En un entorno empresarial en constante cambio, la gestión de grandes volúmenes de documentos normativos y operativos es más compleja que nunca. Las organizaciones se enfrentan a una presión cada vez mayor para garantizar el fácil acceso a estos documentos, cumpliendo con las normativas en constante evolución. Aquí es donde entra en juego Inspire Digital Vault, una solución en la nube que facilita el almacenamiento seguro de documentos críticos como contratos, estados financieros y cartas de notificación, mientras se cumplen los estándares regulatorios globales.
Optimizado para la gestión de documentos regulatorios
Inspire Digital Vault está diseñado específicamente para el almacenamiento de documentos regulatorios, garantizando que las empresas cumplan con estrictos requisitos legales sin sacrificar la eficiencia. Ofrece un entorno seguro y nativo en la nube para archivar documentos críticos, como contratos, estados financieros y cartas de notificación, cumpliendo con los estándares regulatorios globales, incluyendo la RGPD, ISO 9001, ISO 27001 e ISO 14641 (disponible a finales de 2024).
Lo que distingue a Inspire Digital Vault de los sistemas locales de archivado tradicionales es su integración perfecta con las plataformas de gestión de comunicaciones con el cliente (CCM). A diferencia de otras soluciones de CCM, Inspire Digital Vault ofrece archivado integrado, con metadatos esenciales como fechas de vencimiento, avisos de renovación y plazos de cumplimiento. Esto mantiene tus documentos actualizados y reduce al mínimo el riesgo de incumplimiento. Con notificaciones automáticas y flujos de trabajo optimizados, tu empresa siempre estará un paso adelante en cuanto a la validez de los documentos.
La flexibilidad de un modelo SaaS
Una de las características destacadas de Inspire Digital Vault es su modelo basado en SaaS. A diferencia de las soluciones locales que requieren una infraestructura extensa y recursos de TI, Inspire Digital Vault es nativo en la nube, ofreciendo flexibilidad, escalabilidad y rentabilidad.
Las principales ventajas del modelo SaaS incluyen:
- Accesibilidad: Los equipos pueden acceder a los documentos de forma segura desde cualquier lugar a través de un navegador web, lo que mejora el trabajo remoto y la colaboración.
- Escalabilidad: Tanto si eres una pequeña empresa como una gran entidad, la plataforma se adapta a medida que crecen tus necesidades de almacenamiento, sin limitaciones de hardware de las que preocuparte.
- Precios predecibles: Con un modelo de suscripción transparente, las empresas pueden prever fácilmente los costes y evitar gastos inesperados.
- SLA extendido de Quadient Cloud: Obtén garantías de alta disponibilidad, confiabilidad y rendimiento con los servicios en la nube de Quadient, asegurando operaciones sin interrupciones.
Integración perfecta con los sistemas existentes
Inspire Digital Vault está diseñado para una integración sin esfuerzo en su infraestructura actual. Sus API seguras permiten la sincronización con sistemas de archivado heredados y soluciones modernas de gestión de contenido, consolidando todos los documentos en una única plataforma. Esto reduce la necesidad de una intensa participación del departamento de TI, simplificando la transición.
La integración es aún más fluida para los usuarios de la plataforma Evolve de Quadient. Inspire Digital Vault actúa como una extensión de Evolve, ofreciendo una experiencia continua desde la creación de documentos hasta su archivado.
Casos de uso reales
Consideremos algunos escenarios prácticos en los que Inspire Digital Vault aporta valor:
- Creación y archivado de correspondencia bajo demanda: Un agente utiliza la plataforma Evolve para generar una carta dirigida al cliente. Tras la aprobación, el documento se archiva automáticamente en Inspire Digital Vault y el cliente recibe un enlace seguro para acceder a él. Esto automatiza la gestión de documentos y la comunicación con el cliente, mejorando la eficiencia.
- Generación de estados de cuenta mensuales: Una empresa genera estados de cuenta mensuales para todos sus clientes y los almacena en Inspire Digital Vault, lo que permite un acceso fácil a través de la web o por correo electrónico. Esto asegura un almacenamiento de documentos seguro, conforme a la normativa y fácilmente recuperable.
Experiencia de usuario simplificada y cumplimiento de seguridad
Inspire Digital Vault ofrece una interfaz intuitiva y fácil de usar que permite a los usuarios empresariales buscar, recuperar y gestionar documentos sin esfuerzo. Al ser accesible a través de un navegador web, no es necesario realizar instalaciones complicadas de software ni depender de un amplio soporte de TI. Es la solución perfecta para empresas que buscan optimizar la gestión de documentos sin aumentar la carga de trabajo del departamento de TI.
La seguridad es, por supuesto, una prioridad en cualquier sistema de archivado de documentos. Inspire Digital Vault cumple con los más altos estándares de la industria, incluyendo cifrado de datos, controles de acceso basados en roles y registros de auditoría, garantizando que tus documentos estén protegidos y cumplan con las regulaciones de protección de datos.
Una solución escalable para empresas de todos los tamaños
Tanto si eres una empresa mediana que busca modernizar su gestión de documentos como una gran entidad con amplios requisitos regulatorios, Inspire Digital Vault se adapta a tus necesidades. Su modelo de precios de suscripción predecible lo hace accesible para las empresas, sin los altos costes iniciales asociados con soluciones locales tradicionales. Esto democratiza el acceso al archivado de documentos de última generación, poniéndolo al alcance de aquellas empresas que quizás no consideraron previamente una solución integral de archivado.
Inspire Digital Vault representa una nueva era en el archivado de documentos basado en la nube, ofreciendo una solución innovadora adaptada a las necesidades de las empresas modernas. Desde el cumplimiento normativo y la integración perfecta hasta los precios flexibles, esta plataforma es esencial para que las empresas optimicen sus procesos de gestión y archivo de documentos.
Con Inspire Digital Vault, tu empresa podrá gestionar, almacenar y acceder a documentos de manera más eficiente que nunca, cumpliendo siempre con las regulaciones de la industria.
