Versinken Sie im Papierchaos? Behalten Sie die Kontrolle – mit intelligenter Dokumentenautomatisierung.
Viele kleine und mittelständische Unternehmen setzen nach wie vor ausschließlich auf Kommunikation in Papierform. Sicherlich bevorzugen sowohl viele Unternehmen als auch Kunden diesen bewährten Kanal, jedoch weist eine auf Papier ausgerichtete Kommunikationsstrategie auch gewisse Nachteile auf. Wussten Sie, dass Sie Ihr Unternehmen unter Umständen in eine schlechtere Wettbewerbsposition bringen, indem Sie die ausgehende Kundenkommunikation auf einen einzigen Kanal beschränken? Und wenngleich die Verwendung von Druckmedien zur Kommunikation ihre Vorteile hat, gibt es zusätzliche Finanzaufwendungen und Opportunitätskosten, die Sie womöglich übersehen.
Manuelle Dokumentenprozesse nehmen zu viel Zeit und Geld in Anspruch
Zahlreiche Studien, u. a. von Gartner und IDC verdeutlichen, wie zeitaufwendig und ineffizient manuelle Papierprozesse sein können. Laut IDC verbringen Mitarbeiter zwischen 5 und 6 Stunden pro Woche allein damit, nach Dokumenten zu suchen. Das sind ganze 15 % der gesamten wöchentlichen Arbeitszeit, die ein Mitarbeiter mit der Suche nach Papierdokumenten verschwendet. Diese 15 % könnten für produktivere und höherwertige Aufgaben eingesetzt werden.
Um das Ganze in finanziellen Zahlen auszudrücken: Mitarbeiter verbringen etwa 150 Stunden pro Jahr damit, nach Akten in Schränken zu suchen. Bei einem Stundenlohn von 30 Dollar belaufen sich die Kosten, die allein für die Suche nach Dokumenten verschwendet werden, pro Mitarbeiter auf 4.500 Dollar pro Jahr. Führen Sie sich einmal vor Augen, wie viel Zeit und Geld in Ihrem Unternehmen verschwendet werden. Oder: Um das Ganze aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten, überlegen Sie, wie Sie die Zeit und das Geld besser einsetzen könnten.
Papierbasierte Prozesse sind nicht übertragbar
Papierbasierte Prozesse erfordern, dass Ihr Unternehmen große Mengen an Papier, Umschlägen, Verbrauchsmaterialien und anderen Lagerbeständen einschließlich großer, sperriger und teurer Geräte bereithält. Angesichts der pandemiebedingten Schließungen sahen sich einige Unternehmen dazu gezwungen, ihren Mitarbeitern diverse Materialien, darunter auch Frankiermaschinen, mit nach Hause zu geben, sodass diese ihre Arbeit erledigen konnten und geschäftskritische Dokumente auch weiterhin in Umlauf gebracht werden konnten. Während sich die gegenwärtige Weltlage weiterentwickelt und der Markt sich auf ein hybrides Belegschaftsmodell einstellt, lässt sich nie genau sagen, was als Nächstes zu erwarten ist.
Was passiert, wenn die wichtigsten Mitarbeiter Ihres Unternehmens von zu Hause aus arbeiten müssen? In einer solchen Situation ist es vorteilhafter, die Dokumente digital zu versenden, als einen Mitarbeiter für einen Druckauftrag ins Büro zu schicken. Ein Laptop mit intuitiver Automatisierungssoftware und Zugang zu digitalen Bereitstellungskanälen kann problemlos überallhin mitgenommen werden. Auf diese Weise sind Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort stets gleichermaßen produktiv.
Papierprozesse sind oft unübersichtlich und lassen sich schwieriger nachverfolgen
Bei papierbasierten Prozessen haben Sie archivierte Dokumente nicht gleich zur Hand. Einer Studie von Gartner zufolge braucht ein Mitarbeiter durchschnittlich 18 Minuten für das Auffinden einer Papierakte bzw. bis zu 120 Minuten, wenn die Akte falsch abgelegt wurde.
Darüber hinaus haben Ihre Kunden bei einer digitalen Zustellung – z. B. über ein sicheres Dokumentenportal – die Option, auf Self-Service-Angebote zurückzugreifen, und können Antworten auf häufig gestellte Fragen finden. Dadurch verringert sich die Zahl der Kundendienstanrufe.
Übernehmen Sie mit intelligenter Dokumentenautomatisierung die Kontrolle über Ihre Papierprozesse
Das bedeutet nicht, dass Sie alle Ihre bestehenden Prozesse abschaffen müssen. Durch die Automatisierung der Dokumentenvorbereitung und -erstellung können Sie auch weiterhin die Vorteile von papierbasierten Lösungen nutzen. Gleichzeitig bieten Sie Ihrem Unternehmen eine Lösung, die eine bessere Nachverfolgung, Transparenz und Dokumentenintegrität ermöglicht.
Digitalisierte Prozesse beseitigen viele der mit Papier verbundenen Probleme und steigern die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens. Unternehmen, die auf automatisierte Dokumentenprozesse setzen, steigern die Produktivität ihrer Mitarbeiter um mehr als 50 % und sparen unzählige Stunden an Arbeitszeit ein.
Zudem lässt sich durch das Hinzufügen digitaler Bereitstellungskanäle die Kundenzufriedenheit steigern, da Kunden ihre bevorzugte Zustellungsmethode selbst bestimmen können, während der Lebenszyklus Ihrer Dokumente beschleunigt wird.
Welche Dokumente eignen sich für die Automatisierung?
Quadient Impress ermöglicht eine einfache Optimierung Ihres Dokumenten-Workflows. In unserem neuen E-Book „Top 10 Documents Every SMB Should Automate Now” (Die 10 wichtigsten Dokumente, die jedes KMU jetzt automatisieren sollte) finden Sie eine Reihe von häufig versendeten Kundenmitteilungen, die vermutlich auch Sie gerade versenden. Erfahren Sie mehr über alternative Bereitstellungskanäle, mit denen Sie Geld und Zeit sparen und gleichzeitig das Kundenerlebnis verbessern können. Sobald sie erkennen, wie einfach es ist, die Art und Weise Ihrer Kundenkommunikation zu modernisieren und zu verändern, werden Sie sich folgende Frage stellen: Warum automatisiere ich nicht gleich die gesamte ausgehende Kundenkommunikation?
Quellen: Gartner Group, IDC, Softwareadvice.com
