Ce n’est un secret pour personne que la gestion des finances de votre entreprise peut être fastidieuse et prendre beaucoup de temps.
Heureusement, des programmes comme Quickbooks peuvent gérer la plupart des tâches fastidieuses. Mais les propriétaires d’entreprise n’utilisent souvent pas Quickbooks à sa pleine capacité et constatent qu’ils sont à peine plus productifs avec le logiciel qu’ils ne l’étaient sans lui.
Pour dissiper ce problème courant, nous avons rassemblé quelques-unes de nos habitudes de comptabilité et de tenue de livres préférées que tous les propriétaires d’entreprise devraient développer pour réussir à long terme, et expliqué comment les exécuter efficacement dans Quickbooks. Mettez les deux ensemble, et vous pouvez gérer vos tâches comptables importantes avec plus de fiabilité et de rapidité que jamais auparavant , ouvrant ainsi beaucoup de temps supplémentaire pour des domaines plus gratifiants de vos opérations commerciales.
Prenez l’habitude d’enregistrer des transactions
Tous les propriétaires d’entreprise devraient enregistrer les transactions régulièrement, mais soyons honnêtes: dans le chaos de la gestion d’une entreprise, il est facile d’oublier. C’est pourquoi il est préférable de créer une habitude régulière de s’asseoir et d’enregistrer des transactions dans Quickbooks. En fonction de votre volume d’affaires et de vos besoins, le moyen le plus simple de le faire est de définir une heure planifiée chaque semaine ou chaque mois.
Vous devez enregistrer l’argent entrant dans votre entreprise, comme les paiements des clients et des clients, ainsi que l’argent quittant l’entreprise sous la forme de factures et de paiements de fournisseurs. Tenir des registres précis vous assure d’avoir une vision limpide de ce qui est dépensé par rapport au montant d’argent qui rentre. Cette base solide sous-tend presque toutes les décisions financières que vous prendrez dans votre entreprise, donc cette habitude compte sérieusement!
Quickbooks simplifie l’enregistrement des transactions. Commencez par ouvrir l’onglet Transactions, puis sélectionnez le type de transaction approprié : dépôt, chèque, facture, facture ou autre formulaire. Ensuite, sélectionnez le compte associé à la transaction, entrez le montant et économisez!
C’est aussi simple que cela. La clé est d’en faire une habitude régulière une fois par mois, une fois par semaine, ou même une fois par jour si nécessaire. En regroupant des transactions similaires par client ou par type de paiement, vous pouvez parcourir efficacement un grand volume de transactions dans Quickbooks.
Préparer et envoyer des factures rapidement
La meilleure façon de vous assurer de recevoir le paiement à temps (ou même tôt!) est d’envoyer les factures rapidement après la fin des travaux. L’envoi de factures, le suivi de leur statut et la tenue de registres détaillés des paiements clôturés avec les factures reçues vous permettront de prévoir avec précision vos finances et vos revenus mensuels. Les factures rapides informent également vos clients longtemps à l’avance que le paiement est nécessaire, ce qui peut aider à éviter les malentendus.
Heureusement, la création de factures dans Quickbooks est extrêmement facile. En fait, il y a même un raccourci clavier pour le faire; il suffit d’appuyer simultanément sur la touche de commande et sur la touche « I » pour créer une nouvelle facture client. Alternativement, vous pouvez créer une nouvelle facture en sélectionnant le menu « "Clients" » puis en cliquant sur « "Facture." » À partir de là, vous pouvez entrer le nom du client (assurez-vous d’enregistrer le client s’il n’est pas déjà dans le système pour une création de facture plus rapide sur la route) et remplissez les détails, y compris:
- Services/biens fournis
- Prix/tarif
- Coordonnées du client
- Échéance
À partir de là, vous avez la possibilité d’imprimer, d’enregistrer et même d’envoyer électroniquement la facture à votre client. N’oubliez pas que YayPay s’intègre directement à Quickbooks, ce qui peut accélérer encore plus ce processus. Notre système de facturation comprend des outils supplémentaires tels que des rappels automatiques et même des appels téléphoniques de notre personnel d’assistance qualifié pour aider à collecter les factures en souffrance!
Vérifier régulièrement les procédures de paie
Prendre le temps de vérifier les procédures de paie à l’occasion est une décision intelligente pour tout entrepreneur, surtout si vous n’êtes pas celui qui gère directement la paie. Cela vous permet de vérifier et de vous assurer que les déductions appropriées sont prélevées sur les chèques de paie des employés et qu’il n’y a pas eu de modifications non autorisées aux montants des paiements des employés. Ce que beaucoup de propriétaires d’entreprise ne réalisent pas, c’est qu’ils n’ont pas à vérifier manuellement la paie; avec Quickbooks, il est en fait assez simple de déterminer si les montants de paiement des employés ont été modifiés de quelque manière que ce soit.
Commencez par accéder au menu Employee Center de Quickbooks, puis faites défiler jusqu’au détail du chèque de paie. Ici, vous pourrez voir les détails sur le chèque de paie précédent ainsi que des informations sur la rémunération et la retenue à la source depuis le début de l’année. Vous pouvez savoir si un chèque de paie a été modifié en cherchant dans la colonne de droite du résumé de l’employé le mot « ajusté ». À partir de là, vous pouvez également utiliser l’option « Vue détaillée de la paie » pour déterminer quel(s) montant(s) ont été modifiés. Bien sûr, il y a parfois de bonnes raisons de modifier les contrôles, mais il est sage pour tout entrepreneur de vérifier ces procédures de temps en temps et de s’assurer que les politiques sont suivies.
Réconciliez vos comptes mensuellement
Tout comme l’équilibrage de votre chéquier personnel est un must pour éviter les découverts potentiels et d’autres problèmes, le rapprochement de vos comptes d’entreprise est quelque chose qui devrait également être fait régulièrement. Pour la plupart des entreprises, le rapprochement mensuel est préférable. En prenant le temps de suivre cette pratique chaque mois, vous pouvez vous assurer que vous avez comptabilisé toutes les transactions, éviter les découverts potentiels sur vos comptes d’entreprise et être informé de tout modèle de dépense problématique.
Réconcilier vos comptes d’entreprise peut sembler une tâche ardue, mais il existe quelques raccourcis qui peuvent être suivis dans Quickbooks pour rendre le processus un peu plus facile et moins laborieux.
Commencez par ouvrir l’onglet « Réconcilier » dans le menu Outils, puis choisissez le compte que vous souhaitez réconcilier dans la liste déroulante. À partir de là, cliquez sur le bouton « Réconcilier maintenant » et commencez à entrer les détails de l’instruction comme demandé. Vient ensuite la partie fastidieuse; il est temps de comparer vos transactions à partir du relevé bancaire de ce compte aux transactions répertoriées dans Quickbooks. Au fur et à mesure, cochez la case à côté de chaque transaction qui correspond à vos relevés bancaires. Modifiez et modifiez manuellement les divergences ou les erreurs jusqu’à ce que vous atteigniez une valeur de différence de zéro au bas de la page de rapprochement. Répétez ces étapes pour chaque compte d’entreprise, exécutez le rapport de rapprochement et imprimez pour vos enregistrements.
Calculez et suivez vos paiements d’impôt estimés
Payer des impôts estimés trimestriellement est l’un des maux nécessaires qui accompagnent la gestion de votre propre entreprise. Les dates d’échéance des impôts estimatifs trimestriels tombent généralement en avril, juin, septembre et janvier de l’année d’imposition correspondante, c’est donc une bonne idée de calculer vos impôts estimés autour de ces périodes pour assurer le montant de paiement le plus précis possible. L’exactitude est importante lors du paiement des impôts trimestriels, car si vous sous-payez, vous pourriez vous retrouver avec de lourdes pénalités et intérêts. D’un autre côté, si vous payez trop, vous accordez essentiellement au gouvernement un prêt gratuit avec de l’argent qui aurait pu être mieux utilisé dans votre entreprise.
Le processus de calcul des taxes trimestrielles estimées sur Quickbooks peut varier en fonction de la version du programme que vous avez. Par exemple, Quickbooks Self-Employed calculera automatiquement vos paiements pour vous et vous aidera même à effectuer vos paiements d’impôt en ligne. En règle générale, la meilleure façon de calculer et de suivre les paiements d’impôts dans Quickbooks est de créer un compte de paiement distinct en accédant à votre plan comptable et en sélectionnant « Créer un nouveau compte » (ou en appuyant sur Ctrl + N). La bonne chose à propos de le faire de cette façon est que vos paiements d’impôt apparaîtront comme des réductions d’équité dans votre résultat net, ce qui facilitera la déclaration de votre revenu net ou moins lorsque le temps des impôts arrivera.
Comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup de choses à garder à l’esprit lorsqu’il s’agit de gérer la comptabilité et la tenue de livres de votre entreprise. Heureusement, avec un peu d’aide de programmes tels que Quickbooks, vous pouvez passer moins de temps sur les aspects les plus fastidieux de la gestion de votre entreprise et plus de temps à développer votre entreprise. Pendant tout ce temps, vous pouvez rester confiant que votre comptabilité est prise en charge et que vous prenez de sages décisions financières pour l’avenir de votre entreprise.
