Die Digitalisierung der Briefkommunikation legt ein rasantes Tempo vor, das nicht jeder mitgehen will oder kann – und vielleicht auch noch gar nicht muss. Viele Faktoren sind von Belang: von Unternehmensidentität, Image und Innovationsanspruch über Branche, Marktposition und Wettbewerbssituation bis hin zur Klientel und ihren Kommunikationsvorlieben. Nicht zu vergessen: das Postvolumen. Jedes Unternehmen ist anders; so auch der individuelle digitale Bedarf. Gleichzeitig steht fest: Elektronische Post bringt viele Vorteile, und langfristig wird kaum jemand dran vorbeikommen. Also ist ein Umsetzungsweg gefragt, der unternehmensspezifischen Situationen Rechnung trägt. Ein Weg, der ebenso sicher wie lohnend gangbar ist und auf dem jeder sein Tempo selbst bestimmen kann.
Wozu überhaupt Digitalisierung?
Gute Gründe für den digitalen Wandel gibt es viele, und sie sind hinlänglich bekannt – auch beim Mittelstand, wie aktuelle Studien zeigen. Laut einer GfK-Umfrage sind 67 % der Unternehmen davon überzeugt, dass digitale Technologien Prozesse effzienter machen und so Kosten sparen. 68 % der Befragten erwarten eine verbesserte Wettbewerbsfähigkeit, und 82 % halten die Digitalisierung sogar für nötig, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Weiterführende Ergebnisse liefert eine groß angelegte Mittelstandsstudie von TNS Infratest. Dieser zufolge werden vor allem etablierte Digitaltechnologien als wichtig und nützlich bewertet. Die genannten Vorteile reichen vom Erschließen neuer Märkte über gezielteres Marketing bis zur Verschlankung der Administration.
Doch wie sieht es konkret bei der Briefdigitalisierung aus? Am deutlichsten wird das mit Blick auf die E-Rechnung, deren Nutzeneffekte belegt sind. Am wichtigsten für Unternehmen ist die Kosteneinsparung, dicht gefolgt von der Prozessbeschleunigung. Das zeigt eine Studie von ibi research, an der sowohl KMU als auch Großunternehmen teilnahmen. Sie ergab zudem, dass mehr als die Hälfte der Befragten mit der E-Rechnung Wünschen bzw. Forderungen der Empfänger nachkommen – und damit Kundenorientierung demonstrieren. Als nützlich werden auch die papierlosen Prozesse bewertet, die eine automatisierte Verarbeitung zulassen, Fehlerquellen minimieren und die Ökobilanz verbessern. All diese Effekte sind keineswegs auf E-Rechnungen beschränkt, sondern zeigen sich bei jeder Art digitaler Post.
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