Vous et vos employés avez travaillé toute la fin de semaine pour terminer un projet pour un client de longue date. C’était une échéance exigeante, mais vous avez rassemblé l’équipe et vous l’avez fait. Vous avez livré à temps. C’est fini. Maintenant, vous pouvez prendre une profonde respiration, vous asseoir et attendre que le chèque arrive.
Sauf qu’il ne l’a jamais fait.
30 jours se sont écoulés. Puis 45. La prochaine chose que vous saviez, c’était 60 et maintenant 90 jours en retard. Vous êtes maintenant en retard sur vos autres projets de loi. Votre solde bancaire est faible et vous pourriez ne pas faire la prochaine paie.
Toutes les petites entreprises et les startups sont passées par là. En tant que propriétaire d’entreprise moi-même, j’ai ressenti la douleur et la frustration de faire le travail mais de ne pas être payé, puis de passer des heures de ma journée bien remplie à courir après les factures. Cela a eu un impact sur ma capacité à payer mes employés afin qu’ils puissent produire du bon travail pour d’autres clients. Comme j’ai également vendu le travail et construit la relation client, je me sentais comme un problème pour envoyer des courriels et appeler mes clients plusieurs fois et je craignais de nuire aux relations avec les clients.
Après des années d’essais et d’erreurs, j’ai découvert cinq stratégies simples pour réduire les factures en souffrance et accélérer les paiements des clients. Essayez-les.
1. Envoyez des factures électroniques et suivez quand il a été ouvert
La facturation a parcouru un long chemin depuis l’envoi de documents imprimés dans le passé. Vous pouvez désormais envoyer des factures par voie électronique à vos clients directement dans Quickbooks ou d’autres logiciels de comptabilité, de facturation et de facturation. C’est rapide et rentable. Selon le logiciel, il peut inclure des fonctionnalités qui vous permettent de :
- Suivez quand quelqu’un ouvre et consulte la facture. Cela vous aide à savoir si le client a réellement reçu et ouvert la facture (une faute de frappe d’adresse e-mail ou l’e-mail s’est retrouvé dans son dossier de courrier indésirable).
- Communiquez en temps réel avec vos clients au sujet des paiements. Voir le conseil #4 ci-dessous.
- Définissez des rappels automatiques avant, à compter de la date d’échéance pour faciliter le paiement.
2. N’attendez pas pour entrer en contact avec les clients en retard
Plus de 1/3 des petites entreprises attendent plus de 30 jours après la date d’échéance pour faire un suivi ou appeler leurs clients pour le paiement. Pour chaque 30 jours que vous attendez, vous avez 10% moins de chances d’être payé.
Si votre facture est impayée pendant 90 jours, vous avez 70% de chances d’être perçu.
Si un client n’a pas payé pendant plus de 180 jours, vous avez 50% de chances de recouvrement.
Après un an, vous avez moins de 10% de chances de recevoir le paiement.
Dans les deux derniers scénarios, le risque de vos comptes clients est aigu et vous devrez probablement envisager des options plus formelles pour le recouvrement de créances.
Pour les nouveaux clients ou les clients qui paient toujours en retard, un e-mail de rappel ou une facture électronique en double peut vous aider. Mais contactez-nous toujours le jour où le compte est en retard.
3. Faites appel à des spécialistes externalisés des comptes clients ou embauchez votre propre personnel A / R
Les propriétaires de petites entreprises passent trois jours par mois à s’occuper des recouvrements et des comptes débiteurs. Ce temps pourrait être consacré à la croissance de l’entreprise ou à être avec votre famille. En outre, les conversations avec les clients sur l’argent peuvent être gênantes et risquer d’envenimer les relations.
D’autre part, les grandes entreprises ont un département A / R dédié et sont payées en moins de 1/2 du temps qu’il faut aux petites entreprises.
Les comptes débiteurs sont une fonction financière spécialisée qui exige des systèmes, des compétences et une discipline spécialisés. Il y a une raison pour laquelle les ventes, la livraison et les finances sont généralement conservées en tant que départements distincts.
Que vous ayez votre propre personnel A/R ou un service A/R externalisé, assurez-vous qu’ils sont :
- Poli et professionnel.
- Communiquez avec vos clients à des intervalles appropriés.
- Encourager les clients à payer en ligne ou par téléphone, ou à s’engager à respecter la date de paiement.
- Documenter toutes les conversations avec les clients pour l’historique et la traçabilité.
4. Communiquez fréquemment pour accélérer le paiement
Il y a trois raisons principales au retard de paiement :
- Votre client a tout simplement oublié.
- Votre client a eu un problème avec le montant de la facture ou le service/produit fourni. Au lieu de vous communiquer cela, ils ne paient tout simplement pas. Vous ne le saurez pas à moins d’entrer en contact.
- Votre client attend également le paiement et essaie d’accorder un crédit / de préserver l’argent.
C’est dans la nature humaine de vouloir « faire ce qu’il faut ». Les gens paient généralement les fournisseurs qui sont en contact sur une base régulière et qui demandent un paiement. Appelez, envoyez des SMS ou des e-mails à vos clients à des intervalles appropriés.
5. Faire du recouvrement des factures et de la gestion des comptes clients une mesure clé du rendement
La croissance et la survie de l’entreprise sont corrélées aux flux de trésorerie et à la rapidité de recouvrement des factures. Vous ne devriez pas avoir besoin de vous précipiter pour la paie ou de remettre à plus tard l’achat de nouveaux équipements parce que vos clients vous doivent de l’argent.
Les flux de trésorerie sont l’élément vital de l’entreprise et vous devriez être en mesure de prédire quand chaque client est susceptible de payer.
Pour faire des comptes clients une mesure clé du rendement :
- Inscrivez une réunion de 20 minutes sur la gestion des comptes clients dans votre agenda pour analyser les débiteurs impayés chaque semaine.
- Mesurez les « Jours de ventes en souffrance » (DSO) et fixez un objectif de réduction de cette mesure clé. DSO est utilisé pour calculer la période de collecte moyenne - à quelle vitesse vous êtes en mesure de collecter l’argent qui vous est dû après la fin de la vente. GRD = (comptes débiteurs / total des ventes à crédit) x nombre de jours dans la période.
- Utilisez un logiciel de gestion des comptes clients pour évaluer votre performance.
- Célébrez le fait d’être payé autant que vous célébrez la réalisation d’une vente!
Les comptes débiteurs et les flux de trésorerie sont liés au résultat net de chaque entreprise. Prenez le contrôle en mettant en œuvre ces cinq stratégies qui vous aideront à rester au courant des factures.
Vous avez vos propres trucs et astuces? Partagez-les ci-dessous!
