En un mundo cada vez más digital, gestionar grandes volúmenes de documentos operativos y normativos se ha convertido en un reto clave para las empresas. Es fundamental garantizar que los documentos de los clientes estén almacenados de forma segura, sean fácilmente accesibles y cumplan con las normativas globales en constante evolución. Sin embargo, las soluciones locales tradicionales son costosas, demandan muchos recursos y ya no responden a estas necesidades. Aquí es donde entra en juego Inspire Digital Vault (IDV), una innovadora solución de archivado basada en SaaS que optimiza la gestión documental, refuerza el cumplimiento normativo y garantiza la continuidad del negocio.
Cuando se integra con Inspire Evolve, nuestra solución de gestión de comunicaciones con el cliente (CCM), IDV ofrece un recorrido documental fluido y completo, desde la composición hasta la entrega y el almacenamiento seguro. Juntas, estas soluciones permiten a las empresas modernizar sus flujos de trabajo, mejorar la eficiencia y cumplir con las crecientes expectativas de los clientes.
Un mundo en evolución
Nuevos desafíos, nuevas soluciones
Tradicionalmente, las empresas han confiado en sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) locales o en soluciones de archivo heredadas para almacenar comunicaciones críticas. Aunque en su momento fueron eficaces, hoy en día presentan limitaciones importantes:
- Costes elevados: Las soluciones on-premise requieren una inversión considerable en infraestructura y mantenimiento continuo.
- Falta de flexibilidad: Los sistemas heredados no están preparados para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio ni a la evolución de las normativas.
- Riesgos de cumplimiento: La creciente complejidad de regulaciones como la RGPD e ISO 14641 expone a las empresas a posibles incumplimientos y sanciones.
Además, aunque los sistemas CRM son clave en la gestión de interacciones con los clientes, a menudo carecen de capacidades de archivo seguras para almacenar sus comunicaciones. Este vacío resalta la necesidad de una solución integrada basada en la nube, capaz de superar estas deficiencias y aprovechar tecnologías emergentes como la IA.
Características principales de Inspire Digital Vault
Inspire Digital Vault está diseñado para ofrecer a las empresas una gestión documental eficiente y segura. Sus potentes funcionalidades incluyen:
- Interfaz intuitiva y empresarial: Su diseño fácil de usar permite a los equipos acceder, gestionar y auditar documentos con un soporte mínimo de TI, aumentando la productividad en toda la organización
- Indexación automatizada de documentos: Los documentos se almacenan automáticamente con metadatos, lo que facilita una recuperación rápida y precisa.
- Integración sin esfuerzo: Las API de IDV se conectan fácilmente con Inspire Evolve, plataformas ERP, herramientas CRM, sitios web y otras fuentes de datos, creando un ecosistema unificado.
- Búsqueda avanzada y acceso en cualquier dispositivo: Gracias a su potente motor de búsqueda y diseño responsive, los usuarios pueden localizar documentos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
- Depósito de documentos flexible: IDV admite cargas de documentos tanto bajo demanda como en lotes, con mecanismos sólidos de informes y gestión de errores para garantizar la precisión.
- Escalabilidad y alto rendimiento: Diseñado para adaptarse a cualquier empresa, desde pequeños equipos hasta grandes corporaciones, manteniendo siempre un rendimiento óptimo sin importar el volumen de documentos.
- Seguimiento de auditoría y cumplimiento: Las funciones integradas de trazabilidad permiten un control detallado de versiones, garantizando transparencia y responsabilidad en auditorías de cumplimiento.
- Máxima seguridad y conformidad normativa: Cumple con los estándares de seguridad globales más exigentes, incluidos ISO 9001, ISO 14641, ISO 27001 y SOC 2, asegurando cifrado de extremo a extremo y estrictos controles de acceso.
Beneficios de una solución de archivo basada en la nube
Adoptar una solución de archivo en la nube como Inspire Digital Vault aporta múltiples ventajas a las empresas modernas:
1. Rentabilidad
IDV elimina la necesidad de infraestructura local costosa, reduciendo significativamente los gastos operativos. Su modelo de suscripción aporta previsibilidad financiera, permitiendo una mejor gestión del presupuesto.
2. Flexibilidad y accesibilidad
Al ser una solución SaaS, IDV permite acceder a documentos desde cualquier lugar, facilitando el trabajo remoto y garantizando la continuidad operativa en entornos híbridos.
3. Cumplimiento normative mejorado
Diseñado para cumplir con los estándares regulatorios más estrictos, IDV ayuda a las empresas a evitar sanciones y a reforzar la confianza de los clientes.
4. Integración sin fisuras con Inspire Evolve
La combinación de IDV e Inspire Evolve optimiza el flujo de trabajo documental, agilizando la comunicación con los clientes y mejorando la eficiencia operativa.
Tendencias del sector: el auge del archivo en la nube
Estudios recientes como "Improving Customer Experience with Cloud-Based Archiving" de Gartner y "Regulatory Compliance in the Cloud: Trends for 2023" de IDC reflejan el creciente interés en soluciones SaaS:
- 62% de las empresas planea migrar al archivo en la nube en los próximos dos años para reducir costes y aumentar la agilidad operativa.
- 80% de las compañías han mejorado la satisfacción del cliente al integrar soluciones de CCM y archivado, gracias a una recuperación de documentos más rápida y a comunicaciones personalizadas.
- 95% de los profesionales del cumplimiento consideran los registros de auditoría automatizados clave para reducir riesgos regulatorios.
Estos datos refuerzan la necesidad de evolucionar desde sistemas locales tradicionales hacia soluciones basadas en la nube como IDV.
Inspire Digital Vault: una solución estratégica para el futuro
La combinación de Inspire Digital Vault e Inspire Evolve marca un antes y un después en la gestión documental. Al ofrecer una plataforma segura, escalable y conforme a normativas, IDV permite a las empresas:
- Modernizar procesos de gestión documental.
- Reducir costes operativos y la dependencia de TI.
- Garantizar el cumplimiento de regulaciones globales.
- Mejorar la experiencia del cliente con flujos de trabajo de comunicación fluidos.
En un mundo empresarial en constante evolución, la adopción de soluciones ágiles basadas en la nube es más crucial que nunca. Con Inspire Digital Vault, Quadient no solo ofrece un sistema de archivo: brinda una herramienta estratégica para ayudar a las empresas a prosperar en un entorno digital y altamente regulado.
Déjanos acompañarte en tu transformación digital. Descubre hoy el futuro de la gestión documental con Inspire Digital Vault.
