Order to cash (OTC) couvre un large éventail de processus, de l’initiation de la vente au recouvrement. Les directeurs financiers diligents suivent les ratios clés pour s’assurer que cet important pipeline fonctionne efficacement. Cependant, l’éventail des problèmes potentiels de gré à gré peut être écrasant. Si vos indicateurs montrent un problème, par où commencer à chercher une solution ?
D’après notre expérience, la clé est de s’engager à découvrir la cause profonde du problème. C’est plus facile à dire qu’à faire, surtout si l’on tient compte du nombre de décisions, de postes du personnel et de variables qui influent sur chaque sous-processus. La meilleure façon d’aborder cela est d’examiner chaque processus à tour de rôle, en commençant avant même que la vente ne soit effectuée. Voici votre plan pour identifier la source des problèmes potentiels.
1. Commencez par regarder le CRM.
Votre équipe de vente façonne constamment les relations avec les clients actuels et potentiels, et le CRM est leur principal outil. Parlez aux personnes qui font partie intégrante du processus de prévente, posez des questions spécifiques sur les points de procédure et de décision qui causent de la frustration et des retards. Quel est l’obstacle courant à la conclusion de la vente? Une meilleure intégration entre les systèmes et les processus serait-elle un coup de pouce pour l’équipe de vente ?
2. Ensuite, examinez la comptabilisation et la facturation des produits.
Cette étape du processus OTC est co-créée par les équipes commerciales et comptables. Afin de comprendre les obstacles possibles, il faut examiner les interactions entre les deux équipes en termes de systèmes et de procédures.
Parlez aux deux parties pour obtenir l’histoire complète. Le commis comptable reste-t-il assis pendant des jours à attendre le contrat signé par l’équipe de vente? L’équipe commerciale est-elle frustrée par le manque de communication du côté de la comptabilité ? Dans quelle mesure votre technologie favorise-t-elle la collaboration entre les départements ?
3. Enfin, recherchez les tendances dans le cycle de collecte.
Y a-t-il une entreprise cliente spécifique qui a payé en retard, ce qui a affecté la tendance DSO ? Si c’est le cas, examinez si ce client a récemment changé quelque chose dans son processus de paiement. Examinez l’écart entre votre politique de crédit et le dossier de recouvrement réel pour déterminer si la politique doit être modifiée – ou être mieux appliquée.
Si votre équipe passe des heures et des heures chaque mois à envoyer des e-mails de suivi et à trier des rapports de vieillissement maladroits, il est peut-être temps de mettre à niveau le système. Les solutions d’aujourd’hui peuvent automatiser de nombreuses étapes fastidieuses des processus de facturation et de recouvrement.
Faire en sorte que votre OTC soit le meilleur de sa catégorie
Lorsque vous examinez chaque sous-processus, résistez à l’attrait de vous concentrer sur un problème potentiel. Rappelez-vous que l’objectif est de rechercher les causes profondes du ralentissement dans l’ensemble de l’entreprise. Y a-t-il un problème interne? Le problème est-il causé par les clients et, dans l’affirmative, comment peut-il être résolu?
Si le volume provoque un goulot d’étranglement, votre équipe peut simplement avoir besoin de meilleurs outils. Recherchez une solution qui offrira un excellent retour sur investissement en automatisant les tâches de routine et en stimulant vos collections. La plate-forme adaptée libérera également le temps de votre équipe pour se concentrer sur ce qu’elle fait le mieux : gérer les relations avec les clients et prendre des décisions qui amélioreront les résultats de votre entreprise.
Si vous êtes frustré par un cycle OTC lent et que vous avez besoin d’une solution, appelez notre équipe de YayPay. La bonne plateforme automatisée de facturation et de recouvrement peut faire une différence mesurable!
