Immobilienverwaltung verkürzt deutlich den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung dank Quadient
Sein Team aus qualifizierten Immobilienverwaltern des Institute of Residential Property Management (IRPM) führt regelmäßige Immobilieninspektionen durch und baut enge Arbeitsbeziehungen mit Bewohnern und Auftragnehmern auf.
Unterstützt warden die Verwalter durch ein Büroteam für administrative Tätigkeiten.
Die Herausforderung: Effiziente Verwaltung umfangreicher Kommunikation mit den Bewohnern
Im Rahmen seines Nebenkostenmanagements versendet das Unternehmen jährlich über 15.000 Sendungen, darunter Rechnungen, Briefe und andere Dokumente, an die Bewohner. Während das ganze Jahr über ein stetiger Strom von Postsendungen das Büro verlässt, gibt es Spitzenzeiten, insbesondere im September, wenn Rechnungen und Jahresbudgetpakete verschickt werden, und im März/April zur Jahreshälfte.
In diesen Spitzenzeiten kann es passieren, dass die Verwaltungsmitarbeiter zwei Wochen lang ausschließlich mit der Produktion und dem Versand der Sendungen beschäftigt sind – also mit dem Drucken, Sortieren, Kuvertieren, Frankieren und Einreichen von Sendungen bei der Post.
Die Postsendungen sind auf die Bewohner zugeschnitten und enthalten jeweils einen Brief, ein oder mehrere für den Empfänger spezifische Dokumente und ein weiteres Standarddokument.
„Die hervorragende Qualität und Aktualität der Dienstleistungen, die wir unseren Bewohnern bieten, hat für uns oberste Priorität“, sagt der Finanzdirektor des Kunden. „Unsere Mailings müssen professionell, hundertprozentig korrekt und pünktlich versendet werden.
Der Prozess: Anpassung und Schulung
Das Unternehmen gab Quadient einen Überblick darüber, was es durch die Einführung der Technologie in den bestehenden manuellen Prozess erreichen wollte, und stellte Beispieldokumente zur Verfügung.
Nachdem eine Lösung gefunden wurde, führte Quadient die Mitarbeiter des Unternehmens durch das System.
Die Lösung: Quadient Impress Distribute
Quadient Impress Distribute ist eine cloudbasierte, Lösung zur Dokumentenübermittlung über mehrere Kanäle, die die Er- und Bereitstellung von Kommunikation verwaltet. Die Dokumente werden einfach in die Anwendung hochgeladen, damit die zertifizierte Postproduktionsanlage von Quadient sie drucken, sortieren, kuvertieren, frankieren und dem Postsystem zuführen kann. Digitale Zustellkanäle werden ebenfalls unterstützt, so dass Dokumente alternativ auch per nachverfolgbarer E-Mail versendet werden können.
„Der Prozess ist sehr gut zu kontrollieren", sagt der Kunde, „anhand des eindeutigen Bewohnercodes wird sichergestellt, dass die richtigen Dokumente jedes Mal an die richtige Person gehen."
Das Ergebnis: Zeitsparende und stets korrekte Sendungen von überall aus
Der Umstieg von einem personenbasierten auf einen technologiegestützten Prozess hat dem Unternehmen geholfen, viel Zeit zu sparen, die zuvor für die Verwaltung ausgehender Kommunikation aufgewendet wurde.
„Für uns geht es darum, die Fähigkeiten optimal einzusetzen, um unsere Serviceziele zu erreichen“, erklärt der Kunde. „Jetzt können sich unsere Experten ganz auf die Betreuung unserer Kunden konzentrieren und dafür sorgen, dass sie mit unseren hochwertigen Mailings auch künftig gut informiert sind, während sich die Produktionsstätte um den Druck und den Versand kümmert – und darin liegt ihre Stärke.“
Das Unternehmen hat die Gewissheit, dass die Sendungen korrekt sind, da sich anhand der Bewohnercodes feststellen lässt, welches Dokument in welche Sendung gehört. Die Mitarbeiter können darüber hinaus den aktuellen Status einer Sendung anhand eines eindeutigen, digitalen Audit-Protokolls nachverfolgen.
Im Jahr 2020, als landesweit in den Büros Heimarbeit eingeführt werden musste, bot die Lösung die Möglichkeit, den Betrieb aufrechtzuerhalten, da die Sendungen des Unternehmens erstellt und versandt werden konnten, ohne dass die Mitarbeiter im Büro sein mussten.
"Es ist beruhigend zu wissen, dass wir dank flexibler Arbeitsweisen auch unter schwierigen Bedingungen weiterarbeiten können", fügt der Kunde hinzu, "so können wir auch diesen wichtigen Aspekt unseres Geschäfts absichern."
