Suis-je concerné par la nouvelle réglementation ?
Le e-invoicing
Quasi toutes les entreprises qui sont assujetties à la TVA vont être concernées par cette réforme. En effet, la e-facturation se généralise aux transactions interentreprises (B2B).
Seules les factures à destination des particuliers (B2C) et les transactions transfrontalières (B2B international) ne sont pas concernées par la réforme du e-invoicing.
Le e-reporting
Les sociétés B2C et B2B internationales entrent quant à elles dans le champ du e-reporting. En clair, les factures papier restent tolérées pour ces opérations, mais les informations doivent être adressées à un rythme hebdomadaire ou mensuel selon le régime fiscal de l’entreprise, afin notamment de permettre le pré-remplissage des déclarations de TVA.
Quel est le délai accordé pour passer à la e-facturation ?
À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures dématérialisées. En revanche, l’obligation d’émettre des factures électroniques va entrer en vigueur progressivement à partir de cette date en fonction de la taille de l’entreprise :
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à compter du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises (plus de 5000 collaborateurs ou chiffre d’affaires dépassant 1,5 milliard d’euros) ;
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à compter du 1er janvier 2025 pour les ETI (250 à 5000 collaborateurs ou CA inférieur à 1,5 Mrd €) ;
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à compter du 1er janvier 2026 pour les PME, TPE et microentreprises (moins de 250 collaborateurs ou CA inférieur à 50 millions d’euros).
À noter : l’obligation de recevoir une e-facture n’est valable que si le fournisseur est lui-même soumis à l’obligation de l’émettre au format électronique.
Qu’est-ce qui va changer à partir du 1er juillet 2024 ?
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1. L’administration fiscale au cœur des échanges
Introduite dans la loi de finances rectificative pour 2022, la généralisation de la facturation électronique entre entreprises vise d’abord à améliorer la collecte de la TVA et à lutter contre la fraude. L’État a fait le choix d’un modèle de contrôle transactionnel continu (CTC) reposant sur une pré-validation de la facture par l’administration fiscale avant envoi (clearance), plutôt que celui d’un modèle post-audit via des contrôles de TVA a posteriori.
Avec le fonctionnement tripartite du modèle clearance, adopté dans de nombreux pays convertis à la e-facturation, l’administration fiscale se positionne entre les fournisseurs et les clients dans chaque transaction, afin de recueillir les données de TVA et de bénéficier d’une information en temps réel sur l’activité économique.
2. Portail Public de facturation (PPF) vs Plateforme dématérialisée Partenaire (PDP) : quelle plateforme de dématérialisation choisir ?
Les entreprises déjà familiarisées à la facturation électronique auprès de l’État, des entreprises publiques et des collectivités territoriales ne seront pas dépaysées par sa généralisation aux factures B2B : les factures entrantes et sortantes pourront transiter par, le Portail Public de Facturation (PPF). Mais il sera aussi possible de choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), une plateforme privée certifiée par l’État et habilitée à acheminer les e-factures B2B du fournisseur vers le client en France tout en transmettant les données à l’administration fiscale.
Les PDP se distingueront du PPF par des services supplémentaires (contrôles de conformité renforcés, conversion des factures, paiement en ligne, etc.). Le choix de réception de la plateforme (le PPF ou une PDP) devra être quoiqu’il en soit déclaré le 1er juillet 2024 sur l’annuaire global administré par le PPF qui recensera toutes les sociétés françaises assujetties à la TVA et leur choix de routage.
3. L’opérateur de dématérialisation, intermédiaire entre ERP et la plateforme choisie
Un troisième acteur peut accompagner les entreprises dans la transformation digitale de la facturation B2B : un opérateur de dématérialisation (OD). Il vient se positionner entre l’entreprise et la plateforme qu’elle aura choisie (PPF ou PDP), afin d’assurer la liaison avec son ERP. L’OD peut ainsi être le fournisseur de la solution de facturation de l’entreprise afin de limiter les changements engendrés par la réforme pour les utilisateurs. L’autre intérêt de l’OD – à l’instar d’une PDP – pour l’entreprise est de bénéficier de fonctionnalités sur l’ensemble du cycle de facturation, de la validation au règlement en passant par la gestion des relances ou la comptabilité analytique.
Le saviez-vous ?
Une PDP a pour vocation d’émettre des flux structurés sous le format adapté, de le diffuser vers le PPF et parfois vers une autre PDP. C’est sur ce point que la PDP va être certifiée. L’OD va apporter tous les autres services sur la gestion de la facture fournisseur / client au-delà de la réception / diffusion.
Il faut savoir que de nombreux opérateurs de dématérialisation ont candidaté pour être agréés par l’Etat et devenir des PDP, c’est le cas de Quadient par exemple.
4. Les formats de facture acceptés
La norme EN16931 a défini trois formats « socles » de factures électroniques acceptées dans le cadre de la réforme :
- le format UBL ;
- le format CII ;
- le format Factur-X.
Les formats UBL et CII sont des formats EDI, tandis que la Factur-X, est un format hybride incluant un fichier de données structurées au format XML qui encapsule un fichier PDF. La Factur-X sera le format de réception par défaut que l’on retrouvera sur le PPF.
Pour les entreprises ayant déjà fait le choix de la dématérialisation des factures et qui utilisent un format « hors socle » type EDIFact, Galia etc…, les PDP permettront une conversion en réception comme en transmission afin de rester en conformité, sans changer les formats EDI dans les ERP. C’est notamment le cas des entreprises soumises à un volume important de factures sur des secteurs d’activités précis, qui ont opté pour un flux EDI afin d’automatiser les échanges avec leurs clients et fournisseurs depuis de nombreuses années.
5. De nouvelles mentions obligatoires dans les factures
La réforme de la facturation se traduit aussi par une modification du contenu des factures. Le décret du 7 octobre 2022 inclut en effet quatre nouvelles mentions obligatoires :
- l’identité du client (numéro SIREN) ;
- l’adresse de livraison des biens lorsqu’elle est différente de l'adresse du client ;
- la catégorie de la commande (livraisons de biens, prestations de services ou les deux) ;
- la mention « option pour le paiement de la taxe d'après les débits » lorsque le prestataire l’a cochée.
6. Sanctions en cas de non-respect
Qui dit obligations dit aussi sanctions. Le non-respect des obligations de facturation électronique et de transmission des données de e-reporting expose les entreprises prises en défaut à des amendes :
- 15 € par facture en cas d’émission de non-émission au format électronique (plafond de 15 000 € par année civile) ;
- 250 € par transaction ou paiement en cas de non-transmission des données (plafond de 15 000 € par année civile).
Une entreprise défaillante n’aura pas de sanction en cas de première infraction.
Comment être prêt le Jour J ?
Le coin des experts - en savoir plus sur le cadre législatif
L’article 289 bis du CGI modifié par la loi N°2022-1157 du 16 août 2002-art26(V) et qui sera applicable en juillet 2024 explique concrètement ce qu’est une e-facture.
1. Un fichier créé nativement depuis le système d’information de l’entreprise
L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique précise que le format dématérialisé est obligatoire à partir de l’émission du document.
2. Un document authentique, lisible et non modifiable
La directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010, transposée en droit français dans l’article 289 du code général des impôts, indique que « l’authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation ».
A noter : une même facture électronique pourra désormais exister sous différents formats structurés selon les choix du fournisseur et du client avec un contenu identique.
3. Un format mixte contenant des données structurées
Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facture électronique mentionne qu’elle doit comporter « les données à transmettre à l'administration sous une forme structurée UBL, CII ou Factur-X ». Les factures doivent donc être dans un format structuré pour l’échange électronique des données tout en conservant un format lisible pour tout un chacun.
4. Une traçabilité sur l’ensemble du cycle de vie de la facture
Le dossier de spécifications externes de la facturation électronique publié le 30 septembre 2021 par l’AIFE introduit la notion de cycle de vie des e-factures, avec l’apparition de différents statuts. Le décret du 7 octobre 2022 impose aux fournisseurs et clients d’assurer la gestion de quatre statuts obligatoires de traitement des factures électroniques.
5. Transmission via l’administration ou un prestataire agréé par l’État
L’ordonnance du 15 septembre 2021 offre deux possibilités de plateformes tiers : l’utilisation d’un portail public de facturation (PPF) ou des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) opérées par des prestataires privés agréés par l’État.
6. Communication des données de facturation à l’administration fiscale
Les plateformes par lesquelles transiteront les factures électroniques devront « extraire les données de facturation destinées à l'administration fiscale » comme l’indique le décret du 7 octobre 2022.
L’ordonnance du 15 septembre 2021 décrit précisément ce qui est attendu pour le e-reporting. Toutes les entreprises (même en BtoC ou BtoB international) devront transmettre les données de transaction pour les ventes de biens et en plus les données de paiement pour les prestations de services à l’Administration Fiscale par voie électronique.