書類発送業務を効率化し生産性アップに貢献する郵便管理ソフトウェア
郵便業務を効率化するソリューションのなかには、「封入・封かん機」や「郵便料金計器」といった専用機器がありますが、これらとソフトウェアを組み合わせて使用することでさらなる効率化が見込めます。
今回は、郵便業務の効率化に有効な郵便管理ソフトウェアを4つ紹介します。
宛先に応じた印刷物の選択封入・封かん
https://mail.quadient.com/ja/mailroom-software/port-one
膨大な数の書類を封入する作業を自動化するためには、封入・封かん機が有効ですが、宛先に応じて異なる内容、サイズの書類を封入しなければならない場合、封入・封かん機だけでは対応が難しいものです。
このような課題を解決するためのソフトウェアとして、「Port One」がおすすめです。書類と封筒にそれぞれバーコードまたはOMRマークを付与し、宛先に対応した書類を自動的に封入できます。
「Port One」は封入・封かん機と組み合わせて使用するソフトウェアのため、書類の折り曲げや封入、のり付けまでをワンストップで自動化。なお、バーコードおよびOMRマークは、既存の書類にも付与できます。
「Port One」を導入することにより、これまで手作業で行っていた工数を大幅に削減できることはもちろんですが、人為的ミスによる誤送のリスクも低減できます。作業品質がアップし、取引先や顧客からの信頼も得られるでしょう。
PDFデータを加工し郵便業務アウトソーシングへ対応
郵便業務を効率化するための方法のひとつに、アウトソーシングが挙げられます。
郵便管理を外部の企業に委託する場合、PDFファイルなどでデータを共有し、委託先で再印刷のうえ書類を発送するという流れになります。
しかし、委託先の企業では複数のPDFファイルが混在しているため、再印刷した書類が送付すべき宛先以外に発送されてしまうリスクがあります。
そのため、郵便業務をアウトソーシングする際には、PDFデータへ管理番号や郵便番号などを付与し、印刷ロットとして管理できるようにする必要があるのです。
また、PDFファイルの特定のページだけを印刷して郵送したい場合や、一部のページだけを指定枚数分だけ郵送したいといったケースもあるでしょう。
これを実現するためのソフトウェアとして「PDF PORT」があります。
PDFファイル上の文字列を抽出し、管理番号や郵便番号に応じてページ属性をソート。
さらには、PDFファイル内の任意のページを選択したり、マージ（結合）したりといった操作も可能です。
さらに、既存のPDFファイルのページに空白を追加したり、OMRマークを付与したりすることも可能です。
既存ファイルの編集が難しいPDFファイルも、「PDF PORT」を活用することでページごとに自由自在に選択・マージでき、さまざまパターンの郵送に対応できるでしょう。
郵便料金の支出管理・追跡
https://mail.quadient.com/ja/resources/hanfuretsuto-massofutouea
郵便料金計器を導入することで、切手を貼る手間が省けると同時にスピーディーな発送が実現できます。
しかし、郵送にかかった経費を精算する際には部署ごとの使用実績を追跡し管理できる仕組みが必要です。
郵便料金計器のなかには、本体で管理できるモデルも存在しますが、登録できる部署やチームの数が少なかったり、本体でしかデータを閲覧できないといった問題もあります。
このような郵便料金の支出管理の課題をクリアするためのソフトウェアとして「MAS」があります。
あらかじめ「MAS」上に該当する郵便料金計器を紐付けておけば、管理者はPCから該当する郵便料金計器の支出データを閲覧可能。全体の支出額はもちろん、部署別や期間ごとのデータなども出力できます。
また、表としての集計データを出力する以外にも、実数をもとにグラフとしてレポート化することも可能。報告書を作成する際も、データを拾ってきて手作業で加工する必要がなく、管理者の手間を大幅に軽減できるでしょう。
郵便集計業務の一元管理
https://mail.quadient.com/ja/mailroom-software/ppm
郵便物の差し出し数が多い企業の場合、料金後納郵便を利用しているケースもあるでしょう。
料金後納郵便は、差出通数に応じた基本割引や、送達日数に応じた特別割引制度があります。
しかし、これらの割引制度は条件が複雑であり、正確な割引率を算出するためには手間がかかってしまいます。
このような問題を解決するために、郵便物の種別ごとに集計できる「PPM」というソフトウェアがあります。
差出割引、月間割引金額の割引率を自動で算出できるほか、料金後納郵便を差し出す際に必要な書類である「後納差出票」の作成にも対応。
「PPM」を導入することで、つねに正確な郵便料金の計算が可能となり、料金の過払いおよび不足が生じる心配がありません。
さらに、「PPM」は郵便物のデータを一元的に集計するため、部署やチームごとの利用明細を発行することも可能。
集計データはレポートとして出力も可能で、複数の部署が料金後納郵便を利用する場合でも経費精算の手間を大幅に削減できます。
郵便管理ソフトウェアを導入し郵便業務を効率化
郵便物の発送業務は処理数が増えれば増えるほど煩雑化し、作業に慣れた担当者であっても効率化には限界があります。
また、書類を発送する部署やチームが多いと、郵便にかかる経費の精算にも膨大な手間がかかってしまいます。
毎日のように大量の書類を処理している部署では、一見すると作業に慣れているように見えても、さまざま課題を抱えていることも多いものです。
あまりにも作業負荷が増大してしまうと、手作業によって可能なキャパシティをオーバーしてしまい、発送の遅れや誤送といった影響が出る可能性もあります。
郵送業務を担当する社員の負荷を軽減し、人為的ミスを抑止するためにも、さまざまな専用機器と郵便管理ソフトウェアを組み合わせて導入してみてはいかがでしょうか。
