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Le « travail à domicile » est-il la nouvelle norme ? Nous ne le savons pas. Mais nous assistons à un changement radical de la culture du travail de routine. Que vous soyez une start-up avec des employés vivant dans la rue ou une grande entreprise avec des équipes mises en place dans le monde entier, si votre entreprise veut évoluer, la transformation numérique est inévitable. De nombreuses entreprises ont soutenu un certain niveau de travail à distance avant même que la crise de la COVID-19 ne s’accélère, mais avec la brusque transition actuelle vers le travail à distance à grande échelle, les entreprises sont maintenant confrontées à des défis qu’elles n’ont jamais vus auparavant.
Heureusement, les entreprises technologiques du monde entier ont été avant-gardistes dans leur approche. Des solutions pour répondre aux demandes complexes actuelles d’une main-d’œuvre à distance sont déjà sur le marché. Par exemple, Beanworks, une solution d’automatisation des points d’accès et expert en technologie de travail à distance, fournit aux comptables des contrôles numériques et une flexibilité pour collaborer avec les équipes, les clients et les fournisseurs au-delà des frontières.
Il est indéniable que la culture du travail à distance est là pour rester et qu’elle aura non seulement un impact sur l’avenir de notre travail, mais aussi sur l’avenir de la vie. Les entreprises qui évoluent le plus rapidement auront l’avantage concurrentiel sur les autres. Selon LinkedIn, 72% des professionnels des talents conviennent que la flexibilité du travail (qui inclut les options de travail à distance) sera vitale pour l’avenir. Au fur et à mesure que les entreprises évoluent pour adopter cette culture de travail, voici cinq conseils qui les aideront à devancer la concurrence :
Prioriser la collaboration et la communication
Dans un environnement distant, la communication interne est essentielle pour assurer la productivité et maintenir un flux de travail normal. En règle générale, votre entreprise devrait déjà disposer d’un plan de communication de crise qui définit les outils, les techniques et les canaux de communication officiels. Comment l’information est-elle déléguée entre les ministères? Comment la désinformation est-elle démystifiée?
Aperçu de Slack
Les équipes de direction peuvent sonder les départements pour recueillir des commentaires et des sentiments sur les stratégies efficaces et les chevauchements. Cela sensibilise les décideurs aux points faibles et les aide à créer un environnement collaboratif qui donne la priorité à une communication et à un soutien ouverts. Les outils de communication tels que Zoom et Slack sont particulièrement utiles pour atteindre cet objectif. Ceux-ci sont faciles à utiliser et la plupart d’entre eux s’intègrent à d’autres outils productifs tels que Google Drive et Asana. Des pratiques telles que les rassemblements quotidiens du matin peuvent également être très utiles pour mettre en évidence les blocages qui entravent les progrès.
N’oublions pas que la communication et la collaboration vont de pair. Les bons outils de collaboration aideront votre équipe à en faire plus en moins de temps. Par exemple, le lundi, un système de gestion de projet dispose d’une interface hautement visuelle, avec des flux de travail personnalisables facilitant une collaboration d’équipe efficace. D’autres outils de gestion de projet tels que Trello ont été délibérément conçus pour les équipes distantes, permettant la collaboration et la transparence, afin que vous puissiez respecter efficacement les délais du projet et rester sur la même longueur d’onde tout en travaillant à distance.
« Zoom a été particulièrement utile pour notre équipe car nous pouvons toujours nous voir et poser des questions ou demander de l’aide en temps réel sans avoir à attendre longtemps pour une réponse. » – Natalie Petkovic, spécialiste principale bilingue du soutien à la clientèle, Beanworks
Investissez dans la bonne pile technologique
Bien que le travail à domicile soit offert comme une incitation aux employés depuis un certain temps déjà, les entreprises manquent souvent de l’infrastructure technologique pour soutenir cela à grande échelle. La bonne nouvelle est que les entreprises technologiques du monde entier lancent des solutions innovantes et accélèrent la transformation numérique. Avec des outils tels que la vidéo, l’audio, la collaboration en ligne et les logiciels de partage de fichiers, les entreprises peuvent s’assurer que les équipes distantes ont une expérience de travail engagée et productive.
Aperçu de Beanworks
Si votre entreprise fonctionne maintenant avec une main-d’œuvre à distance à temps plein, certains services ont peut-être été durement touchés. Les outils d’automatisation peuvent aider à maintenir le bon fonctionnement des opérations critiques, telles que la comptabilité, en période de perturbation. À la lumière de la crise actuelle de la COVID-19, plusieurs entreprises de technologie offrent des services à des coûts minimes ou nuls pour aider les entreprises, en particulier celles qui ont subi un coup financier, à se rétablir rapidement et mieux. En solidarité avec de tels efforts, Beanworks doit renoncer aux frais mensuels et aux frais d’installation pour les nouveaux clients. Sans frais initiaux, l’équipe offre aux équipes financières du monde entier un accès complet à leurs outils et fonctionnalités, y compris une mise en œuvre plus rapide et un support client. Naturellement, dans le climat actuel, la demande pour une solution automatisée est élevée, mais des obstacles tels que les coûts ne devraient pas empêcher les entreprises de franchir le pas.
« Les outils de messagerie et de réunion tels que Slack et Zoom ont été une bouée de sauvetage ! » – Joey Glazer, directeur des ventes, Beanworks
Former les employés à la technologie à distance
Vous avez peut-être les bons outils en place, mais vos employés sont-ils formés pour les utiliser? Du manque d’outils de collaboration au manque de formation, les organisations se démènent pour que leur flux de travail continue de fonctionner sans aucun hoquet.
Il est crucial de garder les lignes de communication ouvertes. Les vérifications quotidiennes et l’accès aux ressources en ligne peuvent garantir que votre équipe ne se sente pas isolée. Vous pouvez désigner une ligne de communication en ligne ou un canal (Slack) qui répond spécifiquement aux difficultés techniques. Vous pouvez peut-être publier des conseils quotidiens, introduire une nouvelle fonctionnalité / un nouvel outil tous les jours ou organiser des sessions de formation en ligne via Zoom pour ceux qui ont besoin de formation ou d’aide.
« L’intégration avec l’équipe via les outils auxquels nous avons accès – des réunions importantes et des appels téléphoniques avec les clients aux conversations avec les collègues – n’a jamais été aussi facile lorsque nous travaillons à domicile. J’ai toujours l’impression d’être au bureau! » – Shawn Heeren, représentant du développement des ventes, Beanworks
Assurez la conformité et la sécurité
Alors que les entreprises prennent rapidement le train en marche de « l’installation de nouvelles technologies », il est essentiel de garder à l’esprit la sécurité informatique et la conformité. Le travail à distance peut donner lieu à des failles de sécurité. L’utilisation d’ordinateurs personnels, de points de vente externes et de divers fournisseurs de services peut potentiellement poser des risques de sécurité si les politiques et les mesures informatiques ne sont pas à jour. Sensibiliser les équipes à distance aux défis aidera votre entreprise à ne pas être victime de cybercriminalité. Pensez à la façon dont vos équipes distantes accèdent aux applications métier ? Utilisent-ils des appareils personnels, des ordinateurs portables d’entreprise ou des appareils tiers?
Gardez à l’esprit qu’avec les équipes sans frontières, il y a maintenant des données sensibles qui se déplacent à l’extérieur du bureau physique sur divers appareils. Plusieurs solutions de sécurité fournissent des solutions de sauvegarde dans le cloud qui couvrent les besoins de sauvegarde des employés distants et internes.
Avoir accès aux bonnes applications est essentiel pour la continuité des activités. Les entreprises peuvent également utiliser une solution de gestion des identités et des accès pour donner aux employés distants l’accès approprié aux technologies sans compromettre la sécurité. Selon le rapport IBM Security 2019 , le coût moyen mondial d’une violation de données est de 3,92 millions de dollars américains. Les entreprises ne peuvent pas se permettre d’écarter les mesures de sécurité qui les aideront à atténuer les risques de sécurité.
« Un changement aussi rapide de l’environnement de travail des entreprises est une mine d’or pour les cybercriminels, et ils élaborent activement de nouveaux stratagèmes pour l’exploiter. Les entreprises doivent s’assurer qu’elles n’abaissent pas la barre en matière de sécurité et de politiques informatiques. C’est le moment de les examiner et de nous assurer qu’ils sont à jour, car nous ne savons pas combien de temps cette situation va durer, deux semaines, deux mois ou plus. » – Reza Sanaie, directeur de la technologie, Beanworks
Renforcer la culture d’entreprise
Avec la crise actuelle, la façon dont certaines entreprises fonctionnent a changé du jour au lendemain, mettant à l’épreuve la culture d’entreprise, le leadership et l’expérience de travail de routine. La collaboration et le soutien moral sont particulièrement primordiaux en ce moment. Comment les entreprises assurent-elles le bien-être mental et émotionnel des employés? Les entreprises font-elles preuve d’empathie, d’accommodement et de compassion lorsqu’elles établissent des exigences de projet? Comment les collègues communiquent-ils entre eux pour maintenir l’esprit d’équipe?
Lorsque vous partagez un espace de travail physique, il devient facile de se connecter les uns aux autres, mais dans un environnement distant, c’est un défi majeur. Les équipes RH peuvent introduire des moyens inventifs d’encourager les discussions informelles, par exemple, un jeu amusant, un sondage, des conseils de bien-être. Des activités simples et amusantes peuvent aider à promouvoir une culture d’entreprise positive. Une culture positive pourrait s’épanouir et se multiplier entre les départements, mais si elle tournait mal, elle pourrait laisser la main-d’œuvre se sentir détachée ou éloignée des valeurs de l’entreprise.
« La valeur d’être 'All Together' chez Beanworks a particulièrement pris de l’importance en ce moment ! Tout le monde propose des idées pour s’assurer que tout le monde a ce dont il a besoin pour travailler efficacement à domicile et donner l’impression que nous sommes toujours ensemble au bureau! – Aliya Jinnah, spécialiste des personnes et de la culture, P&C
« Je dirais que la valeur la plus vue jusqu’à présent a été 'All Together'. Tout le monde s’unissent vraiment pour s’entraider, peu importe ce que nous avons dans nos propres assiettes. Le travail d’équipe fait fonctionner le rêve! » – Natalie Petkovic, spécialiste principale bilingue du soutien à la clientèle, Beanworks
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