QAP Syndics
Créez vos ordres de service en quelques clics
Imaginez une seconde que la création de vos ordres de services de l’ensemble de vos copropriétés soit automatisée, que vous n’ayez plus besoin de re-saisir les documents envoyés par vos prestataires en papier, mail, PDF ou photo. Les ordres de services sont tous stockés dans une seule interface et pourront être rapprochés des factures lorsque vous les recevrez. Un vrai plus dans une journée déjà bien chargée !
Automatisez la saisie de vos factures
Comme toujours, chaque petit détail compte lorsque vous devez enregistrer les factures reçues de vos prestataires. Une virgule manquante, mal placée ou un arrondi malheureux et le rapprochement avec l’ordre de service ne peut plus se faire correctement. Sans oublier que vous perdez beaucoup de temps à saisir les données figurant dans ces documents alors que vous pourriez vous concentrer sur d’autres tâches plus valorisantes telles que la relation avec les copropriétaires ou l’analyse de votre activité. Grâce à Quadient Comptes Fournisseurs, le traitement manuel de vos factures est de l’histoire ancienne. Qu’elles proviennent de mails, qu’elles soient papier, en jpeg ou en PDF, la technologie OCR que nous embarquons les numérise pour les intégrer automatiquement dans la solution. Le cycle d’approbation et de vérification est ainsi raccourci.
Regroupez vos ordres de service et factures en un seul et même endroit
Selon une étude de l’ANGC (Association Nationale des Gestionnaires de Copropriété) de 2022, 88% des gestionnaires de copropriété déclarent être surchargés. Il est clair que le nombre de lots gérés multiplié par le nombre de documents générés ne facilite pas la tâche des Syndics. Imaginons qu’un conseil syndical vous demande la facture de M. Robin, le plombier qui est intervenu il y a 6 mois dans les parties communes car il veut s’assurer que la prestation est toujours garantie. Comment faire pour la retrouver le plus vite possible ? Comment se rappeler comment cette facture a été envoyée ? A-t-elle été transmise par mail ou par courrier ? Ces questions n’ont plus lieu d’être avec Quadient Comptes Fournisseurs puisque cette facture a été archivée en toute sécurité dans la solution. Vous la retrouvez alors en quelques instants…
Suivez l’activité de votre Syndic et de vos copropriétés
Il est toujours intéressant de mesurer précisément l’activité de chaque copropriété, de connaître le statut de traitement ou d’approbation de chaque facture afin par exemple de les présenter à votre hiérarchie. Les rapports d’activité de Quadient Comptes Fournisseurs vous offrent la possibilité de filtrer les résultats par copropriété, par statut de document. D’un seul coup d’œil, vous savez où vous en êtes et quelles actions doivent être menées.
Misez sur l’apprentissage automatique ou le « Machine Learning
Tout le monde en parle… Le Machine Learning est devenu en quelques temps un standard qui doit être maîtrisé par les solutions logicielles et ce pour gagner du temps. Prenons l’exemple d’une facture très particulière imputée toujours sur le même compte. Au lieu de faire cette action manuellement, notre solution saura la reconnaître et vous proposera par défaut cette imputation.
Pourquoi nous faire confiance ?
Quadient conseille + de 800 Syndics depuis de nombreuses années en proposant une offre dédiée d’automatisation du traitement documentaire vous aidant à gérer les pics d’activité, mais aussi facilitant les processus comptables et supprimant les tâches chronophages peu intéressantes.