Guide de la gestion des factures dans les comptes fournisseurs

Les équipes chargées des comptes fournisseurs doivent relever de nombreux défis pour gérer l’afflux de factures, tout en veillant à préserver leur exactitude, minimiser les erreurs et respecter les délais de paiement. Dans cet article, nous allons nous intéresser aux difficultés de la gestion des factures dans les comptes fournisseurs et à l’importance de leur gestion efficace. Nous allons passer en revue les dix fonctionnalités et capacités les plus répandues dans un logiciel de gestion des factures, ainsi que les principales considérations à prendre en compte pour choisir celui le plus adapté à votre entreprise. 

Elle englobe le processus de gestion et d’organisation des factures envoyées par les fournisseurs. Ce processus se divise en plusieurs tâches : enregistrement, contrôles, traitement, imputation et validation des factures en vue de leur paiement.

Son objectif premier consiste à veiller au paiement rapide et exact des fournisseurs, mais aussi au classement des documents afférents et au respect des contrôles internes.

La gestion des factures dans les comptes fournisseurs est déterminante pour les raisons suivantes :

1. Précision et contrôle : une gestion efficace des factures permet de vérifier, de traiter et d’enregistrer avec précision les factures de sorte à éviter toute erreur, telles que les paiements en double, les erreurs de calcul ou l’imputation de frais non autorisée. Elle permet aux entreprises de garder la mainmise sur les transactions financières, en garantissant le versement de paiements uniquement pour les factures ayant été validées et approuvées.
2. Ponctualité des paiements : une gestion efficace des factures facilite le versement des paiements en temps et en heure, ce qui améliore les relations avec les fournisseurs et évite l’attribution de pénalités en cas de retards de paiement ou d’interruptions dans la chaîne d’approvisionnement. En respectant les délais de paiement, les entreprises peuvent dans certains cas renégocier les modalités de paiement avec les fournisseurs, comme des offres de rabais ou de prix avantageux.
3. Conformité et piste d’audit : une gestion efficace des factures garantit le respect des politiques internes, des réglementations sectorielles et des exigences fiscales. L’enregistrement systématique des factures permettent aux entreprises d’établir une piste d’audit pour les transactions financières ce qui est une obligation légale. De plus, cette approche simplifie la conformité lors de la réalisation d’audits ou de contrôles de l’Administration Fiscale.
4. Prévention de la fraude : la gestion des factures permet de détecter, de prévenir toute activité frauduleuse, et plus généralement de protéger vos données sensibles. Les entreprises peuvent par exemple réduire les risques de factures frauduleuses et de versements non autorisés en appliquant des contrôles, tels que la vérification de factures, la mise en œuvre de processus d’approbation et la répartition des responsabilités.
5. Workflow efficace : la simplification du processus de gestion des factures améliore l’efficacité globale du workflow. L’automatisation et la numérisation des tâches de gestion des factures réduisent le nombre d’erreurs manuelles, permettent de gagner du temps et libèrent des ressources pour les consacrer à des activités financières plus stratégiques. Cette approche accélère le traitement des factures, améliore la collaboration entre différents services, ainsi que la productivité globale.

Un logiciel de gestion des factures de comptes fournisseurs permet de simplifier et d’automatiser le processus de gestion des factures au sein d’une entreprise. Cette dernière peut alors gérer le cycle de vie d’une facture et dispose de fonctionnalités visant à améliorer l’efficacité, la précision et le contrôle tout au long du processus de gestion des comptes fournisseurs.

Il s’agit des fonctionnalités suivantes :

1. Traitement des factures : le logiciel capture électroniquement et stocke les données des factures, évitant ainsi leur saisie manuelle. Il prend en charge différentes méthodes de saisie, telles que la numérisation, les e-mails ou s’intègre directement à d’autres systèmes.
2. Workflow d’approbation et de validation de factures : le logiciel permet de valider des données de facturation conformément à des règles prédéfinies. Il transfère également les factures pour approbation à l’aide de workflows personnalisables. Il simplifie le processus d’examen et d’approbation en envoyant automatiquement des notifications aux parties prenantes concernées.
3. Extraction automatisée des données : le logiciel utilise la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) pour extraire les informations pertinentes des factures, telles les coordonnées des fournisseurs, les références de facturation, les postes de dépenses et les montants.
4. Gestion des documents : le logiciel sert de référentiel centralisé pour l’ensemble des factures afin que les utilisateurs puissent rechercher, extraire et consulter des factures, selon leurs besoins. Il réduit la consommation de papier et veille au respect des réglementations en matière de gestion des dossiers comptables.
5. Rapprochement avec des bons de commande : l’intégration du logiciel aux systèmes de gestion des bons de commande permet le rapprochement automatique des factures de leurs bons de commande correspondants et le cas échéant les bons de livraison afin d’éviter tout risque d’erreur et de fraude.
6. Gestion des exceptions : le logiciel identifie et gère les exceptions, telles que les factures en double, les différences de prix ou des informations manquantes. Il fournit des outils permettant de les résoudre efficacement et d’éviter toute intervention manuelle et erreur potentielle.
7. Intégration aux systèmes de comptabilité : l’intégration aux logiciels de comptabilité ou ERP permet au logiciel de transférer le plus fidèlement possible les données des factures, évitant ainsi leur saisie manuelle, source d’erreurs.
8. Gestion des fournisseurs : le logiciel peut inclure les portails des fournisseurs ou des options en libre-service afin que les fournisseurs puissent envoyer leurs factures au format électronique et suivre le statut de leur traitement. La collaboration n’en sera que meilleure, les documents papier moins nombreux et les relations avec les fournisseurs renforcées.
9. Conformité et sécurité : le logiciel intègre des fonctionnalités de sécurité pour protéger des données financières sensibles, telles que le chiffrement, les contrôles d’accès et les pistes d’audit. Il permet aux entreprises de respecter les exigences réglementaires, telles que les réglementations fiscales ou les normes régissant la création de rapports financiers.

Vous trouverez ci-après les principales considérations à prendre en compte pour choisir le logiciel le plus adapté à votre entreprise :

1. Déterminer les besoins de votre entreprise : commencez par évaluer vos besoins spécifiques. Prenez en compte des facteurs, tels que le volume des factures à traiter, la complexité de vos workflows de paiement, vos besoins en matière d’intégration et toute fonctionnalité spécifique dont vous aurez besoin.
2. Capacités d’automatisation : choisissez un logiciel disposant de fonctions d’automatisation performantes, telles que la reconnaissance optique des caractères (OCR) pour la numérisation et l’extraction des données de factures, le codage et le classement automatique car elles permettent de simplifier vos processus de comptes fournisseurs.
3. Options d’intégration : choisissez un logiciel s’intégrant à vos systèmes existants, tels que votre logiciel de comptabilité ou ERP. Une intégration fluide permet la synchronisation des données, évite la saisie de données en double et fournit une vision globale de vos informations financières. Tenez compte de sa compatibilité et de sa facilité d’intégration avec votre pile technologique actuelle.
4. Convivialité : choisissez un logiciel intuitif et simple à utiliser. Préférez une interface conviviale qui simplifie le traitement des factures, facilite la recherche et l’extraction de factures et offre une visibilité claire sur le statut des paiements et leur historique.
5. Sécurité et protection des données : choisissez un logiciel qui privilégie la sécurité des données et la conformité aux réglementations en vigueur, telles que le RGPD. Vérifiez qu’il offre des fonctions de chiffrement, de contrôle des accès, d’authentification des utilisateurs et de sauvegardes régulières des données. Veillez également à ce qu’il respecte les normes en vigueur dans le secteur et offre un niveau de protection des données optimal.
6. Évolutivité et pérennité : tenez compte des plans de croissance de votre entreprise et choisissez un logiciel capable de s’adapter à vos besoins. Veillez à ce qu’il puisse gérer une augmentation des volumes de factures, l’ajout d’utilisateurs supplémentaires et l’évolution de vos besoins. Vérifiez également qu’il propose des mises à jour logicielles, une assistance technique et la possibilité d’intégrer de nouvelles fonctionnalités et technologies ultérieurement.
7. Coût et ROI : examinez la grille tarifaire du logiciel, notamment les coûts initiaux, les frais d’inscription ou tous frais en sus pour l’achat de fonctionnalités supplémentaires. Tenez compte du retour sur investissement (ROI) potentiel en fonction des gains de temps réalisés, de la baisse du nombre d’erreurs et de l’amélioration de l’efficacité. Comparez les différentes options logicielles pour optimiser votre investissement.
8. Réputation et assistance technique du fournisseur : renseignez-vous sur la réputation du fournisseur du logiciel et sur son expérience dans le secteur. Lisez les avis des clients, consultez ses références et évaluez son engagement en matière de support technique. Une assistance rapide et fiable est indispensable pour répondre aux problèmes ou questions pouvant se poser pendant la mise en œuvre ou l’utilisation quotidienne du logiciel.
9. Périodes d’essai et démonstrations gratuites : si vous en avez l’occasion, profitez de périodes d’essai ou de démonstrations gratuites offertes par les fournisseurs. Elles vous permettront de tester la fonctionnalité du logiciel, d’évaluer son adéquation aux processus de votre entreprise et de recueillir les commentaires de votre équipe chargée des comptes fournisseurs avant de prendre votre décision finale.

L’examen attentif de ces différents facteurs vous permettra de choisir une solution logicielle de gestion des factures adaptée aux besoins de votre entreprise, capable d’améliorer vos processus de comptes fournisseurs, ainsi que l’efficacité et l’exactitude de la gestion de vos transactions financières.

Avec une solution d’automatisation des factures sur le Cloud, comme Quadient Comptes Fournisseurs, simplifiez la gestion des approbations de vos factures et multipliez par 9 leur vitesse de traitement.

Avec Quadient Comptes Fournisseurs, vous pouvez :

• Réduire de 83 % le temps consacré à la saisie des informations figurant dans vos factures en utilisant l’intelligence artificielle pour saisir vos données.
• Suivre chaque facture en temps réel pour identifier et résoudre les goulots d’étranglement.
• Utiliser les rappels automatiques pour éviter de devoir suivre les approbations et autoriser les approbateurs à agir, où qu’ils se trouvent, via un navigateur ou une application mobile.
• Réduire les erreurs et la fraude grâce à des contrôles personnalisés.
• Trouver n’importe quelle facture en un clin d’œil et à tout moment. 
• Soulager votre équipe chargée des comptes fournisseurs pour qu’elle puisse se consacrer à des tâches plus importantes.

Une gestion efficace des factures de comptes fournisseurs est indispensable pour les entreprises souhaitant optimiser leurs processus financiers, réduire le nombre d’erreurs et améliorer leur efficacité. La maîtrise de la gestion des factures via l’automatisation logicielle leur permet de simplifier leurs workflows, de limiter les erreurs et d’améliorer leur situation économique. En prenant attentivement en compte les différents éléments mentionnés dans cet article, les entreprises pourront choisir la solution logicielle adaptée à leurs besoins. Un logiciel de gestion des factures, tels que Quadient Comptes Fournisseurs, offre des fonctions très utiles, telles que l’automatisation, le suivi en temps réel et des contrôles personnalisables, qui simplifient la gestion des factures.