Si alguna vez has pensado en la accesibilidad de los documentos, pero no has tomado acción, es momento de pensarlo de nuevo. Este tema está en auge y hay mucha cobertura sobre la accesibilidad de PDFs en ferias y eventos, así como en los artículos digitales. Con la entrada en vigor de la Directiva de la Unión Europea 2019/882 en junio de 2025 y el fortalecimiento del lenguaje las normas de la sección 508 en EE. UU., que pasa de “deberías hacerlo” a “DEBES hacerlo”, ahora es un buen momento para revisar los miles de PDFs en la página web de tu empresa o en un archivo y asegurarte de que sean accesibles para todos los clientes, incluidos aquellos que utilizan tecnologías de asistencia debido a una discapacidad.
La accesibilidad universal de documentos es la práctica de garantizar que los documentos digitales sean accesibles para todos, independientemente de sus capacidades. En la era digital actual, las numerosas regulaciones gubernamentales y leyes de accesibilidad específicas de cada país exigen cumplimiento, y el creciente apoyo global a la inclusión hacen que sea más importante que nunca garantizar que todas las personas puedan acceder y utilizar documentos digitales.
Con aproximadamente el 16% de la población mundial viviendo con alguna forma de discapacidad, es fácil ver por qué esto es relevante: representa una oportunidad de inclusión y crecimiento. No proporcionar documentos accesibles también conlleva un gran riesgo; en 2023, se presentaron más de 4.000 demandas por accesibilidad digital solo en EE. UU. Además, muchas empresas tienen miles de PDFs en sus páginas web y distribuidos por correo electrónico, y cada uno de esos documentos inaccesibles podría llevar a una demanda.
Pero ¿qué es exactamente un documento accesible? Es un documento diseñado para ser fácilmente legible por una persona con discapacidad (como una persona con baja visión o un lector ciego) al igual que por una persona sin discapacidad. Hay dos estándares principales que rigen esto: uno para PDFs y otro para comunicaciones digitales.
PDF/UA es una especificación que define cómo hacer que un documento PDF sea legible por tecnologías de asistencia como un lector de pantalla. Un PDF etiquetado, o PDF conforme, se conoce como "PDF/UA" (UA = Accesibilidad Universal) y significa que el documento está diseñado para garantizar la accesibilidad para personas con discapacidades visuales, auditivas y de movilidad.
Las Pautas de Accesibilidad para el Contenido Web (WCAG) fueron desarrolladas para contenido digital como correos electrónicos y páginas web y dictan que el contenido web debe ser capaz de interactuar con una variedad de tecnologías de asistencia. Desarrolladas por el Consorcio WWW (W3C), son ampliamente aceptadas como el estándar de referencia para el cumplimiento de la accesibilidad digital.
Además, dado que muchos países han adoptado leyes sobre la accesibilidad de documentos, las cuales incluyen multas y sanciones por incumplimiento, proporcionar acceso equitativo a la información es ahora una prioridad para muchas organizaciones. Las regulaciones gubernamentales están impulsando el mercado, y hay una creciente conciencia sobre la accesibilidad.
Algunas de las leyes y regulaciones más conocidas se están aplicando con más rigor, resultando en multas e incluso penas de cárcel (a menudo, el CIO es el responsable del cumplimiento). La Directiva de la Unión Europea de Accesibilidad entrará en vigor en 2025 y muchas empresas europeas ya se están preparando. Está diseñada para asegurar que haya reglas comunes para la accesibilidad en todos los países de la UE, y se espera que se aplique de manera estricta.
Entonces, ¿por qué las empresas deberían hacer accesibles sus documentos? Asegurar la accesibilidad es lo correcto. Al priorizarla, abres las puertas a una audiencia más amplia y fomentas la inclusión. Existen leyes para la accesibilidad física; por ejemplo, piensa en una rampa en la entrada de un edificio, por lo que tiene sentido tener leyes para la accesibilidad del contenido también. Aquí hay algunas razones para hacer accesibles los documentos de comunicación con el cliente:
- Compromiso con la accesibilidad: Demuestra que valoras a todas las personas y estás comprometido con la inclusión. Esto puede mejorar la reputación de tu marca y atraer a clientes que valoran la diversidad.
- Evitar la alienación: Comunicarte equitativamente con todos los clientes es fundamental. La igualdad no significa que la información se consuma de la misma manera, sino que la comprensión final sea igual.
- Documentos públicos: Todos los documentos públicos deben ser accesibles y, dado que no puedes controlar a dónde van después de enviarlos, todo debe ser accesible al salir de tu control.
- Mejor SEO: El contenido del sitio web se puede encontrar más fácilmente cuando es accesible, y los motores de búsqueda procesan mejor los formatos accesibles, mejorando tu SEO.
- Cumplir con la ley: Evita demandas y sanciones.
Diseñar tus comunicaciones con el cliente teniendo en cuenta la accesibilidad debería ser una mejor práctica, y debes contar con las herramientas adecuadas para hacer de esto una realidad. La mayoría de los softwares de comunicaciones con el cliente, incluido el portafolio Inspire de Quadient, pueden crear documentos, correos electrónicos, y demás comunicaciones empresariales, accesibles. La mayoría de las grandes organizaciones deben considerarlo en la etapa de diseño.
¿Qué pasa con todos esos documentos archivados que los clientes solicitan bajo demanda? ¿Qué hay de los PDFs que ya has enviado, que están publicados en el sitio web de la empresa o que están almacenados? El proceso de post composición implica hacer que los documentos existentes sean accesibles. Con el software de post composición adecuado, puedes hacer accesibles casi cualquier documento histórico de un socio, archivo de empresa u otra fuente externa. Quadient ofrece una buena herramienta de postproducción llamada Inspire Adapt, que convierte PDFs en documentos PDF U/A, tanto en lotes de alto volumen como en escenarios bajo demanda.
Con el software de post composición, combinado con un software de gestión de comunicaciones con el cliente, los documentos pueden hacerse accesibles en tiempo real y presentarse rápidamente en un dispositivo para una interacción fluida con tecnologías de asistencia.
La conclusión es clara: la accesibilidad universal de documentos es crítica para garantizar que los documentos digitales sean accesibles para todos, independientemente de sus habilidades. Asegura el acceso equitativo a la información, cumple con los requisitos legales y reglamentarios, mejora la experiencia del usuario, aumenta la productividad y eficiencia, mejora la reputación de la marca y satisface las necesidades de los segmentos de clientes.
