Alors que vous commencez à peine à réfléchir à l’automatisation de vos processus de comptes fournisseurs, vous devez prendre en compte votre workflow de comptes fournisseurs actuel pour en faire un audit détaillé. D’après Levvel, société appartenant à l’entreprise Endava, l’automatisation de votre workflow de comptes fournisseurs offre des avantages considérables, notamment une baisse potentielle du coût par facture pouvant aller jusqu’à 85 %. Pour pleinement exploiter ses avantages, à savoir une amélioration de l’efficacité, une baisse des coûts et une optimisation de la sécurité des données financières, vous devrez cartographier les parties que vous souhaitez automatiser au sein de votre workflow existant. 

La réponse est simple : il regroupe toutes les composantes liées à l’acquisition de biens/services, mais aussi le traitement de bout en bout de ces transactions. Le moindre problème apparaissant dans ce processus peut, à terme, faire augmenter le montant facturé, les coûts opérationnels et ralentir la croissance. Il convient donc de veiller à sa fluidité dans l’ensemble de votre entreprise. 

Les différentes étapes composant le workflow de comptes fournisseurs sont les suivantes : 

• Saisie et enregistrement d’une facture
• Contrôle des données
• Rapprochement bancaire
• Imputation comptable et analytique
• Approbation de la facture
• Enregistrement comptable 
• Autorisation et versement du paiement
• Archivage

Automatisation du workflow d’approbation des comptes fournisseurs 

Pour simplifier votre workflow, vous devez d’abord installer un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs qui va numériser tous vos documents papier (factures, informations figurant sur le bon de commande ou la note de frais). Puis, il va vérifier que toutes les factures au format papier et numérique sont bien identiques. En cas d’erreurs, ces documents sont automatiquement transférés aux comptables qui vont les examiner. 

Avantages de l’automatisation du processus de comptes fournisseurs 

L’automatisation du workflow des comptes fournisseurs offre tout un éventail d’avantages, notamment : 

1. Etat précis et en temps réel du statut des factures : l’automatisation des processus de comptabilité fournisseur vous permet de comptabiliser avec précision chaque facture. Vous pouvez obtenir un état précis et en temps réel des factures fournisseurs à traiter et à payer. Sans oublier l’amélioration du suivi des factures dès leur réception, et à chaque étape du workflow de traitement. 
2. Réduction des risques de fraude : l’automatisation des processus de comptabilité fournisseur vous permet d’éradiquer les risques de fraude, car le logiciel est conçu pour supprimer automatiquement tout fournisseur suspect et offre également une surveillance renforcée en matière de fiscalité. 
3. Suppression de la saisie manuelle de données : la saisie manuelle des données de factures fournisseurs peut être une tâche chronophage et, malheureusement, propice aux erreurs humaines. Néanmoins, leur dématérialisation est un véritable jeu d’enfant, à condition d’utiliser un logiciel adapté à la comptabilité fournisseur, et permet à vos collaborateurs de se consacrer pleinement à des tâches plus importantes. 
4. Regroupement des comptes au sein d’une même structure : le regroupement des comptes sur un seul espace sécurisé est l’une des meilleures solutions pour éviter tout problème au sein de la comptabilité fournisseurs. C’est la raison pour laquelle les entreprises de toutes tailles automatisent généralement les workflows de leurs comptes fournisseurs. Cette centralisation diminue le nombre de documents papier et gère toute transaction financière et processus d’approbation via un seul et même logiciel. 
5. Renforcement de la sécurité : pour approuver des factures en ligne, un logiciel automatisé du traitement des factures fournisseur ajoute une couche de sécurité supplémentaire et permet aux comptables d’identifier et de rejeter des factures frauduleuses beaucoup plus facilement. 
6. Amélioration des pistes d’audit : si vous ou une autre personne, souhaitez contrôler les factures fournisseurs, la solution automatisée le permet en quelques clics. Les équipes d’audit pourront ainsi trouver les informations dont elles ont besoin, sans devoir passer en revue une pile de documents papier. 

Comme il a été brièvement mentionné plus haut, l’automatisation du poste fournisseur permet d’éviter toute erreur humaine. Toutefois, il est important de clairement connaître ses conséquences sur vos processus comptables. Malgré le caractère occasionnel de ces erreurs, elles peuvent avoir des conséquences financières désastreuses à court et long terme et être non seulement à l’origine d’erreurs de paiements, mais aussi de paiements en double. Imaginez un instant qu’un membre du personnel envoie par erreur, et sans s’en rendre compte, deux paiements d’un montant de 10 000 € à un fournisseur. 

En plus des problèmes mentionnés ci-dessus, les erreurs fiscales ou le non-respect des réglementations peuvent aussi engendrer des amendes et coûts supplémentaires. En fait, elles peuvent donner lieu à des audits coûteux, à l’application de frais redevables et bien plus encore. Les erreurs de prix peuvent également résulter d’une simple erreur de saisie de données et, selon le produit ou service concerné et la durée pendant laquelle le problème reste inaperçu, elles peuvent coûter des milliers d’euros à une entreprise et remettre en cause les contrats conclus avec les fournisseurs. 

Le rôle des équipes financières dans les comptes fournisseurs 

Pour parler du rôle qu’occupe votre équipe financière au sein du service de comptabilité fournisseurs, il convient de rappeler quelques-unes de ses fonctions essentielles. Elle est non seulement chargée de prévenir toute fraude fiscale au sein de votre entreprise, mais aussi d’effectuer des tâches essentielles, telles que l’émission de bons de commande, le suivi des factures fournisseurs et le rapprochement bancaire. 

Elle occupe aussi les fonctions clés suivantes :

• Fluidification des circuits d’approbation grâce à la mise en place de workflows automatisés. 
• Respect des modalités de paiement conformément aux accords conclus avec l’ensemble des fournisseurs.
• Surveillance des factures en souffrance qui peuvent entraîner des retards de paiement. 
• Contrôles internes de cohérence.

Nous venons de passer en revue les différents avantages qu’offrent les principaux logiciels d’automatisation du poste fournisseur. Nous souhaitions également énumérer ici quelques-unes de leurs principales fonctionnalités :

• Technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) pour le traitement des factures 

Cette fonctionnalité avancée permet à votre logiciel de traitement des factures de capturer en un clin d’œil les différentes informations figurant dans une facture, des nombres et noms jusqu’aux totaux, mais aussi de les convertir en texte consultable pour que vous puissiez facilement suivre et trouver n’importe quelle facture dont vous avez besoin à l’aide d’une simple recherche ou d’un simple clic. L’apprentissage automatique permet au logiciel de proposer par la suite une pré-saisie plus fiable en fonction de chaque fournisseur.

• Intégration des processus métier à des fins d’évolutivité et de flexibilité 

En règle générale, une automatisation plus avancée du workflow des comptes fournisseurs peut fournir des solutions pour automatiser d’autres flux, afin que les entreprises puissent rester concurrentiel dans notre environnement actuel. Un logiciel de qualité s’intègre facilement à votre système ERP et à d’autres plateformes pour simplifier davantage les processus en automatisant la totalité du traitement des factures. 

• Interface intuitive pour améliorer le taux d’adoption

Un logiciel d’automatisation avancé du poste fournisseur se caractérise aussi par une interface conviviale, qui facilite non seulement la formation du personnel à son utilisation, mais aussi sa mise en œuvre à tous les niveaux de votre entreprise. 

Les solutions d’automatisation des factures fournisseurs permettent de simplifier vos processus, de gagner en efficacité, de diminuer vos coûts opérationnels et de renforcer la sécurité des données financières. Grâce à la technologie OCR et la saisie de données via l’IA, ces solutions permettent aussi d’améliorer la précision et la fiabilité. Les équipes financières jouent un rôle central dans la gestion des relations avec vos fournisseurs et l’automatisation de leurs workflows leur permet de s’y consacrer pleinement.