El Software como Servicio (SaaS) presenta una serie de ventajas tanto para las empresas como para los usuarios, lo que explica el crecimiento exponencial en su uso. De acuerdo con Gartner, las compañías están destinando más del 40% de sus presupuestos de TI a soluciones SaaS este año, y se proyecta un aumento al 51% para el año 2025. Esta tendencia se refleja también en el ámbito de los servicios de gestión documental, permitiendo la creación y entrega ágil de documentos y comunicaciones a los clientes, tales como contratos, estados de cuenta, facturas, notificaciones y cartas personalizadas.
Aquí tienes 13 ventajas del software como servicio (SaaS) para la gestión de documentos empresariales
El software SaaS está ganando popularidad debido a que ofrece varios beneficios clave:
Máxima accesibilidad
El software SaaS es accesible desde cualquier dispositivo conectado a internet a través de un navegador web. Esto permite a los usuarios trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, fomentando la movilidad y el trabajo remoto. También elimina la complejidad de las actualizaciones y los problemas asociados con versiones antiguas. Quadient ofrece una solución que se ejecuta en navegadores web para empresas, permitiendo el diseño, actualización, personalización y envío de documentos y comunicaciones.
Servicio fácil de usar
Los servicios SaaS suelen estar empaquetados y ofrecen soluciones comerciales listas para usar. Esto permite que los usuarios sean más autosuficientes y eficientes al implementar las soluciones que necesitan, sin depender en gran medida de su departamento de TI. Quadient proporciona una interfaz fácil de usar, capacitando a los equipos para gestionar el diseño y la creación de documentos de forma independiente.
Escalabilidad empresarial
Las soluciones SaaS están diseñadas para adaptarse al crecimiento empresarial, ofreciendo flexibilidad integrada en cuanto al volumen gestionado. Puedes agregar o eliminar usuarios fácilmente según tus necesidades. Las soluciones CCM SaaS también están diseñadas para manejar grandes volúmenes de documentos sin que las empresas necesiten aumentar su capacidad técnica. De esta manera, se pueden crear millones de documentos sin afectar la infraestructura informática de la empresa.
Actualizaciones automáticas
Los proveedores de software SaaS suelen encargarse del mantenimiento, actualizaciones de seguridad y mejoras funcionales. Los usuarios se benefician automáticamente de las últimas características sin ningún esfuerzo. En el caso de Quadient Evolve, la solución de gestión de documentos empresariales SaaS número uno del mundo, las actualizaciones ocurren cada dos meses, lo que permite la innovación, la adaptación del producto a las tendencias y una experiencia mejorada para el cliente.
Costes iniciales reducidos
Las soluciones SaaS a menudo eliminan la necesidad de invertir en servidores costosos, hardware y software. Los costes iniciales suelen ser más bajos, lo que puede ser ventajoso para las pequeñas empresas. Quadient ofrece a las empresas medianas acceso a una solución profesional de gestión de documentos con precios adaptados al tamaño de la empresa.
Implementación fácil
La implementación de software SaaS suele ser rápida y sencilla, lo que permite a las empresas comenzar a usar las herramientas rápidamente. La infraestructura de Quadient está diseñada para un despliegue prácticamente instantáneo en entornos de desarrollo, pruebas y producción.
Gestión simplificada
Los proveedores de SaaS se encargan de la gestión de la infraestructura, parches de seguridad, copias de seguridad y disponibilidad. Esto libera a las empresas de muchas tareas técnicas y reduce significativamente los costes asociados. Por ejemplo, los equipos operativos de Quadient trabajan las 24 horas del día, los 7 días de la semana para gestionar la plataforma, asegurando su seguridad y estabilidad. Esto es particularmente importante cuando las empresas generan documentos por lotes o bajo demanda.
Colaboración mejorada
Las soluciones SaaS suelen estar diseñadas para facilitar la colaboración en equipo, con funciones como compartir documentos en tiempo real y herramientas de comunicación integradas. En el contexto de la gestión de documentos, esto es crucial para los usuarios empresariales, ya que pueden colaborar directamente en la creación y actualización de documentos regulatorios o administrativos. Por ejemplo, el equipo de marketing puede editar texto promocional en un documento, mientras que el departamento legal puede agregar avisos legales. Esto evita la necesidad de interactuar con el departamento de TI.
Personalización
Muchas opciones de software SaaS ofrecen funciones de personalización para satisfacer las necesidades específicas de cada empresa. Como ejemplo, la solución SaaS de Quadient puede ayudar a las empresas a personalizar sus documentos y comunicaciones utilizando fuentes y estilos que coincidan con su marca.
Mejora en seguridad
Los proveedores de software SaaS a menudo realizan inversiones significativas en seguridad para ayudar a proteger los datos de la empresa contra amenazas en línea. Quadient cuenta con un equipo dedicado para gestionar la seguridad de su infraestructura y se adhiere a las mejores prácticas internacionales en ciberseguridad.
Ahorros a largo plazo
Aunque los costes mensuales pueden acumularse, muchas empresas logran ahorros a largo plazo mediante la reducción de gastos en mantenimiento y gestión de TI. Aunque es difícil de cuantificar, se acepta ampliamente que las soluciones SaaS suelen ser más rentables debido a que los proveedores se benefician de economías de escala y pueden ofrecer precios más justos.
Versiones de prueba
Muchos proveedores de software SaaS ofrecen períodos de prueba gratuitos o versiones de prueba, lo que permite a las empresas probar una solución antes de comprometerse. Otros, como Quadient, permiten a las empresas comenzar con un menor riesgo financiero y compromiso.
Escalabilidad técnica
Las soluciones SaaS pueden adaptarse al tamaño de tu empresa, lo que te permite aumentar o reducir recursos según tus necesidades sin tener que comprar nuevo software o hardware. Quadient ofrece una plataforma de gestión de documentos que se adapta a las necesidades de volumen de documentos de sus clientes.
En resumen, las ofertas de Software como Servicio (SaaS) combinan flexibilidad y accesibilidad con beneficios económicos al mismo tiempo que reducen la complejidad de la gestión de TI para las empresas, lo que las convierte en una opción atractiva para muchas organizaciones. Sin embargo, es esencial seleccionar un proveedor de confianza y considerar las necesidades específicas de tu empresa antes de comprometerte.
Quadient es líder mundial en Gestión de Comunicación con el Cliente (CCM) y ofrece la principal solución de gestión de documentos basada en SaaS a nivel mundial.
