Drei Möglichkeiten zur Verbesserung der Unternehmenskundenkommunikation
1. Ermöglichen Sie Geschäftsanwendern die Verwaltung der Kundenkommunikation
Die Kundenkommunikation spielt im Geschäftsbetrieb aller Unternehmen eine entscheidende Rolle. Wenn sie jedoch nicht effektiv gemanagt wird, kann das zu Problemen und negativen Kundenerlebnissen führen, die sich negativ auf die Geschäftsleistung auswirken können. Die Kundenkommunikation umfasst ein breites Spektrum an Kundenkontaktpunkten, darunter behördliche Dokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge und Mahnschreiben sowie Nachrichten, die per E-Mail, SMS, Push-Benachrichtigungen und Plattformen wie WhatsApp gesendet werden.
Die Verwaltung der Kundenkommunikation ist aus verschiedenen Gründen eine Herausforderung, die von knappen Fristen bis hin zur Komplexität der Personalisierung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Qualitätskontrolle reicht. Traditionell sind IT-Abteilungen für die Gestaltung, Pflege, Produktion und Verteilung dieser Kommunikation verantwortlich. Dieser laufende Betrieb ist sowohl kostspielig als auch schwierig zu verwalten, da er eine kontinuierliche Zusammenarbeit mit wichtigen Geschäftsbereichen wie der Rechts-, Compliance-, Marketing- und Kundendienstabteilung erfordert. Vielen Unternehmen fällt es schwer, die Kommunikation zu aktualisieren, da die Umsetzung von Logo- und regulatorischen Inhaltsänderungen aufgrund von IT-Engpässen Monate, wenn nicht Jahre dauert.
Die Überwachung des Customer Communications Management (CCM) durch die IT hat zur Folge, dass Aktualisierungen der Kundenkommunikation nur langsam erfolgen und Geschäftsanwender die Marktanforderungen nicht zeitnah erfüllen können. Um dieses Problem anzugehen, ist ein Paradigmenwechsel erforderlich, bei dem die Kontrolle von der IT auf die Geschäftsbenutzer übertragen wird. Wenn Geschäftsanwender in die Lage versetzt werden, die Kundenkommunikation vom Entwurf bis zur Erfüllungsphase zu verwalten, können Unternehmen flexibel auf Änderungen reagieren und gleichzeitig das Compliance-Risiko reduzieren sowie die Kontrolle über Messaging, Branding und Vertriebskanäle verbessern.
Die Stärkung von Geschäftsanwendern kann nur mit einer CCM-Technologie erreicht werden, die benutzerfreundlich, sicher und skalierbar ist. Quadient Evolve bietet das notwendige Toolset, um Geschäftsanwendern mehr Möglichkeiten zu bieten. Als cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung bietet Evolve für Geschäftsanwender optimierte Schnittstellen und integriert wichtige Kontrollen zur Absicherung des Betriebs und zur Validierung der Kommunikation vor der Veröffentlichung. Dies ermöglicht es Teams wie der Rechts-, Marketing- und Kundendienstabteilung, zur Gestaltung und Pflege der Kundenkommunikation beizutragen, ohne durch Zeit- und Ressourcenbeschränkungen der IT behindert zu werden.
2. Nutzen Sie digitale Kanäle
Bei der Kundenkommunikation wurden traditionell physische Dokumente per Post verschickt, was sich aufgrund von Druckkosten und Stempelgebühren als kostspielig erwiesen hat. Im Laufe der Jahre sind die Kosten für den Versand dieser Dokumente gestiegen, und es wird erwartet, dass dieser Trend aufgrund von Umweltvorschriften und der Inflation, die sich auf Papier-, Strom- und Arbeitskosten auswirken, anhält. In bestimmten europäischen Ländern wie Dänemark übersteigen die Kosten für den Versand von Briefen an Kunden 1 US-Dollar pro Dokument und steigen immer noch.
Abgesehen von der finanziellen Belastung ist die physische Verteilung von Dokumenten langsam und es dauert Tage, bis sie die Kunden erreichen. In der heutigen schnelllebigen Welt erwarten Kunden sofortige und aussagekräftige Kommunikation. Eine deutliche Mehrheit (mehr als 75 %) der Kunden bevorzugen digitale Kanäle gegenüber papierbasierter Kommunikation und würden sich für den digitalen Vertrieb entscheiden, wenn sie die Wahl hätten. Einige Unternehmen, insbesondere in der Telekommunikationsbranche in Ländern wie Frankreich, Großbritannien und Spanien, haben bereits auf die vollständige Digitalisierung umgestellt.
Die Ermöglichung digitaler Kanäle stellt Unternehmen jedoch vor Herausforderungen, da sie häufig die Integration in verschiedene Systeme und die Koordinierung verschiedener Teams erfordert. Darüber hinaus sind Dokumente nicht immer digital bereit und müssen überarbeitet werden, um für die digitale Verbreitung geeignet zu sein. Infolgedessen zögern einige Unternehmen möglicherweise, digitale Kanäle einzuführen, und konzentrieren sich möglicherweise auf andere Prioritäten. Leider wird durch diese Zurückhaltung nicht nur die Chance zur Verbesserung des Kundenerlebnisses und der Kundenzufriedenheit verpasst, sondern auch die Flexibilität des Unternehmens eingeschränkt, Geschäfts- und Kundenanforderungen zu erfüllen.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, bieten moderne Customer Communication Management (CCM)-Lösungen wie Quadient Evolve umfassende Pakete, die sowohl den gedruckten als auch den digitalen Vertrieb erleichtern. Diese Lösungen sind digitaltauglich und ermöglichen Unternehmen die nahtlose Verteilung von Dokumenten über verschiedene Kanäle, einschließlich E-Mail und SMS. Geschäftsanwender haben die Flexibilität, für jeden Kunden die am besten geeignete Vertriebsmethode zu wählen, und die CCM-Lösung passt die Ausgabe entsprechend an.
3. Nutzen Sie SaaS, um Betriebskosten zu senken und Innovationen schneller voranzutreiben
Sobald der Bedarf an einer modernen Customer Communications Management (CCM)-Lösung erkannt wird, die Geschäftsanwender unterstützt und die Digitalisierung beschleunigt, ist die nächste kritische Phase die Auswahl der geeigneten Plattform. Da sich die Cloud-SaaS-CCM-Funktionen in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt haben und die Akzeptanz in Unternehmen rasant zunimmt, ist es wahrscheinlich, dass Sie die besten SaaS-CCM-Plattformen prüfen werden, um Ihre Modernisierungsziele voranzutreiben. Dabei stoßen Sie auf die Inspire Evolve-Lösung von Quadient und stellen sich möglicherweise die Frage:
Warum sollte ich Inspire Evolve gegenüber der Konkurrenz in Betracht ziehen?
Nachfolgend finden Sie einige Antworten auf die obige Frage, die Ihnen bei der Ermittlung der idealen SaaS-CCM-Lösung helfen sollen:
• Inspire Evolve beschleunigt die Migration mit KI: Die CCM-Implementierung kann komplex und zeitaufwändig sein. Beispielsweise startete ein Tier-1-Versicherungsunternehmen in EMEA bereits 2016 seinen RFQ-Prozess für eine neue CCM-Plattform. Nachdem die Anbieterauswahl im Jahr 2018 abgeschlossen war, begann der Versicherer mit der Aktualisierung seiner Systeme und war bereit, bis 2019 die Kundenkommunikation zu entwickeln. Es dauerte drei Jahre, 94 % des Dokumentenvolumens auf die Zielplattform zu migrieren, und die Plattformversion ist seit Beginn des Projekts nun sieben Jahre alt. Daher muss der Kunde nun auf die neueste Version aktualisieren und alle seine Skripte testen, um die Kompatibilität sicherzustellen. Inspire Evolve hingegen automatisiert die Migration mit KI-gesteuerter Technologie, die Kommunikationsvorlagen, Inhalte und Logik aus Altsystemen analysiert und extrahiert, um eine Bibliothek optimierter Vorlagen und wiederverwendbarer Komponenten zu erstellen.
• Inspire Evolve bietet nahtlose Upgrades: Die Inspire Evolve-Plattform von Quadient wird alle zwei Monate nahtlos aktualisiert, um unseren Kunden konsistente Innovation und Mehrwert zu bieten, während andere Plattformen nur alle 18 bis 36 Monate aktualisiert werden. Da Upgrades nahtlos erfolgen, sind weder Regressionstests noch Änderungsmanagement erforderlich. Upgrades erfolgen ohne erforderliche IT-Aufsicht oder Systemausfallzeiten, sodass Sie immer die neueste Technologie und die neuesten Funktionen nutzen, um auf dem neuesten Stand der digitalen Kundenerfahrung zu bleiben.
• Inspire Evolve unterstützt Skalierbarkeit: Inspire Evolve ist die einzige Lösung auf dem Markt, die über eine vollständige Suite von Komponenten zur Unterstützung des gesamten Kommunikationslebenszyklus vom Design bis zur Produktion verfügt. Mit der modularen Komponentensuite können Sie die Funktionen entsprechend Ihren individuellen Leistungs- und Omnichannel-Anforderungen skalieren, einschließlich der Unterstützung für die Massenkommunikationsausgabe in großen Mengen sowie für On-Demand- und interaktive Kommunikation.
Vergleichen Sie die Kompatibilität der Cloud SaaS CCM-Plattform
Die Entscheidung für einen SaaS-Anbieter wie Quadient Evolve zur Unterstützung Ihres Kundenkommunikationsmanagements bietet nicht nur eine zukunftssichere Lösung mit kontinuierlichen Upgrades, sondern auch eine Möglichkeit, Ihre kritischen IT-Ressourcen freizugeben, damit sie sich auf andere Unternehmensinitiativen konzentrieren können. Angesichts der Tatsache, dass SaaS im Vergleich zu anderer Software inzwischen ein Niveau der Gleichberechtigung oder sogar Überlegenheit erreicht hat, empfehlen wir Ihnen, Inspire Evolve als wettbewerbsfähige SaaS-Wahl in Betracht zu ziehen.
Um Ihnen bei der Auswahl zu helfen eine für Ihr Unternehmen geeignete SaaS-CCM-Plattform zu finden, hat Quadient eine SaaS-CCM-Kompatibilitätscheckliste entwickelt.
Wechsel Sie zukunftssicher vom Legacy- zum Cloud-SaaS-CCM:
