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La technologie cloud a changé le visage de la comptabilité – votre équipe est-elle toujours en train de rattraper son retard ?
Pour les comptables, faire approuver une facture à temps ou payer les fournisseurs avant une échéance imminente est toujours une victoire évidente – mais pour la plupart des équipes financières, la réalité n’est pas si simple.
Alors que les directeurs financiers du monde entier ferment les livres sur un exercice financier difficile, leurs capacités technologiques sont mises à l’épreuve. Compagnie pétrolière mondiale Chevron a essayé de s’y préparer en mettant en place des pistes sèches pour examiner leur efficacité de fermeture à distance.
Bien que cette tactique puisse ne pas être réalisable pour tous, il existe d’autres moyens d’évaluer si vos processus actuels des comptes fournisseurs devraient être mis au lit.
Trop de cuisiniers dans la cuisine
Utilisez-vous plus d’un système pour gérer vos données financières ? Peut-être utilisez-vous un système de gestion de documents pour les factures et les feuilles de calcul pour stocker les chiffres. Quoi qu’il en soit, travailler avec trop de plates-formes peut être frustrant et entraîner des erreurs. Au fur et à mesure que vos opérations commerciales se développent, il peut être difficile pour l’équipe comptable de maintenir l’afflux de données et de respecter les délais.
Beanworks peut automatiser les quatre flux de travail de comptes fournisseurs (factures, bons de commande, paiements et dépenses), de sorte que vous n’avez pas à basculer entre les systèmes. L’ensemble du processus est centralisé, ce qui vous donne une expérience comptes fournisseurs à 360 degrés. Les utilisateurs peuvent accéder au système en temps réel, ce qui évite à votre équipe de faire un suivi auprès des gestionnaires ou de mettre à jour constamment plusieurs systèmes.
Le problème avec le papier
Si vous poussez toujours du papier et que les piles de factures continuent de s’accumuler, votre point d’accès actuel pourrait être un gaspillage d’argent inutile. La plupart des entreprises n’ont aucune idée que le traitement manuel d’une seule facture peut coûter jusqu’à 15 USD (et même plus en cas d’erreur de saisie de données). Et lorsque vous tenez compte de l’espace de bureau, du loyer et de l’entretien, les coûts de stockage peuvent être la goutte d’eau qui fait déborder le vase.
Au fur et à mesure que vos opérations commerciales se développent, il peut être difficile pour l’équipe comptable de maintenir l’afflux de données et de respecter les délais.
L’automatisation aide les équipes à réduire ce coût à une moyenne de 2 USD par facture. Supposons que votre entreprise traite 500 factures par mois, ce qui représente une économie annuelle de 78 000 USD.
Les flux de travail (comme la gestion des dépenses ou l’approbation des factures) qui ont tendance à être lourds en papier deviennent également entièrement numérisés avec la technologie cloud. Les employés peuvent prendre une photo de leurs reçus et les soumettre via leur téléphone sans créer une trace de papier évitable. De même, les approbateurs peuvent facilement approuver les achats à partir de leurs téléphones.
Voir rouge
La tâche la plus fastidieuse des comptes fournisseurs est la saisie de données, ce qui conduit inévitablement à des erreurs. Qu’il s’agisse de faire correspondre les bons de commande, de traiter les factures, de gérer les dépenses ou de payer les fournisseurs, de nombreuses informations doivent être saisies avec soin. Sans outils et technologies appropriés, les comptables passent la plupart de leur temps à corriger leurs propres erreurs clés.
Chez Quadient Comptes Fournisseurs, nous fournissons des mesures de protection pour détecter les erreurs telles que les paiements en double, ce qui signifie que les incidents sont beaucoup plus faciles à éviter. Notre capture de données basée sur l’IA récupère automatiquement les détails de la facture, y compris les postes, les informations d’en-tête et le montant total, ce qui permet à votre équipe en charge des comptes fournisseurs de gagner un temps considérable.
Retards de paiement
L’an dernier, près de 43 % des factures en Amérique du Nord n’ont pas été payées à la date limite; pour la plupart des entreprises, c’est 30 jours. Si le délai de paiement de vos fournisseurs ne s’est pas amélioré, cela pourrait être un signe que votre solution de comptes clients ne fonctionne pas efficacement. Un long cycle d’approbation est la principale cause de retards de paiement et d’escomptes de paiement anticipé. Les informations manquantes sur les factures, les factures perdues et l’acheminement manuel sont d’autres causes majeures.
Le cycle de chasse aux approbateurs et de suivi des retards augmente avec les autorisations à plusieurs niveaux. Mais votre équipe dispose-t-elle des bons outils pour résoudre le problème ?
Remplacer les chèques par des paiements électroniques est une solution facile pour éviter les retards et améliorer les relations avec les fournisseurs. Grâce à une plate-forme comptes fournisseurs numérique centralisée, l’initiation de paiements nationaux et internationaux peut être gérée de n’importe où. Les fournisseurs sont payés selon leurs méthodes préférées telles que l’ACH / EFT ou les cartes de crédit virtuelles, protégeant les entreprises contre les risques tels que les paiements frauduleux.
Le non-frisson de la poursuite
Le cycle de chasse aux approbateurs et de suivi des retards augmente avec les autorisations à plusieurs niveaux. Mais votre équipe dispose-t-elle des bons outils pour résoudre le problème ? Le processus d’approbation peut prendre beaucoup de temps – un fait. Un responsable peut être assis sur une facture pendant un certain temps, mais votre système de point d’accès peut-il vous dire depuis combien de temps il est avec eux ? Ou la raison du hold-up ?
L’automatisation présente une série de fonctionnalités pour garantir que les approbations restent opportunes et fluides. Vous pouvez configurer des approbations personnalisées, où des alertes automatiques sont envoyées aux responsables. Ils peuvent signer les factures via leur téléphone ou sur le Web. S’ils rejettent une facture, ils doivent en préciser la raison afin que le comptable ait des éclaircissements. Cela permet de réduire, voire d’éliminer, les retards d’approbation – une entreprise a réduit les délais d’approbation de 99 % grâce à l’automatisation des points d’accès Quadient Comptes Fournisseurs.
Si vous reconnaissez l’un des signes ci-dessus, il est peut-être temps de découvrir comment la solution de point d’accès à 360 degrés Quadient Comptes Fournisseurs peut améliorer votre expérience de point d’accès.
