Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung liegen auf der Hand: So entlastet bereits der digitale Rechnungseingang die Regale und sorgt daher für enorme Platzeinsparungen. Auch die Suche nach Rechnungen und anderen Dokumenten gestaltet sich wesentlich einfacher und weniger zeitintensiv, da die Eingabe eines Schlagwortes beim digitalen Archiv genügt – unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter gerade befindet. Die Digitalisierung sorgt außerdem für Kosteneinsparungen bei Papier und Porto. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist der bessere Schutz vor Datenverlust. Die Daten, die im elektronischen Archiv lagern, sind über ein Back-up bzw. in der Cloud gesichert und auf diese Weise jederzeit auffind- und abrufbar.

Zum Nachteil gereicht das Thema Datensicherheit erst dann, wenn Unternehmen keine Maßnahmen zum Schutz ihrer Systeme und Daten treffen. Werden Rechnungen falsch digitalisiert bzw. werden die vom Finanzamt gestellten Voraussetzungen nicht erfüllt, kann es passieren, dass der Vorsteuerabzug verwehrt wird.

Die digitale Verarbeitung elektronischer Rechnungen bringt neben dem Zeitgewinn noch einen weiteren wesentlichen Vorteil mit sich: Denn indem der gesamte Ablauf der Rechnungsverarbeitung transparent im digitalen Workflow definiert wird, ist jeder einzelne Schritt für alle Beteiligten einsehbar und verständlich, was die Kontrolle im Prozess erhöht.

Dennoch gibt es unter Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten mitunter Vorbehalte – etwa gegenüber neuen Technologien und aus Angst vor Startschwierigkeiten. Doch die Herausforderungen sind noch vielfältiger:

Fehler durch verbleibende manuelle Prozesse

So wird es nicht ausbleiben, dass einige manuelle Vorgänge trotz der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung bestehen bleiben. Werden allerdings Rechnungsdaten händisch in das Buchhaltungssystem übertragen, können Fehler entstehen. Wer dies vermeiden will, setzt auf eine OCR-Software, wie sie beispielsweise Quadient und Traffiqx anbieten. Sie extrahiert Angaben wie Rechnungsnummer und andere Textinhalte automatisch aus digitalen oder gescannten Dokumenten.

Koexistenz mehrerer Formate

Bei der Implementierung digitaler Rechnungsprozesse kommen oftmals verschiedene Dateiformate zum Einsatz, wie PDF, XML oder UBL. Um Medienbrüchen und anderen Problemen vorzubeugen, sollten Sie auf intelligente Buchhaltungssoftware setzen, die in der Lage ist, alle diese Formate zu verarbeiten. Bestenfalls besteht die Möglichkeit, diese Software reibungslos in die bestehenden Systeme zu integrieren.

Gesetzeskonformität und revisionssichere Archivierung

Die gesetzlichen Vorschriften zur digitalen Archivierung von Rechnungen sind in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) verankert. Wer nicht gemäß diesen Grundsätzen handelt, riskiert im schlimmsten Fall eine Steuerklage, da es auch vorkommen kann, dass Jahresabschlüsse nicht anerkannt werden. Wer Sorge hat, dass er nicht mit der aktuellen Gesetzeslage Schritt halten kann, nutzt eine Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung, die durch Software-Updates und -Aktualisierungen stets auf dem aktuellen Stand gehalten wird.

Stichwort Datensicherheit

Beim Thema Datensicherheit greifen die Vorschriften der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Bedeutet: Sie stehen in der Pflicht, ihre Rechnungsdaten vor unbefugtem Zugriff, Manipulation oder Datenverlust zu schützen. Eine geeignete Software-Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung ist DSGVO-konform und bietet außerdem aktuelle Verschlüsselungstechnologien, Datenübertragungssysteme, Speicherfunktionen und Zugriffskontrollen. Denn zu den Pflichten eines Unternehmens zählt auch, die Vertraulichkeit der Inhalte digitaler Rechnungen zu wahren. So dass darauf geachtet werden muss, dass nur berechtigten Personen der Zugriff auf personenbezogene, sensible Daten gewährt werden darf.

Die ideale Lösung für alle gibt es nicht – zu unterschiedlich sind die Voraussetzungen und Anforderungen der einzelnen Unternehmen. Prinzipiell stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um Rechnungen gesetzeskonform zu digitalisieren.

Digitalisieren von Belegen mit Hilfe von Apps

Schnell mit dem Smartphone oder Tablet Rechnungen digitalisieren? Mit Hilfe von Apps zum Scannen oder mit Fotofunktion ist das kein Problem. Allerdings müssen Zeitpunkt, Lesbarkeit, Vollständigkeit, Hard- und Software-Einsatz ersichtlich sein. Wer Belege jedoch nicht nur scannen und damit erfassen möchte, sondern die digitalisierten Belege außerdem auch bearbeiten und optimal für die Buchhaltung vorbereiten möchte, setzt auf Software.

Digitalisieren mit Hilfe von Software

Idealerweise lassen sich Softwarelösungen nahtlos in die bestehenden Systeme eines Unternehmens integrieren und in Kombination mit Buchhaltungssoftware und ERP- bzw. CRM-Systemen nutzen. Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit dieser Lösungen, dass sie mit den Anforderungen und Bedürfnissen einer Organisation mitwachsen.

Welche Dateiformate eignen sich für digitale Belege?

Wer Rechnungen digitalisieren möchte, muss darauf achten, dass diese nach dem Speichern nicht mehr verändert werden können. Dateiformate wie docx, odt oder xlsx eigenen sich daher nicht. Empfehlenswert sind PDF, PNG, JPEG oder TIFF. Diese sollten direkt nach dem Scannen via E-Mail an das Ablagesystem gesendet werden.
 

Alle steuerrelevanten Belege müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und für eventuell Betriebsprüfungen zugänglich bleiben – so ist es im Umsatzsteuergesetz (UstG) verankert. Der Aufbau und die Pflege eines digitalen Rechnungsarchivs erleichtern die rechtssichere Aufbewahrung aller betrieblichen Belege. Allerdings nur dann, wenn die digitalisierten Dokumente als rechtverbindliche Dokumente gelten. Dafür müssen sie die gesetzlichen Anforderungen zur digitalen Aufbewahrung von Rechnungen erfüllen, welche durch die GoBD geregelt sind. Dies beinhaltet unter anderem, dass Rechnungen indexikalisiert werden müssen, um ihre Auffindbarkeit bei einer Betriebsprüfung zu erleichtern. Eine Abrechnungssoftware ermöglicht dies automatisch. Außerdem ist in den GoBD geregelt, dass Rechnungen in Papierform erst dann vernichtet werden dürfen, wenn die digitalen Pendants per Verfahrensdokumentation eingescannt wurden. Bedeutet: Aus jedem eingescannten Dokument muss zwingend hervorgehen, wer diese wann eingescannt hat und welche Hard- und Software zur Digitalisierung genutzt wurde. Darüber hinaus muss die Lesbarkeit und Vollständigkeit des Dokuments garantiert werden. Auch bei der Verfahrensdokumentation kann eine Buchhaltungssoftware unterstützen.

Rechnungen zu digitalisieren ist ein wichtiger Schritt, um die Effizienz der Buchhaltung zu steigern und Ressourcen sowie Materialkosten zu reduzieren. Darüber hinaus ermöglicht die digitale Rechnungslegung die Automatisierung großer Teile des Finanzwesens.