Le logiciel de gestion des sorties (OMS) est le terme descriptif, mais peu accrocheur, utilisé pour les solutions qui centralisent et automatisent une partie, ou la totalité, des processus nécessaires à la production de communications clients numériques et papier, y compris la conception, le traitement, la production, l’expédition et l’archivage de documents.
La sécheresse du terme ne rend pas justice aux avantages considérables que les solutions OMS apportent aux organisations de toutes tailles, en particulier à un moment où les entreprises sont sous pression pour économiser de l’argent et augmenter leur productivité, renforcer la conformité et numériser leurs opérations, tout en répondant à la demande croissante des clients pour des communications personnalisées, pertinentes, précises et opportunes.
Les logiciels de gestion des sorties peuvent aider à réaliser toutes ces choses - et la large gamme de solutions disponibles, pour tout, du simple traitement du courrier à la gestion des communications clients multicanaux à l’échelle de l’entreprise, signifie qu’il existe une offre adaptée à presque tous les types d’entreprises. Parce qu’elles sont modulaires et, dans certains cas, offrent la possibilité d’un déploiement hébergé ou sur site, les solutions peuvent évoluer à mesure que votre entreprise se développe et que les exigences changent.
Donc, sans plus tarder, voici 10 raisons pour lesquelles vous devriez examiner de plus près les logiciels de gestion des sorties pour votre entreprise.
1. Contactez les clients via le canal de leur choix. Aujourd’hui, plus que jamais, les consommateurs s’attendent à être contactés via le canal de communication de leur choix. Il peut s’agir de la poste, du fax, du téléphone, du courrier électronique, des médias sociaux, du lien Web ou du SMS – et cela peut changer en fonction de l’objet ou même de l’heure de la journée. Le logiciel de gestion des sorties simplifie la mise en œuvre des communications multicanaux en distribuant automatiquement des documents via le canal de communication préféré de chaque client, avec des avantages significatifs pour la satisfaction et la fidélité des clients.
2. Numérisez votre entreprise au rythme de vos clients. La numérisation est la priorité numéro un pour les entreprises aujourd’hui. Tout le monde veut être sans papier, mais y arriver peut être difficile. Dans une nouvelle étude de Xerox1, les décideurs informatiques prédisent avec confiance que d’ici deux ans, seulement 9 % des processus métier clés fonctionneront sur papier. Cependant, plus de la moitié admettent que leurs processus sont encore largement, ou entièrement, basés sur le papier. Environ une personne sur trois dit qu’elle utilise encore du papier, et non du courrier électronique, pour communiquer avec les clients. C’est mauvais pour eux et mauvais pour leurs clients (voir ci-dessus). Un logiciel de gestion des sorties qui prend en charge plusieurs canaux de communication vous permet de passer des communications imprimées aux communications numériques de manière transparente et à un rythme qui vous convient, à vous et à vos clients.
3. Maintenez la visibilité et le contrôle. L’une des difficultés de l’adoption de communications multicanaux est de garder une trace de ce qui a été envoyé à qui, quand et comment. Grâce à l’archivage intégré, le logiciel OMS fournit une vue et un enregistrement consolidés de toutes les communications, qu’elles aient été distribuées électroniquement ou imprimées et affichées. Les employés peuvent voir en un coup d’œil quand et comment quelque chose a été envoyé, sans avoir à basculer entre les demandes et / ou les systèmes de classement.
4. Consultez les pistes d’audit pour obtenir une preuve de livraison. Au lieu d’avoir à se fier à la parole de quelqu’un, les systèmes de gestion des extrants fournissent une piste d’audit de l’activité de communication afin que vous puissiez confirmer et, si nécessaire, prouver que quelque chose a été envoyé. Certains systèmes fournissent une certification numérique des documents électroniques pour prouver l’authenticité et la preuve de réception. Le résultat ? Un meilleur service à la clientèle et un règlement plus rapide des différends. Dans le cas des factures, une preuve de réception peut même vous aider à être payé plus rapidement.
5. Assurer la conformité. Les pistes d’audit ne sont qu’un exemple de la façon dont les logiciels de gestion des extrants facilitent la conformité. En automatisant la préparation, la production et l’expédition des communications avec les clients en général, le logiciel OMS facilite le respect des règles, réglementations et normes pertinentes, du pré-tri du courrier pour maximiser les remises Royal Mail (voir ci-dessous) à l’archivage des factures selon les normes HMRC.
6. Personnaliser les communications avec les clients. Augmentez les taux de réponse et renforcez les relations avec les clients en personnalisant les communications transactionnelles et marketing. Le logiciel OMS vous permet de le faire de plusieurs façons, de la modification des salutations sur les lettres à la variation des offres, des promotions et du matériel marketing envoyés à chaque client. L’une des fonctions clés de presque toutes les solutions OMS est la génération de codes-barres et / ou de marques optiques contenant des instructions de traitement pour les insérateurs de dossiers. Ceux-ci sont lus par l’insérateur de dossier, qui modifie les insertions d’enveloppe en conséquence. Dans une récente enquête réalisée par Ricoh Europe3, près des deux tiers (64 %) des consommateurs ont déclaré que les marques pourraient faire plus pour adapter leurs communications à leurs besoins – et 80 % ont déclaré qu’ils seraient prêts à partager des données pour le permettre. L’automatisation des insertions élimine les erreurs humaines et garantit que chaque personne reçoit les documents auxquels elle est destinée. Ceci est particulièrement bénéfique pour les organisations qui traitent des données sensibles sur les clients, en particulier celles des soins de santé, des services sociaux, de l’éducation et des services financiers. Les chiffres du Bureau du commissaire à l’information (ICO)2 montrent que l’envoi de données sensibles au mauvais destinataire est l’une des trois causes les plus courantes de violations de la sécurité des données.
7. Augmentez la productivité. Ce qui précède n’est qu’un exemple de la façon dont OMS (et les insérateurs de dossiers) peuvent augmenter la productivité en réduisant le traitement manuel. En fait, les logiciels de gestion des extrants ont un effet massif sur la productivité du personnel en automatisant presque tous les aspects du processus de communication, de l’utilisation de modèles pour la création de documents au pré-tri automatique du courrier. Quadient estime que le traitement automatique du courrier permet d’économiser 30 à 60 secondes par article. La société de gestion des réclamations Claim Eazy a réduit de 80 % le temps nécessaire au traitement du courrier sortant depuis l’installation d’un logiciel intelligent d’insertion de dossiers et de gestion des sorties Quadient DS-200i.
8. Économisez de l’argent. Parallèlement aux améliorations de la productivité, il y a d’importantes économies de coûts. Ceux-ci proviennent non seulement d’une efficacité accrue, mais aussi de la substitution des communications imprimées par la messagerie numérique (si désiré). Moins d’un mois après l’introduction d’un logiciel de gestion des sorties et le choix entre les clients et la réception des factures par la poste ou par e-mail, le fournisseur de produits de boulangerie Ransons avait réduit ses frais de port et de papier de 20%. D’autres économies de coûts proviennent d’une réduction des erreurs coûteuses associées aux processus manuels; amélioration de la précision des données (un logiciel de gestion des adresses certifié est inclus avec le logiciel de gestion des sorties Quadient); et un traitement sophistiqué du courrier. Par exemple, OMS peut réduire les frais d’affranchissement en combinant plusieurs lettres à une personne dans une seule enveloppe et en regroupant et en triant à l’avance le courrier pour maximiser les remises sur volume de Royal Mail.
9. Mieux utiliser les ressources. Profitez d’économies d’échelle et d’une gestion simplifiée en centralisant la production et l’expédition des documents. Les organisations ayant plusieurs succursales n’ont pas besoin d’installer d’équipement d’impression et d’envoi dans chaque bureau ou de supporter des appareils plus lents et moins productifs dans les bureaux satellites. Avec le logiciel de gestion des sorties, tous les documents peuvent être traités et expédiés de manière centralisée. En plus de réduire les besoins de support dans les succursales et de permettre aux organisations d’utiliser de manière productive des appareils plus grands et plus économiques dans la salle d’impression / courrier de l’entreprise, la centralisation maximise les remises possibles sur le volume de Royal Mail. Pour les petites et moyennes entreprises, la fonction de courrier hybride de Print Machine ou OMS-500 permet l’externalisation de l’impression et de l’envoi vers le centre de courrier britannique de Quadient.
10. Maintenir une identité d’entreprise cohérente.Les fonctionnalités de conception de documents incluses dans de nombreuses solutions de gestion des sorties vous permettent de centraliser la création de communications transactionnelles et marketing pour une image d’entreprise plus professionnelle. Les modèles de factures, de commandes client, de relevés, de formulaires et d’autres documents vous permettent d’appliquer une conception cohérente à l’ensemble de votre entreprise, des polices de caractères, des polices et des graphiques aux choix de sortie, tels que l’impression recto ou simple. Une solution multicanal comme GMC Inspire fournit une plate-forme de conception unique pour l’impression, le courrier électronique, le mobile et le Web.
Quadient fournit une gamme complète de solutions de gestion des sorties pour répondre aux divers besoins des clients, y compris OMS-500 (personnalisation des documents et distribution multicanal); Machine d’impression (conception de documents et traitement du courrier); et GMC Inspire (conception de documents omnicanaux, vérification et livraison de communications personnalisées). Partant de différents points et avec des priorités différentes, les quatre solutions peuvent aider les entreprises à économiser de l’argent et à améliorer l’efficacité des communications, tout en satisfaisant la demande croissante de communications pertinentes, adaptées et opportunes.
