E-Rechnungen erfolgreichen einführen und umsetzen
Durch elektronische Rechnungen sollen bürokratische Hürden abgebaut und unternehmensinterne Abläufe vereinfacht werden. Allerdings nutzen einer Studie des Bitkom zufolge derzeit nur 45 Prozent der Unternehmen E-Rechnungen nach Standards wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Obwohl sich digitale Rechnungen immer mehr durchsetzen, greifen viele noch auf unstrukturierte PDF-Rechnungen zurück, sodass sie nicht alle Liquiditäts- und Kostenvorteile ausschöpfen können. Da sich diese Rechnungen nicht medienbruchfrei verarbeiten lassen, kann auch nicht der gesamte Bestell- und Beschaffungsprozess vereinfacht bzw. beschleunigt werden. Die Einführung elektronischer Rechnungsformate lohnt sich – allerdings sollte man die Stolperfallen kennen, damit Implementierung und Umsetzung so reibungslos wie möglich vonstattengehen.
Die Gründe für XRechnung und Co.
Papierbasierte Rechnungsprozesse sind ressourcenintensiv, kostspielig und fehleranfällig. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung und Rechnungseingangsverarbeitung sorgt für eine effektive Optimierung dieser Prozesse. Dank der elektronischen Archivierung von Rechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann nochmals wertvolle Zeit gespart werden. Die zunehmende Adaption dezentraler Arbeitsmodelle erfordert außerdem einen ortsunabhängigen, sicheren Zugriff auf alle Rechnungsdaten, die Einsicht des aktuellen Bearbeitungsstands sowie die Möglichkeit, die Daten mobil zu überprüfen und ein Zahlungsavis zu veranlassen. All dies kann das E-Invoicing leisten. Darüber hinaus erleichtern strukturierte Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung den Rechnungsaustausch zwischen den beteiligten Organisationen. So ist der Rechnungsempfänger in der Lage, die Daten mittels einer Finanzbuchhaltungssoftware auszulesen und in das Buchungssystem zu übertragen. Auf diese Weise werden manuelle, fehleranfällige Prozesse vermieden und Zeit gespart. Meist ist die Rechnungserstellung außerdem mit Warenwirtschaftssystemen oder anderen digital arbeitenden Systemen verknüpft, sodass gewährleistet werden kann, dass Daten schneller für Unternehmensprozesse zur Verfügung stehen und weiterverarbeitet werden können.
Da die E-Rechnung personenbezogene Daten enthält, sind auch Aspekte der Datensicherheit und des Datenschutzes relevant. Hier greift die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die angemessene technische und organisatorische Maßnahmen verlangt, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu schützen und datenschutzkonform zu agieren. XRechnungen dürfen zwar, ebenso wie andere E-Rechnungsformate, via E-Mail versendet werden. Da PDF- und XML-Dateien jedoch auf dem Transportweg manipuliert werden könnten, empfehlen sich DE-Mail und PEPPOL: DE-Mails bieten sowohl Standard-Transportverschlüsselung als auch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das von der EU entwickelte PEPPOL-Netzwerk sorgt ebenfalls für eine sichere, verschlüsselte Übertragung der Dokumente.
Irrtümer und Mythen
Wenn die Vorteile der E-Rechnung auf der Hand liegen, wie kommt es dann, dass nur knapp jedes zweite Unternehmen diese bereits implementiert hat? Einer der kursierenden Mythen besagt, dass sich die E-Rechnung erst dann durchsetzen lässt, wenn der „richtige“ Standard gefunden ist. Doch was, wenn es „den einen“ Standard gar nicht gibt? Die zahlreichen Standards für den Austausch elektronischer Rechnungen haben branchenspezifische und produktspezifische Hintergründe und sind teilweise auch auf Basis von Wertschöpfungsketten entstanden. So existieren sowohl Übertragungs- und Datenformat-Standards als auch Standards auf Geschäftsprozessebene: Während der Transport einer Rechnung über E-Mail, Webportale oder EDI erfolgt, gibt es Datenstandards in zahlreichen Ausprägungen. Darüber hinaus laufen die Verarbeitungsprozesse beim Rechnungseingang und -ausgang bei den unterschiedlichen Unternehmen nicht identisch ab. Es ist nicht absehbar, dass sich ein einzelner Rechnungsstandard in naher Zukunft durchsetzen wird. Daher ist die wichtigste Voraussetzung für eine breite Akzeptanz der E-Rechnung vielmehr die Interoperabilität der verschiedenen existierenden Standards.
Ebenso wenig wie „den einen“ Standard wird es „die eine“ Lösung geben. Denn die Komplexität, die aus den individuellen Softwarelandschaften und den verschiedenen Übertragungswegen resultiert, kann mit einer Standardlösung für alle Unternehmen nicht abgebildet werden. Das wird nicht zuletzt auch im Hinblick auf die Faktoren deutlich, die für Kunden bei der Auswahl der passenden Lösung im Fokus stehen: Anbindung an die eigene IT-Umgebung, flexible Zustellungsarten, Schnittstellen für Standard-Software, Formatumwandlung, Support von Freigabeprozessen und Erstellung von Prüfprotokollen.
Tipps für die Einführung
Ein E-Invoicing-Projekt beginnt mit einer Analyse des Ist-Zustandes, um mögliche Prozessanpassungen vorbereiten und die Organisation auf den elektronischen Rechnungsempfang vorzubereiten. Voraussetzung für die E-Rechnung ist ein elektronischer Rechnungseingang, die Möglichkeit der elektronischen Archivierung sowie die elektronische Verarbeitung aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Basierend auf dieser Überprüfung der
E-Rechnungsfähigkeit können dann die geeigneten Werkzeuge ausgewählt und implementiert werden. Dabei sollten sich Unternehmen folgende Fragen stellen: Gibt es einen zentralen Rechnungseingangsweg, ein frühes Scannen der eingehenden Dokumente sowie ein automatisiertes Auslesen derselben? Existiert bereits eine elektronische Weiterverarbeitung der E-Rechnungen durch einen bestehenden Workflow? Und gibt es ein elektronisches Archiv für die Ablage der Dokumente? Die Antworten ermöglichen dann die Identifizierung potenzieller Lösungsmodule und erste Anpassungen der Geschäftsprozesse, sodass bereits erste Einsparpotenziale erzielt werden können.
Noch vor der Einführung der E-Invoice-Lösung der Wahl sollten auch die internen Gegebenheiten im Hinblick auf den Einkauf und das Rechnungswesen beleuchtet werden. Im Zentrum stehen hierbei die Analyse des Rechnungsvolumens, der Lieferantenstruktur, der Beschaffungsvorgänge und der Akzeptanz der elektronischen Rechnungsverarbeitung von Seiten der Lieferanten.
Beim Roll-out gilt es dann, die Mitarbeiter zur Nutzung der Lösung zu gewinnen und auch die Lieferanten aktiv davon zu überzeugen, elektronische Rechnungsdaten zu senden. Die Akzeptanz lässt sich durch eine bewusste Auswahl und gute Konzeption der Lösung, eine transparente Kommunikation im Umstellungsprozess und die Einbindung der unterschiedlichen Teams steigern.
Die detaillierte Planung und Vorbereitung, eine strukturierte Herangehensweise und der richtige Lösungsanbieter an Ihrer Seite sind Kriterien, die für den Erfolg eines E-Invoicing-Projektes entscheidend sind. Quadient unterstützt Sie bereits vor der Implementierung der E-Rechnung: Mit dem Webinar XRechnung vs. ZUGFeRD vs. EDI – E-Rechnungsformate im Vergleich sorgen wir für Orientierung im Formate-Dschungel und geben Ihnen wichtige Entscheidungshilfen an die Hand. Denn der richtige Zeitpunkt für Veränderung ist jetzt!