Los formularios son los héroes anónimos de la recopilación de datos, desde solicitudes de tarjetas de crédito hasta reclamos de seguros. Pero, ¿y si los formularios pudieran hacer algo más que recopilar datos? ¿Qué pasaría si pudieran anticipar las necesidades de un usuario, adaptarse a sus preferencias y hacer que todo el proceso sea más sencillo y rápido? Esa es la magia de los formularios inteligentes.

Este artículo explicará qué son los formularios inteligentes y cómo funcionan. También exploraremos sus múltiples beneficios, desde reducir las tasas de abandono hasta mejorar la precisión de los datos.

Los formularios tradicionales, ya sean en papel o digitales, tienen varias limitaciones:

1. No interactivo: Los formularios estáticos tradicionales siguen un proceso sencillo de preguntas y respuestas sin personalización ni comentarios.
2. Personalización limitada: No se pueden ajustar fácilmente para cumplir con requisitos específicos o marca.
3. Inflexible: Los formularios estáticos no se pueden adaptar a la entrada del usuario ni ajustar en función de las respuestas.
4. Altas tasas de abandono: A menudo tardan demasiado en llenarse, lo que lleva a los usuarios a darse por vencidos.
5. Datos incompletos: Pueden recopilar datos incompletos ya que no pueden pedir a los usuarios más información.
6. Datos inexactos: No verifican la información proporcionada, lo que podría conducir a errores. Los formularios estáticos basados en papel producen datos no estructurados, lo que requiere la extracción manual de datos.
7. Experiencia de usuario llena de fricciones: Los formularios estáticos pueden frustrar a los usuarios, creando obstáculos innecesarios. Esta frustración puede disuadir a los clientes potenciales e impactar su compromiso.

Los formularios inteligentes son una herramienta poderosa para capturar datos y comprender a su audiencia. A diferencia de los formularios estáticos tradicionales, son dinámicos y altamente personalizables. Utilizan algoritmos avanzados y aprendizaje automático (ML) para guiar a los usuarios a través del formulario.

Los formularios inteligentes se adaptan a las necesidades de los usuarios. Hacen preguntas personalizadas basadas en respuestas a preguntas anteriores y proporcionan comentarios en tiempo real. Es como tener una conversación amistosa, no solo llenar un formulario. También automatizan el procesamiento de documentos y datos en tiempo real.

Los formularios inteligentes son personalizables, lo que le permite adaptar el formulario a sus necesidades y requisitos. Puede determinar qué preguntas hacer y cómo formularlas, asegurándose de obtener los datos que necesita para tomar decisiones informadas.

En resumen, los formularios inteligentes ofrecen una manera más inteligente y eficiente de recopilar datos y atraer a su audiencia. Ellos son el futuro de la recopilación y procesamiento de datos. No solo ahorran tiempo; transforman la experiencia del usuario.

Los formularios inteligentes utilizan lógica condicional para proporcionar una experiencia personalizada para cada usuario. La lógica condicional es un conjunto de reglas que determinan lo que sucede después en función de la respuesta del usuario a una pregunta o conjunto de preguntas. Esto significa que el formulario cambia dinámicamente para presentar la siguiente pregunta relevante o conjunto de preguntas. 

Por ejemplo, si un usuario indica que trabaja por cuenta propia mientras solicita una tarjeta de crédito, un formulario inteligente podría pedirle que ingrese información sobre su negocio. Si el usuario indica que una compañía los emplea, el formulario podría solicitar la información de su empleador en su lugar. 

Puede utilizar la lógica condicional para validar la entrada del usuario y asegurarse de que los datos recopilados sean precisos y completos. Por ejemplo, si un usuario introduce una dirección de correo electrónico incorrecta, el formulario muestra un mensaje de error que le pide que lo corrija antes de continuar.

En general, la lógica condicional permite que los formularios inteligentes se adapten a la situación única de cada usuario y brinden una experiencia más eficiente y personalizada. La lógica condicional garantiza que los datos recopilados sean precisos, completos y útiles.

Los formularios inteligentes ofrecen una amplia gama de beneficios comerciales, que incluyen:

1.     Ahorro de tiempo

Uno de los principales beneficios de los formularios inteligentes es su capacidad para ahorrar tiempo. Los formularios tradicionales, ya sean impresos o digitales, requieren entrada y procesamiento manual de datos, lo que puede llevar mucho tiempo.

Con los formularios inteligentes, los datos conocidos se rellenan previamente, por lo que el usuario no tiene que volver a ingresarlos. Los datos se procesan automáticamente a través del envío de formularios, lo que elimina la necesidad de intervención humana. Su tiempo es precioso, y los formularios inteligentes respetan eso. 

2.     Reducción de tasas de abandono y ofrecer una mejor experiencia al cliente

Los formularios inteligentes se destacan en mantener a los usuarios comprometidos. Su interfaz fácil de usar y su naturaleza dinámica hacen que llenar formularios sea muy fácil. Las presentaciones más completas significan una mayor probabilidad de convertir a los prospectos en clientes. 

3.     Optimización de los procesos de negocio

Los formularios inteligentes simplifican la captura y administración de datos, asegurando que se recopilen los datos correctos y sean fácilmente accesibles. Esto mejora la productividad y la toma de decisiones. 

4.     Minimizar el error humano

Los datos manuales aumentan la probabilidad de errores. Los formularios inteligentes están diseñados para reducir significativamente el riesgo de error humano.

Los formularios inteligentes validan las entradas del usuario a medida que avanzan. Si se detecta un error, el formulario lo resalta y ofrece sugerencias para corregirlo. Cuando los usuarios encuentran dificultades, estos formularios proporcionan asistencia contextual, como sugerencias y explicaciones.

5.     Formularios móviles para operaciones sobre la marcha

El negocio se mueve rápido y los formularios inteligentes se mueven con él. Estos formularios son accesibles en dispositivos móviles. Una recopilación de datos más rápida significa decisiones más rápidas. 

6.     Formularios personalizables para diversas necesidades

Los formularios inteligentes ofrecen la flexibilidad de crear formularios personalizados adaptados a los requisitos específicos del negocio. Puede diseñar estos formularios para que se ajusten a sus necesidades únicas, ya sea para comentarios de clientes, formularios de pedido o incorporación de empleados.

7.     Reducción de los costes de mano de obra

Los formularios inteligentes son una solución rentable, ya que eliminan la necesidad de un extenso procesamiento manual de datos. Al automatizar el manejo de datos, los formularios inteligentes reducen significativamente los costes de mano de obra relacionados con el procesamiento manual. Libera a su equipo para que se concentre en tareas más valiosas e iniciativas estratégicas. 

8.     Elevar la experiencia total

Los formularios inteligentes optimizan tanto la experiencia del empleado como del cliente. Al simplificar la recopilación y administración de datos, los formularios inteligentes garantizan que cada punto de contacto de su negocio esté bien organizado. Esto, a su vez, deja una impresión positiva en sus prospectos y clientes.

Considere las siguientes preguntas para evaluar la efectividad de su estrategia de formularios: 

1. ¿Confía en que los clientes están usando la versión correcta del formulario?
2. ¿Los formularios complejos están causando altas tasas de error y abandono?
3. ¿Está invirtiendo recursos adicionales para verificar la exactitud de los datos?
4. ¿Pueden sus clientes iniciar un formulario en un dispositivo y completarlo sin problemas en otro?
5. ¿Los errores humanos y los procesos manuales afectan la precisión de los datos?

Si respondió afirmativamente a alguna de estas preguntas, es hora de subir de nivel su estrategia de formularios.

Quadient Inspire iForms es un software de automatización de formularios y procesos digitales basado en la nube para crear formularios que recopilen, validen, enruten y procesen datos de manera eficiente para mejores experiencias de clientes y empleados.

Quadient Inspire iForms ofrece mapeo de documentos sin esfuerzo, validación de campos de formulario y diseño receptivo. También garantiza la seguridad y el cumplimiento, nunca almacenando los datos del cliente.

Al incorporar la automatización de formularios y el procesamiento inteligente de formularios con Quadient Inspire iForms, las empresas pueden crear formularios para agilizar su proceso de recopilación de datos, reducir las tasas de abandono de formularios, minimizar los errores humanos y elevar la experiencia de sus clientes y empleados. 

Casos de uso de Inspire iForms:

• Formularios estatales regulados
• Beneficios de la inscripción abierta
• Transferencias de cuentas bancarias y patrimoniales
• Modernización de formularios
• Cambio de beneficiario

Los formularios inteligentes son el arma secreta de su negocio. Adáptelos para allanar el camino hacia un futuro más eficiente y centrado en el cliente. Sus procesos de negocio se volverán optimizados, libres de errores y productivos. Es hora de cambiar a formularios inteligentes y ver cómo su negocio se dispara.