E-Rechnung
Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist ein digitales Dokument, das im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung erstellt und versendet wird. Im Gegensatz zu sonstigen Rechnungen (Papier oder PDF) zeichnet sie sich durch ein strukturiertes Format aus, das eine medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht. Gemäß der CEN-Norm EN 16931 müssen elektronische Rechnungen maschinenlesbare Daten in standardisierten Formaten wie XML oder UBL enthalten, wodurch eine automatische Verarbeitung in Buchhaltungssystemen möglich wird. Diese Norm legt auch fest, dass E-Rechnungen die gleichen Pflichtangaben aufweisen müssen wie herkömmliche Papierrechnungen, einschließlich Informationen zu steuerfreien Leistungen oder Rechnungen an Endverbraucher. Die elektronische Verarbeitung reduziert manuelle Eingriffe und minimiert das Risiko fehlerhafter Rechnungen, da die erforderlichen Angaben systematisch geprüft werden können.
Der Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung liegt vor allem in ihrer technischen Umsetzung und Verarbeitbarkeit. Papierrechnungen erfordern physische Bearbeitungsschritte wie Scannen oder manuelle Dateneingabe, was Medienbrüche verursacht und die Fehleranfälligkeit erhöht. PDF-Rechnungen, obwohl digital, gelten seit 2025 in Deutschland nicht mehr als E-Rechnungen, da sie meist unstrukturierte Dokumente ohne maschinenlesbare Daten darstellen. Selbst wenn sie per E-Mail versendet werden, erfordern sie häufig manuelle Nachbearbeitung, etwa bei der Zuordnung zu gebuchten Rechnungen oder der Überprüfung der inhaltlichen Richtigkeit.
Echte elektronische Rechnungen im strukturierten Format hingegen ermöglichen eine vollautomatische Verarbeitung in Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystemen – von der Erstellung über die Prüfung der gezahlten Rechnungen bis zur Archivierung. Dies gilt besonders im internationalen Handel, wo standardisierte Formate Prozesse vereinheitlichen.
Hybride Rechnungen kombinieren Elemente beider Welten, indem sie strukturierte Daten mit einem PDF-Anhang versehen, was insbesondere bei den Rechnungen an kleinere Unternehmen praktisch sein kann. Dennoch setzt sich die rein elektronische Rechnungsstellung zunehmend durch, da sie Kosteneinsparungen bietet und in Deutschland inzwischen gesetzlich vorgeschrieben ist. Trotz der Vorteile existieren weiterhin Papierrechnungen, besonders in Branchen mit geringer Digitalisierungsrate oder bei Kleinunternehmen. Die Verpflichtung zur Ausstellung richtiger Rechnungen bleibt dabei unabhängig vom Format bestehen – ob elektronisch oder papierbasiert müssen alle Dokumente die gleichen Pflichtangaben enthalten. Bei der Vielzahl Rechnungen im Geschäftsverkehr empfiehlt sich allerdings eine Beratung im Einzelfall, um spezielle Anforderungen etwa bei steuerfreien Leistungen oder komplexen Lieferketten zu berücksichtigen.
Die E-Rechnung etabliert sich ab 2025 in Deutschland als zentraler Treiber für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Durch die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich werden inländische Unternehmen gezwungen, ihre Abläufe grundlegend zu modernisieren. Im Kern geht es darum, medienbruchfreie Verarbeitung zu ermöglichen – also den durchgängigen Datenaustausch ohne manuelle Zwischenschritte. Die gesetzliche Vorgabe, Rechnungen im strukturierten Format nach CEN-Norm EN 16931 zu erstellen, sorgt dafür, dass Maschinen Daten automatisch erfassen und verarbeiten können. Dies reduziert nicht nur fehlerhafte Rechnungen, sondern beschleunigt auch die Bearbeitung von gezahlten Rechnungen erheblich.
Im Vergleich zu weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierten PDF-Dokumenten ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung eine nahtlose Verarbeitung in Warenwirtschafts- und Buchhaltungssytemen. Die automatische Verarbeitung senkt dabei die Fehlerquote bei gebuchten Rechnungen deutlich, da alle erforderlichen Angaben systematisch validiert werden. Für den internationalen Handel erweist sich die Standardisierung als Vorteil: Einheitliche Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD vereinfachen grenzüberschreitende Transaktionen. Gleichzeitig bleibt die inhaltliche Richtigkeit entscheidend – ob steuerfreie Leistungen korrekt ausgewiesen oder gleichen Pflichtangaben wie bei Papierdokumenten eingehalten werden.
Unternehmen, die bereits auf elektronische Verarbeitung setzen, berichten von Kosteneinsparungen bis zu 60 %, da Prozesse von der Erstellung bis zur Archivierung optimiert werden. Trotz der Vorteile gestaltet sich die praktikable Umsetzung für viele KMU herausfordernd. Bis 2027 gelten zwar Übergangsfristen für die Ausstellung, doch der Empfang elektronischer Rechnungen ist ab Januar 2025 verpflichtend. (E-Rechnungspflicht)
Essenziell ist dabei die Investition in kompatible Softwarelösungen, die sowohl die Erstellung im gleichen Format als auch die revisionssichere Archivierung sicherstellen. Auch sollten sich Unternehmen direkt Gedanken über den Übertragungsweg der E-Rechnung machen. Während ein Versand per E-Mail zwar rechtskonform ist, gibt es andere Wege, welche die Digitalisierung der Geschäftsprozesse und die Beziehung zu Lieferanten und Kunden besser unterstützen. Eine Beratung im Einzelfall hilft, spezielle Anforderungen – etwa bei Vielzahl Rechnungen oder komplexen Lieferketten – zu meistern. Letztlich fungiert die E-Rechnung nicht nur als Compliance-Instrument, sondern als Katalysator für umfassende Digitalisierungsstrategien. Sie zwingt Unternehmen, veraltete Prozesse abzulösen, und schafft so die Grundlage für agile, datengetriebene Geschäftsmodelle.
Wenn Sie gerade damit beginnen sich mit dem Thema E-Rechnungsstellung auseinanderzusetzen, sollten Sie folgende Schritte befolgen:
1. Ziele des E-Rechnungsversandes festlegen
Definieren Sie Ihre Strategie für den E-Rechnungsversand. Was wollen Sie damit erreichen? In der Regel gibt es zwei Gründe den die E-Rechnungsstellungen bedingen: Kunden- und gesetzliche Anforderungen. Eine Analyse Ihrer Kundengruppen fördert deren Anforderungen zu Tage, denn es gibt viele unterschiedliche E-Rechnungsformate. Während große Konzerne in Deutschland zum Beispiel häufig EDI nutzen, fokussieren sich mittelständische Unternehmen auf ZUGFeRD. Kleinunternehmer erhalten Ihre Rechnungen eventuell gerne per Email im PDF Format oder als Brief. Ein Sonderfall ist die öffentliche Hand. Hier wird in vielen Fällen (zum Beispiel auf Bundes- und teilweise auch Länderebene) XRechnung erwartet und ist sogar gesetzlich festgeschrieben.
2. Betrachtung Ihrer IT-Infrastruktur
Welche Programme nutzen Sie aktuell für die Rechnungserstellung? Welche Art von Buchhaltungssoftware haben Sie bzw. welches ERP? Sie sollten herausfinden, welche E-Rechnungformate Ihre bestehende Software unterstützt und wo eventuell Lücken bestehen.
3. Kanal für den Versand digitaler Rechnungen
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten E-Rechnungen zu übertragen. Hier ist festzustellen, welche Arten von Schnittstellen benötigt werden. Möchten Sie E-Rechnungen an den Bund versenden, so müssen Sie sich an die festgelegten Vorgaben zum Empfang halten.
4. Inhalte der E-Rechnung
Beschäftigen Sie sich mit Ihrer Rechnungsstellung. Welche Informationen müssen zwingend enthalten sein? Was sind „Kann-Felder“? Auch hier sind sowohl Ihre eigenen Anforderungen wichtig als auch die Ihrer Kunden.
5. Konzeptentwicklung und Implementierungsplan
Die vorangegangene Analyse dient als Basis für die Entwicklung eines Konzepts und eines Implementierungsplan, der auch Ihre Kunden mit einbezieht und ihnen die Möglichkeiten der Digitalisierung aufzeigt. Sollten dafür keine hauseigenen Experten und Ressourcen (vor allem im Bereich der IT) bereitstehen, empfiehlt es sich mit einem externen Experten zusammenzuarbeiten, der die unterschiedlichen Formate kennt, Ihnen bei der Analyse helfen kann und dann entsprechende Software implementiert um den E-Rechnungsaustausch mit Ihren Kunden zu ermöglichen.
Sie möchten gerne mehr zum Thema digitaler Rechnungsversand erfahren? Schauen Sie sich eines unserer Expertenwebinare an:
Der Umstieg von Papier und PDF auf E-Rechnungen bietet großes Potential um den Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess zu optimieren. Hier finden Sie Tipps, um auf E-Rechnungsempfang umzustellen:
1. Zielsetzung und Erfolgsmessung bei der E-Rechnung definieren
Daten sind der Treibstoff aller Geschäftsprozesse. Die E-Rechnung kann einen signifikanten Einfluss auf Ihren Rechnungseingang und den Purchase-to-Pay-Prozess haben. Erforderlich ist jedoch, dass eine Betrachtung des aktuellen Prozesses erfolgt. Was versprechen Sie sich von der Einführung der E-Rechnung? Weniger manuelle Arbeit für Ihre Mitarbeiter? Steigerung der Datenqualität? Erhöhung der Prozesseffizienz? Machen Sie sich Ihrer Ziele bewusst und wie Sie diese messen.
2. Bestehende IT-Systeme in Bezug auf E-Rechnungen unter die Lupe nehmen
Beschäftigen Sie sich mit Ihren Systemen, in denen Sie Eingangsrechnungen verarbeiten. Werden E-Rechnungsformate unterstützt? Wenn ja, welche? Auch sollten Sie sich mit dem Datenimport beschäftigen.
3. Festlegung des E-Rechnungsdatensatzes und der erforderlichen Felder
Da Sie die Rechnungen automatisiert in Ihrem ERP oder Ihrem Buchhaltungssystem verarbeiten möchten ist es wichtig, den kompatiblen Datensatz zu definieren und welche Felder unbedingt erforderlich sind, damit eine Rechnung ins System darf. Von Vorteil ist es, wenn Rechnungen Ihrer Lieferanten, die den Anforderungen nicht entsprechen, blockiert werden, bevor sie in Ihr ERP gelangen.
4. Erstellung von Beschaffungsvorgaben und Kommunikation an Lieferanten
Es ist sinnvoll eine offizielle Beschaffungsvorgabe zu definieren und an Ihre Lieferanten zu kommunizieren. Diese sollte nicht nur Ihre Anforderungen zum E-Rechnungsempfang (Format und Kanal) enthalten, sondern auch Übergangsfristen und Alternativen bieten, die Ihren Lieferanten vor allem in der Übergangszeit entgegenkommen.
5. Implementierung der E-Rechnung
Zu guter Letzt bleibt nur noch die Umsetzung des Konzeptes. Auch hier kann Expertenhilfe wichtig sein, nicht nur bei der Analyse, sondern auch bei der Implementierung einer geeigneten Software für den E-Rechnungseingang.
E-Rechnungsempfänger öffentliche Hand
In seiner Rolle als E-Rechnungsempfänger macht der deutsche Staat bereits Vorgaben zum Thema E-Rechnung. Das Format der Wahl für die Rechnungsstellung ist die XRechnung, zumindest auf Bundesebene. Jedoch wurde die Umsetzung noch nicht konsequent auf allen Ebenen durchgeführt. Während einige Bundesländer wie Bremen, das Saarland, Baden-Württemberg und Hamburg auf die E-Rechnung setzen, hinken andere noch hinterher. Auch gibt es lokale Unterschiede, die zu berücksichtigen sind.
Meldesystem als Katalysator für die E-Rechnung
Es ist jedoch absehbar, dass die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland flächendeckend eingeführt und somit für alle Rechnungssteller zur Pflicht wird – auch im Business-to-Business- Geschäft. Denn die derzeitige Bundesregierung hat im aktuellen Koalitionsvertrag die Einführung eines einheitlichen, bundesweiten Meldesystems für Rechnungen festgelegt – ein Katalysator für die E-Rechnung. Papierrechnungen inklusive aller damit einhergehenden Prozesse könnte es damit schon bald nicht mehr geben, wie sich in anderen Staaten der Europäischen Union bereits gezeigt hat.
Für Deutschland ist die Einführung der E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung bereits ein wichtiger Schritt hin zum Ausbau des E-Governments. Und auch private Unternehmen dürften die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung schnell erkennen: Denn sie ermöglicht es ihnen, Geschäftsprozesse weiterzuentwickeln, Kosten zu senken, Mitarbeiter zu entlasten und die Datenqualität für die Entscheidungsfindung zu steigern.
Quadient bietet seit vielen Jahren Anbieter einer Lösung für den Austausch von E-Rechnungen zwischen Geschäftspartnern (sowohl B2B als auch bei der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern) und ist seit 2013 Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR). Unsere hauseignen Experten für den digitalen Rechnungsaustausch haben bereits hunderten Kunden im Mittelstand geholfen Ihren Rechnungsversand zu digitalisieren.
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