Facturen via e-mail versturen: de aandachtspunten op een rijtje

Elektronische facturatie is in de loop der jaren gemeengoed geworden. Tal van bedrijven maken er gebruik van aangezien het een efficiënte, gebruiksvriendelijke en kostenbesparende oplossing is. Sinds 1 januari 2013 mogen facturen volgens de Belgische wetgeving zowel op papier als via e-mail verstuurd worden. Beide vormen zijn dus gelijkwaardig. Toch zijn er een aantal zaken waarmee je rekening moet houden bij de elektronische verzending van facturen. We zetten de voornaamste op een rijtje. 

Integriteit

Integriteit en betrouwbaarheid zijn belangrijke aandachtspunten bij elektronische facturatie. Je hebt er baat bij dat de e-factuur aan de juiste persoon afgeleverd wordt, zodat de betaling tijdig uitgevoerd kan worden. Wanneer de factuur naar de verkeerde geadresseerde of een onbestaand adres gestuurd wordt, verlies je kostbare tijd en moet je het juiste adres achterhalen.

Om op foutieve factuurverzendingen te anticiperen, is het van groot belang dat je systeem voor elektronische facturatie rechtstreeks verbonden is met je klantendatabank. Door elke factuur automatisch aan een klantenfiche, offerte of bestelbon te koppelen, is de foutenmarge veroorzaakt door het manueel invoeren van data beperkt.

Veiligheid

De elektronische factuur mag niet gewijzigd worden tijdens de verzending. Een pdf-bestand is ideaal om hieraan tegemoet te komen. Dankzij de juiste facturatiesoftware die klantcommunicatie optimaliseert, kun je snel en makkelijk e-facturen verzenden. 

Elektronische facturatie en authenticiteit

Net zoals bij papieren facturatie, moet de herkomst van de factuur duidelijk zijn voor je klant. De ontvanger moet er zeker van kunnen zijn dat de afzender van de e-factuur (leverancier) is wie hij beweert te zijn. Eenduidige en betrouwbare communicatie zijn hier vooral van belang.

Goede afspraken

Als er toch iets misgaat, is het belangrijk om terug te kunnen vallen op duidelijke afspraken die je het best opneemt in de algemene voorwaarden.

Tip: je kunt je klant het best een document laten ondertekenen waarin hij akkoord gaat met e-facturatie. Het is volgens de wet niet langer mogelijk om een uitdrukkelijk of schriftelijk voorafgaand akkoord te eisen. Toch is het in het belang van beide contracterende partijen om op zo veel mogelijk op veilig te spelen. Daarom is het raadzaam om een schriftelijk voorafgaandelijk akkoord te hebben vooraleer er facturen worden verstuurd.  

Facturen via e-mail versturen: veilig, efficiënt en kostenbesparend

Facturen via e-mail versturen is allang aan een steile opmars bezig. En dat is niet verwonderlijk als we de troeven van naderbij bekijken:

• Je bespaart op papier, afdrukkosten en portokosten.
• Het facturatieproces kan geautomatiseerd worden, waardoor je sneller werkt en minder tijd nodig hebt.
• De efficiëntie van je facturering verhoogt.
• Facturen komen bij de juiste persoon terecht, worden sneller betaald en dat heeft een positief effect op je cashflow.
• Facturen kunnen gepersonaliseerd worden.

Wilt u meer weten over onze opties? Bekijk dan onze oplossingen voor via email factureren hier en aangetekend verzenden via email hier. Heeft u een algemenere vraag of wilt u meer informatie neem dan gerust contact met ons op hier.