Vor dem Hintergrund, dass die schnellstmögliche Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Koalitionsvertrag verankert ist, liegt es im Verantwortungsbereich eines jeden Unternehmens, einen Prozess zum Umgang mit elektronischen Rechnungen einzuführen. Diese grundlegenden Anforderungen müssen dabei erfüllt werden:

Die Zustimmung des Rechnungsempfängers

Der Rechnungsempfänger muss dem Empfang der XRechnung zustimmen. Diese Zustimmung erteilt er über die anstandslose Zahlung oder indem er es versäumt, Widerspruch einzulegen. Eine schriftliche Bitte um Zustimmung ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, wird jedoch empfohlen.

Die Registrierung bei den Rechnungseingangsplattformen

Wer XRechnungen an Auftraggeber des Bundes oder der öffentlichen Verwaltung senden möchte, muss sich zwingend bei den Rechnungseingangsplattformen des Bundes registrieren und ein Nutzerkonto erstellen. Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung empfangen XRechnungen über die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes). Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung können XRechnungen über die OZG-RE empfangen. Allerdings ist die Nutzer der Plattform für die mittelbare Bundesverwaltung nicht verpflichtend, sodass es auch eigenständige Lösungen geben kann. Es lohnt sich daher, vor dem Rechnungsversand einen Blick auf die Regelungen der einzelnen Bundesländer zu werfen. ((Link)

Der Rechnungseingang

Um den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich, eine eigene E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang einzurichten und diese an alle Kunden zu kommunizieren. So kann sichergestellt werden, dass eingehende Rechnungen zeitnah gesichtet, überprüft und als „eingegangen“ gekennzeichnet werden.

Die Rechnungsprüfung

XRechnungen müssen vom Rechnungsempfänger auf formelle Anforderungen sowie auf die Zahlungspflicht hin überprüft werden. Hier gilt es, auf die Herkunft der Rechnung (Kontakt- und Kontodaten) und die sachliche Richtigkeit (Abgleich mit Lieferscheinen und Auftragserteilungen) und die Einhaltung der Anforderungen des §14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz zu achten. Im Fall von fehlerhaften XRechnungen muss diese an den Rechnungssteller zurückgespielt werden. Die Zahlung darf erst nach einer positiven formellen Prüfung erfolgen.

((Eventuell Screenshot einer Fehlermeldung zeigen))

Die Rechnungsbuchung

Erfüllt eine XRechnung nach eingehender Prüfung alle formalen und rechtlichen Anforderungen, sollte sie zeitnah gebucht und mit einem Kontierungsvermerk gekennzeichnet werden.

Die Zahlung

Analog zum Zahlungsprozess bei Papierrechnungen sollten Zahlungsfristen eingehalten und Doppelzahlungen vermieden werden. Hierbei ist es wichtig, über die Pflichtangaben auf der Rechnung, wie Rechnungsdatum oder Kundenidentifikation einen Bezug zum Auftrag herstellen zu können.

Die Archivierung

Bei der Archivierung der XRechnung gilt, dass dies in ihrem Originalzustand zehn Jahre aufbewahrt und lesbar sein müssen. Darüber hinaus muss die Unveränderbarkeit des Dokuments sichergestellt werden. Unternehmen sollten außerdem ein Verzeichnis anlegen, in dem die XRechnungen rechtssicher gemäß den Bestimmungen der DSGVO und in einem einheitlichen und langfristig gültigen Schema abgelegt werden können. Hierbei gilt es auch, auf ein regelmäßiges Backup zu achten.