Sie haben die Aufgabe, die bestehenden Templates für die Kundenkommunikation Ihres Unternehmens zu überarbeiten? Dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Blogbeitrag erörtern wir die Herausforderungen bei der Neugestaltung Ihrer Templates und erläutern konkrete Vorgehensweisen zur Vereinfachung des Prozesses.
Womöglich sind Sie aktuell mit dieser Herausforderung konfrontiert, weil Ihr bisheriger Customer Communications Management (CCM)-Provider seine Software abgekündigt hat - oder dies in Kürze tun wird. Oder man versucht Sie auf eine neue CCM-Software zu migrieren, die nicht mit Ihren bestehenden Templates kompatibel ist, weshalb Sie diese von Grund auf neu erstellen müssen. Dieser Prozess ist äußerst kostspielig und zeitaufwändig und wird wahrscheinlich zu einer Beeinträchtigung der betrieblichen Abläufe in Ihrer Kundenkommunikation führen.
Die Auswirkungen einer Neugestaltung von Kommunikations-Templates auf die Geschäftsprozesse
Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihr Unternehmen befindet sich mitten in einem arbeitsintensiven Quartal, alles läuft reibungslos – bis Sie plötzlich aufgefordert werden, all Ihre Kommunikationsvorlagen auf eine neue Softwareplattform zu migrieren. Die vertrauten Oberflächen, die Sie seit Jahren benutzen, verschwinden und werden durch eine verwirrende Benutzeroberfläche ersetzt, die aussieht, als wäre sie von einem Technikfreak entworfen worden.
Der Umstieg auf eine neue Software kann sich manchmal anfühlen wie der Versuch, ein Raumschiff zu fliegen, wenn man bislang mit einem Fahrrad unterwegs war. Beide bringen Sie von A nach B - aber das eine erfordert viel mehr technisches Know-how, um es effektiv zu bedienen. In Ihrem Team wird zwangsläufig eine Wissenslücke entstehen, wenn Sie sich mit der neuen Benutzeroberfläche und den neuen Arbeitsabläufen vertraut machen müssen, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Produktivitätsproblemen erhöht.
Ihre Kommunikationsvorlagen, die früher wie eine gut geölte Maschine liefen, müssen nun neu erstellt werden, um in das neue System integriert zu werden, und es ist anzunehmen, dass der Funktionsumfang Ihrer neuen CCM-Software nicht mit dem Ihrer bisherigen Software übereinstimmen wird. Möglicherweise verfügt es über unterschiedliche Methoden zur Unterstützung von Seriendruckfeldern oder von bestimmten Ausgabeformaten wie PDF, HTML und CSV. Dies bringt Herausforderungen in Bezug auf Qualität und Konsistenz mit sich. Beispielsweise müssen Ihre Mitarbeiter nun zusammengeführte Felder so anpassen, dass sie mit weniger Funktionen arbeiten, als Sie es gewohnt sind, oder sie müssen die Anzahl der Ausgabeformate reduzieren, die Sie zum Senden von Mitteilungen verwenden. Mit jeder Änderung gibt es eine neue Möglichkeit, dass etwas schief geht: ein übersehenes Datenfeld hier, ein defekter Link dort.
Diese Patzer haben einen Dominoeffekt. Ein fehlender Platzhalter oder ein Formatierungsfehler kann dazu führen, dass Ihre Kommunikation unprofessionell wirkt und das Ansehen untergräbt, das sich Ihr Unternehmen mühsam aufgebaut hat. Schlimmer noch: Wenn die Logik hinter Ihren Vorlagen nicht stimmt, kann dies dazu führen, dass die falschen Nachrichten an die falschen Kunden gesendet werden - was zu Verwirrung führt oder sogar die Beziehung zum Kunden beschädigt.
So vereinfachen Sie den Neuerstellungsprozess
Kategorisierung von Templates
Es ist eine aufwändige Vorabarbeit, aber wenn Sie Ihre vorhandenen Templates gründlich analysieren, können Sie unnötige Arbeit vermeiden, indem Sie Vorlagen identifizieren, die nicht angepasst werden müssen. Als ersten Schritt empfehlen wir, Vorlagen nach ihrer Verwendung, Komplexität und Wichtigkeit zu kategorisieren.
- Verwendung: Ermitteln Sie, welche Vorlagen aktiv in Gebrauch sind und welche obsolet geworden sind. Diese müssen möglicherweise erst gar nicht migriert werden. Allein dieser Schritt kann das Volumen der zu migrierenden Templates erheblich reduzieren.
- Komplexität: Eine Analyse der Komplexität ermöglicht es Ihnen, ausreichend Zeit und Ressourcen für die Erstellung aufwändigerer Vorlagen einzuplanen – beispielsweise für Vorlagen mit umfangreichen Tabellen, bedingten oder datengesteuerten Inhalten oder mehrstufigen Genehmigungsprozessen.
- Wichtigkeit: Beginnen Sie mit den wichtigsten Templates und arbeiten Sie sich dann durch die Kommunikation mit geringerer Priorität. So können Sie Migrationen von Templates stapelweise planen, um die Beeinträchtigung von Anwendern und Kunden zu minimieren. Priorisieren Sie z. B. Abrechnungen, die sich direkt auf den Cashflow Ihres Unternehmens auswirken, gegenüber Kundenbefragungen.
Rationalisierung von Inhaltsbausteinen
Eine weitere Strategie zur Vereinfachung der Template-Neuerstellung besteht darin, die Anzahl der Content-Blöcke in Ihren Vorlagen zu reduzieren. Auf diese Weise verringert sich der Aufwand für die Migration der Inhalte. Eine Möglichkeit, um dies zu erreichen, ist die Bereinigung von Templates - ein Prozess, bei dem Sie ähnliche, veraltete oder nicht mehr aktuelle Content-Blöcke identifizieren und diese entweder entfernen oder konsolidieren.
Wenn Ihr Unternehmen viele an Kunden gerichtete Formulare verarbeitet, nutzen Sie wahrscheinlich Inhaltsblöcke zur Verwaltung. Und einige dieser Blöcke sind möglicherweise veraltet. Ist Ihr Unternehmen beispielsweise einmal umgezogen? Dann findet sich womöglich noch ein Content-Block mit Ihrer alten Anschrift. Ähnlich verhält es sich mit Bausteinen, in denen bereits veraltete Produkte, Lieferanten oder Zahlungsmethoden erwähnt werden. Ein weiteres Problem könnte sein, dass Content- Bausteine zwar aktuell sind, aber dieselben Informationen enthalten wie andere, z. B. die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens. Wenn diese Blöcke in verschiedenen Bereichen eines Formulars auftreten, sind Aktualisierungen zeitaufwändig und fehleranfällig.
Wenn Sie diese Bausteine entfernen oder konsolidieren, muss Ihr Unternehmen künftig weniger Inhalte aktualisieren und verwalten. Langfristig kann Ihnen diese Vorgehensweise monatelange Arbeit ersparen, nämlich dann, wenn Sie Bausteine anpassen müssen, um Änderungen an Produkten, dem Branding oder der Firmenadresse vorzunehmen.
Ein Warnhinweis
Diese Vorgehensweise kann zwar zu einem effizienteren und schnelleren Neuerstellungsprozess von Templates beitragen, hat jedoch auch ihre Grenzen. Um ein solches Vorgehen effektiv durchführen zu können, bedarf es oft spezielles Fachwissen und Ressourcen sowie eine umfassende Planung und eine sorgfältige Ressourcenzuweisung. In Stoßzeiten können diese Maßnahmen Ihr Team zusätzlich belasten und den Geschäftsbetrieb zusätzlich beeinträchtigen.
Um den Übergang möglichst reibungslos zu gestalten, sollten Sie daher in Erwägung ziehen, KI-gesteuerte Tools einzusetzen, um die Neuerstellung von Templates zu optimieren und Ihre Mitarbeiter zu entlasten. Mit Hilfe einer solch fortschrittlichen Lösungen lassen sich manuelle Aufwände signifikant reduzieren, wodurch Sie den Prozess beschleunigen und die Qualität Ihrer Ergebnisse deutlich verbessern.
