Le secteur de l'assurance a été confronté à une myriade de difficultés et de défis liés à la pandémie mondiale : nouvelles réglementations, augmentation des indemnités versées aux assurés et nouvelles méthodes de travail. En outre, les attentes des clients ont augmenté et la concurrence s'est intensifiée.
En réponse, de nombreux assureurs repensent la façon dont ils gèrent et envoient les communications critiques aux clients, y compris les renouvellements, les déclarations, les avenants, les documents de police, les avis, etc. Un outil simple que vous n’avez peut-être pas envisagé ou dont vous n’êtes peut-être pas conscient et qui peut offrir à votre entreprise une foule d’avantages est une plate-forme intelligente d’automatisation des documents.
Les coûts physiques et d’opportunité des processus documentaires inefficaces sont souvent sous-estimés. La préparation et le traitement des documents représentent une dépense opérationnelle importante. Mis à part le coût du papier, des enveloppes, de l’encre et des frais de port, cela prend du temps à vos employés qui pourrait être dépensé de manière plus productive.
Dans un processus entièrement manuel, les employés doivent imprimer, trier, regrouper et insérer des documents dans des enveloppes. De plus, ils doivent valider leurs coordonnées afin de réduire l’incidence du courrier non livrable. Tous ces coûts s’élèvent à des milliers de dollars en fonction de la taille de votre organisation et de votre volume de courrier.
L'automatisation des processus documentaires vous permet d'optimiser et de rationaliser toutes les étapes nécessaires à la création, la personnalisation et l'envoi de communications client. Une plateforme intelligente d'automatisation du traitement des documents vous permet de gérer tous vos documents à l'aide d'une seule solution facilement intégrée. Elle offre la flexibilité nécessaire pour envoyer des documents en toute sécurité via plusieurs canaux (physiques ou numériques), tels que des e-mails ou un portail client dédié.
Grâce à un logiciel intelligent d'automatisation du traitement des documents, vous pouvez personnaliser des documents, regrouper des documents distincts destinés au même destinataire afin de réduire les coûts d'affranchissement ou ajouter des messages promotionnels ciblés. Les plateformes modernes disposent même d'un processus d'approbation intégré, ce qui vous permet d'examiner les documents où que vous soyez pour vous assurer qu'ils sont cohérents et conformes aux directives de votre marque.
L’automatisation peut être appliquée aux communications individuelles ou par lots, qu’il s’agisse d’un avis de réclamation, de formulaires d’assurance-vie ou d’avis de défaut et d’impayé. Vous pouvez également choisir de décharger les envois volumineux et encombrants vers une installation d’externalisation sécurisée et de réduire votre processus d’envoi à quelques clics.
- Améliorez l’expérience client : L’expérience client est essentielle au maintien et à la croissance de votre entreprise. Avec l’automatisation des documents, le temps de traitement est réduit et les erreurs sont réduites, ce qui entraîne une augmentation spectaculaire de la satisfaction des clients.
La personnalisation des communications et leur distribution en fonction des préférences de vos clients augmentent également considérablement la satisfaction des clients.
- Réduire les dépenses d’exploitation : La réduction ou le remplacement des communications papier vous permettra d’économiser de l’argent sur les frais postaux et les fournitures postales.
- Augmentez la sécurité et la conformité : L’automatisation de la livraison de vos documents réduit le risque d’erreur humaine et garantit que les bons documents sont envoyés au bon client.
- Stimuler l’engagement et la productivité des employés : En éliminant les tâches chronophages, vos employés peuvent se concentrer sur votre cœur de métier.
- Gagner du temps: Réduisez considérablement le temps nécessaire à la préparation des communications sortantes.
Presque tous les documents d'assurance, de la demande initiale au traitement des demandes d'indemnisation en passant par la souscription, peuvent être automatisés. L'automatisation permet de réduire considérablement le temps nécessaire aux assureurs pour créer des documents, de limiter les erreurs coûteuses, d'augmenter les marges bénéficiaires et d'offrir une meilleure expérience globale aux clients.
Voici quelques exemples de documents qui peuvent être automatisés :
Souscription
Les documents de souscription peuvent être complétés rapidement et avec précision grâce à un logiciel d'automatisation du traitement des documents. Des modèles de souscription peuvent être utilisés pour guider le courtier et l'assureur proposé. Le logiciel d'automatisation saisit les informations relatives au client dans le document d'évaluation qui est utilisé pour calculer la prime. Les calculs sont effectués et le document peut ensuite être remis au client sous format numérique pour consultation et signature.
Traitement des demandes d'indemnisation
Le traitement efficace des demandes d'indemnisation est essentiel à la réussite des compagnies d'assurance, mais il s'agit souvent d'un processus long et très manuel qui prend plusieurs jours, dans la mesure où les agents ont besoin d'informations provenant de sources multiples. Le risque d'erreur humaine inhérent peut également retarder le processus.
Avec un logiciel d’automatisation des documents, les informations sur les réclamations peuvent être saisies électroniquement et les informations client d’une base de données peuvent être incluses dans les rapports. Tous les renseignements requis peuvent être communiqués à l’expert en sinistres afin qu’il puisse évaluer la véracité de la réclamation.
Création des polices
La création des polices peut également être accélérée à l'aide d'un logiciel d'automatisation du traitement des documents. Les clients peuvent remplir les formulaires nécessaires en ligne et les pièces justificatives pertinentes peuvent être importées facilement.
Le logiciel utilise les informations fournies pour créer une police avec les clauses et les détails de couverture requis. Les clients peuvent ensuite signer ce document en utilisant une signature numérique et procéder au paiement en ligne. Un processus similaire peut être mis en place pour le renouvellement des polices.
Maintenant que vous comprenez les avantages que l'automatisation intelligente du traitement des documents peut apporter à votre société d'assurance, vous vous demandez peut-être comment vous lancer.
Nous vous suggérons de commencer par vous concentrer sur les étapes suivantes :
- Analysez l'état actuel de vos activités
- Analysez et documentez vos processus actuels
- Définissez vos processus idéaux pour l'avenir et déterminez vos objectifs
- Identifiez chaque membre du personnel, chaque étape et chaque technologie intervenant dans ces processus
- Consultez les témoignages de réussite de vos pairs
- Concentrez-vous sur la valeur à long terme
Ne vous laissez pas distancer ! Améliorez l’expérience client et l’engagement des employés, réduisez les dépenses opérationnelles et assurez la sécurité des documents d’assurance grâce à l’automatisation intelligente des documents.
Prêt à automatiser vos processus documentaires ? Les solutions conviviales d’automatisation des documents de Quadient aident les compagnies d’assurance à éliminer les processus manuels et à rationaliser les communications avec les clients.
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