Für die Erstellung einer E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung müssen Lieferanten ein Datenformat verwenden, das den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungserstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des Bundes entspricht.

Als nationale Möglichkeit der Spezifizierung der Norm des europäischen Komitees für Normung (CEN) wurde für Deutschland der Rechnungsdatenaustausch-Standard XRechnung entwickelt. Darüber hinaus kann jedes andere Rechnungsformat verwendet werden, das den Anforderungen entspricht. Hier sind derzeit insbesondere das ZUGFeRD-Format und das EDI-Format zu nennen, welche im Business to Business Bereich gerne genutzt werden.  

Allerdings könnten künftig noch weitere Datenformate konform zur XRechnung sein. Auch vor dem Hintergrund, dass bislang weder die EU-Norm noch XRechnung branchenspezifische- und länderspezifische Erweiterungsanforderungen berücksichtigen, gilt XRechnung in Deutschland vorerst als Mindeststandard.   

Bei der E-Rechnung handelt es sich immer um einen nach genauen Vorgaben strukturierten Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Strukturierte Daten haben den Vorteil, dass diese Informationen auf Sender- und Empfängerseite „verstanden“ werden können. XRechnung und ZUGFeRD setzen dabei auf die Auszeichnungssprache XML.  

Auch hieraus ergeben sich Vorteile: So lassen sich XML-Dokumente auf Wohlgeformtheit (keine syntaktischen Fehler) und Validität (alle notwendigen Inhaltselemente) überprüfen. 

Sie stehen noch ganz am Anfang beim Thema eRechnung und möchten wissen, wie sie die ersten Schritte machen? Die Quadient Experten erklären im Webinar „Datensatz vs. Papier – Vorbereitung auf eine moderne Rechnungsstellung“ wie es geht:

XRechnung-Format

Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert. Dies bedeutet, dass die Inhalte der Rechnung automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden können.

ZUGFeRD-Format

Bei ZUGFeRD handelt es ich um ein branchenübergreifendes Datenformat, das sowohl Daten im XML-Format als auch ein Ansichts-PDF beinhaltet. Daher spricht man bei der ZUGFeRD-Rechnung von einem hybriden Rechnungsformat. Das PDF enthält die Rechnungsinformationen in unstrukturierter Form. Doch da das XML diese Informationen in strukturierter Form aufweist, ist eine automatische, elektronische Weiterverarbeitung dennoch möglich. Die Einsatzgebiete sind vielfältig: ZUGFeRD wird sowohl im B2B- als auch im B2G- und im B2C-Bereich verwendet. Den Vorgaben der EN 16931 folgend, wurde 2019 in Zusammenarbeit mit Frankreich und dem dortigen Standard Factur-X die zweite Version von ZUGFeRD, ZUGFeRD 2.0, veröffentlicht. 

EDI-Format

Bei EDI (Electronic Data Intercharge Format) handelt es sich um ein standardisiertes Format für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Dies bedeutet, dass die Daten auf Sender- und Empfängerseite gleich interpretiert werden und sich daher unmittelbar weiterverarbeiten lassen. Rechnungen im EDI-Format liegen immer in strukturierter Form vor. Für den Einsatz von EDI bedarf es jedoch einer EDI-Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern. So muss beispielsweise sichergestellt sein, dass die weitere Verarbeitung der Rechnung elektronisch erfolgt. 

Im Koalitionsvertrag der Regierung festgeschrieben ist ein elektronisches Meldesystem, das der Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen dienen und „schnellstmöglich“ eingeführt werden soll. Nicht zuletzt auch, um die Schnittstelle zwischen der Verwaltung und den Unternehmen zu modernisieren und zu entbürokratisieren. So könnten beispielsweise die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen reduziert werden oder ganz entfallen, wenn, wie beispielsweise in Italien, die Rechnungen vom Staat als Dienstleistung für die Unternehmen archiviert werden.  

Während sich die Situation in Italien durch die Einführung einer umfassenden eRechnungspflicht massiv gewandelt hat, ist die Situation in Deutschland noch etwas differenzierter zu sehen. Erhebungen des Bitkom zufolge nutzen 26 Prozent der Unternehmen in Deutschland XRechnung, 45 Prozent ZUGFeRD und 57 Prozent EDI. Die meisten Rechnungen werden jedoch immer noch in PDF oder Papierform versendet  

Ein Grund dafür dürfte auch sein, dass in Deutschland (noch) ein Flickenteppich an technischen und administrativen Lösungen und Vorschriften existiert, der die Wirtschaft und die Verwaltung in Ländern und Kommunen gleichermaßen verunsichert. Behörden und Kommunen wünschen sich längst mehr Einheitlichkeit und weniger Komplexität unter den Bundesländern. Das Beispiel Italien zeigt hier, dass die E-Rechnung als echter Treiber für die Digitalisierung fungieren kann, wenn Einheitlichkeit besteht.  

Auch das Thema Formate wird künftig eine wichtige Rolle spielen, da Organisationen, die international Geschäfte machen, Schwierigkeiten haben könnte unterschiedliche Formate aus diversen europäischen Ländern verarbeiten zu müssen. Zwar erfüllt die XRechnung Anforderungen der EU-Richtlinie, ist aber nicht das einzige Format. So gibt es bei unseren europäischen Nachbarn bereits etablierte E-Rechnungs-Standards, wie die FatturaPA in Italien, Factur-X in Frankreich und FacturaE in Spanien. 

Um diese Herausforderungen zu meistern ist ein Interoperabilitätsansatz gefragt, der Unternehmen erlaubt mit vielen unterschiedlichen eRechnungsformaten ohne großen Aufwand oder Ressourcenbelastung umzugehen. Aus diesem Grund gibt es spezialisierte Anbieter im Markt, die durch eRechnungsplattformen und Netzwerke genau diese Interoperabilität bieten. Sie möchten gerne mehr zum Thema Interoperabilität bei eRechnungsformaten wissen?