locales.
5. Responsabilité environnementale : Un pas vers un avenir durable
La dématérialisation est aussi une réponse à la nécessité d'adopter des comportements plus durables. La réduction de l'utilisation du papier a un impact positif immédiat sur l'environnement. En adoptant des pratiques de dématérialisation, les collectivités locales montrent qu'elles sont soucieuses de leur empreinte environnementale, répondant ainsi aux attentes croissantes des citoyens en matière d'écologie.
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6. Une exemplarité totale
Toutes les interactions entre les citoyens et les collectivités locales doivent être exemplaires.
Celles-ci gèrent une multitude de documents. Que ce soit les inscriptions périscolaires, les factures, les invitations à des événements locaux ou les journaux et bulletins de la commune, la gestion documentaire est une tâche énorme. L'efficacité dans la gestion de ces différents envois est essentielle pour un fonctionnement fluide.
Il est grand temps de tourner la page aux clichés de l’administration lente et empêtrée dans des piles de paperasses. L’acquisition de solutions de gestion et d’automatisation documentaire, telles que la suite de logiciels de l’entreprise française Quadient, permet d’envoyer de manière numérique ou physique de multiples documents en quelques clics et d’automatiser le suivi et l’envoi.
