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L’Oklahoma Housing Finance Agency aide les gens à accéder à des logements abordables en leur offrant un soutien tel qu’une aide au loyer et des prêts.
Depuis 1975, l’organisation à but non lucratif est passée de seulement 12 agents de terrain à une organisation qui aide plus de 25 000 familles par an.
C’est en partie grâce à l’abandon des processus manuels au profit de l’ automatisation – et les comptes fournisseurs (AP) ont également bénéficié de ce changement.
« Les approbations étaient perdues dans le brassage et le transport des documents entre les différents réviseurs et approbations. » – Ron Wolf, contrôleur, Oklahoma Housing Finance Agency
« Les factures et autres documents nécessitaient de nombreuses pages, qui devaient toutes être imprimées et classées », a déclaré le contrôleur, Ron Wolf. « Ils finissaient souvent par être dupliqués, ce qui signifiait plus d’arbres et d’encre gaspillés. »
« Les approbations étaient perdues dans le brassage et le transport des documents entre les différents réviseurs et approbations. »
Alors que leurs armoires se remplissaient de papier, il était temps de s’attaquer à ces anciens processus et de chercher une meilleure façon de faire les choses.
Avant Beanworks, un comptable AP et un aide-comptable codaient manuellement chaque facture. Mais cela pourrait causer des problèmes sur toute la ligne dans Sage 100 s’il y avait une erreur et qu’elle n’était pas repérée à temps. Le processus devait devenir plus efficace et plus précis.
Les choses ont changé lorsqu’ils ont déménagé à Beanworks.
Grâce à l’automatisation, l’équipe AP d’Oklahoma réalise davantage d’économies en faisant plus en moins de temps. Wolf dit que « le coût de traitement des AP a diminué », avec Beanworks.
Ce n’est pas le seul avantage. Depuis qu’elle est passée à Beanworks pour ses factures, l’équipe reçoit des alertes automatiques chaque fois qu’il y a un doublon dans le système.
Et l’utilisation de Beanworks, où les approbations peuvent être effectuées en ligne sur n’importe quel appareil, les a aidés pendant la pandémie de COVID-19. Avec plus de personnes travaillant à distance, le traitement et l’approbation manuels des factures papier n’auraient pas été possibles.
Depuis qu’elle est passée à Beanworks pour ses factures, l’équipe reçoit des alertes automatiques chaque fois qu’il y a un doublon dans le système.
« Le travail à distance a été grandement amélioré », a déclaré Wolf. Désormais, son équipe peut tout saisir et traiter électroniquement, et ceux qui doivent examiner et approuver les factures peuvent le faire où qu’ils se trouvent. Wolf a ajouté que trouver un système facile à utiliser pour les examinateurs et les approbateurs était primordial pour l’équipe AP de l’Oklahoma Housing Finance Agency.
L’une des meilleures choses pour Wolf et son équipe concernant l’utilisation de Beanworks était le soutien que l’équipe AP a reçu.
« Tout le monde dans l’équipe de support de Beanworks a répondu très rapidement aux questions et aux opportunités. Ils nous offrent également des opportunités d’apprentissage supplémentaires via l’Université Beanworks », a-t-il résumé.
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