L'impact transformateur de l'automatisation des bons de commande

Aujourd'hui, les entreprises adoptent l'automatisation dans le but de protéger leurs opérations contre les impacts des pandémies et des ralentissements économiques. Pourtant, de nombreuses organisations continuent de se battre avec des processus d'approvisionnement manuels, qui exacerbent la pression sur des équipes déjà débordées avec une charge mentale incroyable. La mise en œuvre de l'automatisation des bons de commande va au-delà de la simple commodité. Elle a le potentiel d'être un levier transformant la prise de décision stratégique. 

Dans cet article, nous définirons l'automatisation des bons de commande et discuterons des processus d'achat manuels et automatisés. Nous étudierons le processus de commande, les avantages de l'automatisation du processus et les cinq caractéristiques clés à rechercher dans un logiciel d'automatisation des commandes.

L'automatisation des bons de commande désigne le processus de rationalisation et d'automatisation de la création, de l'approbation et de la gestion des bons de commande au sein d'une entreprise. Elle consiste à tirer parti de la technologie, telle que des solutions logicielles ou des plateformes, pour réduire les interventions manuelles et optimiser le processus d'achat.

Dans un processus d'achat manuel traditionnel, la création de bons de commande implique la saisie manuelle de données, de la paperasserie et de multiples approbations par courrier électronique ou documents physiques. L'automatisation des bons de commande simplifie et accélère ce processus en numérisant et en automatisant les différentes étapes du processus. Les systèmes automatisés de bons de commande améliorent la précision, l'efficacité et le contrôle des activités d'approvisionnement.

Les processus d'achat manuels nécessitent beaucoup de travail, de temps et peuvent être sujets à des erreurs. Ils nécessitent la saisie manuelle de données, beaucoup de papier et une communication intensive entre les parties prenantes. Cela peut entraîner des retards, des inefficacités et une augmentation des coûts. 

Les systèmes de bons de commande automatisés éliminent les goulets d'étranglement en tirant parti de la technologie pour rationaliser l'ensemble du cycle d'approvisionnement. Ils réduisent le risque d'erreur humaine, assurent la visibilité des processus et améliorent la précision des données. En automatisant le processus de demande d'achat, les entreprises peuvent établir des flux de travail prédéfinis, appliquer des hiérarchies d'approbation et améliorer la conformité à la législation. La création automatisée de bons de commande garantit la cohérence et la précision tout en permettant un traitement plus rapide. 

Voici les principaux avantages d'un logiciel d'automatisation des commandes :

1. Création de bons de commande : les outils d'automatisation permettent aux utilisateurs de générer des bons de commande électroniquement, éliminant ainsi la nécessité d'une gestion administrative manuelle qui prend du temps. Les détails pertinents tels que les informations sur les fournisseurs, la description des articles, les quantités et les prix peuvent être importés à partir d'un catalogue ou d'un système d'inventaire.
2. Automatisation des workflows : le logiciel d'automatisation des bons de commande facilite les flux de travail d'approbation personnalisés afin d'accélérer le processus d'approbation des bons de commande. Ces flux définissent la séquence des approbations et automatisent la diffusion des bons de commande vers les personnes ou les services appropriés. Ils garantissent un processus de commande plus rapide et réduisent les retards causés par les processus manuels.
3. Intégration aux systèmes : le logiciel de commande s'intègre à d'autres systèmes, tels que les progiciels de gestion intégrés (ERP) ou les systèmes de gestion des stocks. Cette intégration permet un échange de données transparent, des mises à jour des stocks en temps réel et un suivi précis des commandes tout au long du cycle d'approvisionnement.
4. Notifications électroniques : les systèmes de commande automatisée envoient des notifications par courrier électronique aux parties prenantes, les informant des nouvelles commandes, des approbations en attente et des mises à jour de l'état d'avancement des commandes. Cette amélioration de la communication entre les membres de l'équipe accroît la transparence et réduit la probabilité d'erreurs ou de non-respect des délais.
5. Exactitude des données et conformité : l'automatisation du process des bons de commande réduit le risque d'erreurs manuelles dans la saisie des données et les calculs. Elle assure la conformité avec les politiques de l'entreprise, les contrats et les exigences réglementaires en mettant en œuvre un processus d'approbation standardisé et en garantissant une documentation appropriée.
6. Économies de temps et d'argent : en éliminant les tâches manuelles et en rationalisant le processus d'approvisionnement, l'automatisation des bons de commande permet de gagner du temps et de réduire les coûts administratifs. Elle minimise les erreurs humaines, élimine le besoin de stockage physique et améliore la gestion des fournisseurs, ce qui se traduit par des économies pour l'organisation.

Le processus de commande comporte les étapes suivantes : 

Demande d'achat

L'étape de la demande d'achat marque le début du processus d'approvisionnement. Elle implique que les employés ou les services d'une organisation demandent l'achat de biens ou de services. 

Dans les processus d'achat manuels, les demandes sont généralement soumises au moyen de formulaires papier ou d'e-mails, ce qui peut prendre du temps et être source d'erreurs. Avec l'automatisation, les employés peuvent facilement soumettre des demandes par le biais d'une interface numérique intuitive. Les systèmes automatisés valident les demandes, s'assurent qu'elles sont correctement autorisées et les transmettent aux parties prenantes appropriées pour examen et approbation.

Bon de commande

Une fois la demande d'achat approuvée, l'étape suivante consiste à créer un bon de commande.

Traditionnellement, les bons de commande étaient créés manuellement, ce qui impliquait l’utilisation de beaucoup de papier et la saisie manuelle de données. L'automatisation des bons de commande simplifie et accélère ce processus. Les systèmes automatisés génèrent automatiquement des bons de commande sur la base des demandes approuvées, en renseignant les informations pertinentes telles que les détails des articles, les quantités, les prix et les informations sur les fournisseurs. Cela réduit les risques d'erreurs et fait gagner du temps aux équipes chargées des achats.

Comptes débiteurs

Après l'émission du bon de commande, la comptabilité fournisseur entre en jeu. 

Dans les processus manuels, le personnel du service des comptes fournisseurs fait manuellement correspondre les factures avec les bons de commande, vérifie l'exactitude des informations et lance les paiements. Le rapprochement manuel prend non seulement beaucoup de temps, mais il est également sujet à des erreurs et à des divergences. 

L'automatisation rationalise ce processus en intégrant les bons de commande et les factures et les données de livraison. Les systèmes automatisés peuvent faire correspondre les factures aux bons de commande correspondants et signaler si nécessaire les divergences. Il en résulte un traitement plus rapide des factures, une plus grande précision et une meilleure gestion des flux de trésorerie.

Voici cinq caractéristiques clés à rechercher dans la solution logicielle d'automatisation des commandes idéale :

1. Une interface intuitive permet aux utilisateurs de naviguer facilement dans le système, d'effectuer des tâches et d'accéder à des informations pertinentes sans avoir besoin d'une formation approfondie. Le logiciel doit être conçu de manière conviviale, avec des menus, des icônes et des flux de travail clairs.
2. Le logiciel doit offrir des workflows d'approbation personnalisables pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise. Cette fonction vous permet de définir et de configurer le processus d'approbation en fonction des règles et des hiérarchies de votre entreprise. Vous pouvez mettre en place plusieurs niveaux d'approbation, définir les approbateurs en fonction des départements ou des rôles, et établir des voies d'escalade pour garantir des approbations en temps voulu.
3. Le logiciel doit s'intégrer de manière transparente avec d'autres systèmes et applications d'entreprise, tels que les progiciels de gestion intégrés (ERP) ou les logiciels de comptabilité. Cela permet une synchronisation automatique des données, éliminant la saisie manuelle des données et réduisant les erreurs associées. L'intégration facilite également la circulation de l'information entre les différents services, améliorant ainsi la collaboration et l'efficacité.
4. Le logiciel doit utiliser des normes de sécurité conformes à la législation comme la RGPD pour protéger les données d'achat sensibles. Recherchez des fonctions telles que le contrôle d'accès basé sur les rôles, le cryptage des données et les pistes d'audit pour vous assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux bons de commande et aux informations qui s'y rapportent. Des mises à jour régulières des logiciels et le respect des réglementations en matière de protection des données sont également essentiels pour maintenir un environnement sécurisé.
5. Le logiciel doit fournir une visibilité en temps réel sur l'état des commandes tout au long du processus d'approvisionnement. Le logiciel doit fournir un tableau de bord centralisé permettant de suivre l'avancement des commandes, de visualiser les approbations en attente et d'identifier les goulets d'étranglement potentiels. La visibilité en temps réel permet une meilleure collaboration, améliore la communication et garantit que toutes les parties prenantes sont informées de l'état d'avancement des commandes.

L'automatisation des bons de commande offre des avantages significatifs par rapport aux processus manuels d'approvisionnement, fournissant aux entreprises une levier de transformation pour rationaliser les opérations et améliorer la prise de décision. Comme nous l'avons vu, les avantages de l'automatisation des bons de commande vont au-delà de l'efficacité des processus. Alors que les entreprises continuent d'adopter l'automatisation comme moyen d'assurer l'avenir de leurs opérations, l'automatisation des bons de commande se distingue comme un élément crucial pour atteindre l'excellence opérationnelle, améliorer la productivité et rester en tête dans un environnement de plus en plus concurrentiel.