Réforme du e-invoicing : les vertus de l'anticipation

Tout le monde parle de la réforme du e-invoicing depuis l’annonce du report de celle-ci fin juillet (un amendement vient de la reporter au 1er septembre 2026). Ironiquement, le report a fait davantage prendre conscience de l’urgence de considérer ce changement majeur pour ne pas être pris au dépourvu.

Selon la Chambre de Commerce et d’Industrie, un projet de dématérialisation des factures prend entre 12 et 18 mois, autant dire que le report est une bonne nouvelle pour toutes les entreprises n’ayant pas encore démarré leur réflexion sur la digitalisation de leur processus de facturation. Enclencher maintenant la transformation de vos processus financiers avec les solutions de dématérialisation existantes vous donnera un avantage certain car ces acteurs pourront vous accompagner vers la mise en conformité avec la nouvelle loi.

Comme un train peut en cacher un autre, cette obligation ne doit pas occulter les bénéfices que la facturation électronique peut amener aux entreprises. En effet, selon le sondage que nous avons mené avec OpinionWay auprès de 401 Directeurs Administratifs et Financiers, la démarche de la e-facturation est perçue comme plus simple à 46%, plus économique à 43%, plus écologique à 39%, plus rapide à 35%. Ces mêmes responsables espèrent mieux maîtriser la production du département (46%), la relation avec leurs clients (40%), la performance de l’entreprise (37%).

Les facteurs clés de succès

Un tel projet ne s’improvise pas. Il nécessite au moins 6 grandes étapes :

1. Audit des processus
2. Recensement des partenaires commerciaux concernés
3. Inventaire des circuits de validation
4. Choix du type de dématérialisation et de la solution
5. Tests et expérimentation sur un flux restreint
6. Communication et formation

1. Audit des processus

Première étape et certainement la plus importante, celle de l’audit de vos processus. Bien les mettre à plat, cerner vos besoins, étudier les exigences de la nouvelle législation et les rapprocher de vos processus actuels et/ou spécificités propres et identifier les freins internes sont clés pour la suite de votre projet.

En effet, votre capacité à intégrer les obligations de conformité va guider votre choix : cela va de l’intégration des données à déclarer à l’Administration fiscale, le format d’échange, le suivi des statuts du cycle de vie des factures à votre sensibilité en termes de sécurisation des échanges ou de confidentialité. Cette liste n’est bien sûr pas exhaustive. 

Le budget que vous souhaitez y consacrer mais aussi les ressources disponibles pour mener ce projet vont également orienter votre choix.

En résumé, vos spécificités, vos attentes, vos moyens (humains et financiers) et vos objectifs constitueront les éléments guidant votre prise de décision. Si vous avez des attentes concernant les formats, la confidentialité et la sécurité de ces échanges financiers, une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) sera le meilleur choix par exemple. 

2. Recensement des partenaires commerciaux concernés

La facturation touche bien sûr l’entreprise et ses partenaires, qu’ils soient clients, fournisseurs ou sous-traitants. Selon les cas, vous devez produire certains types de factures tels que factures d’acompte, factures d’affacturage, avoirs… C’est ce que la réforme appelle les cas d’usage. Dans ce contexte, recenser vos partenaires en cartographiant tous les flux que vous produisez ensemble affectera et orientera également votre choix final. 

3. Inventaire des circuits de validation

Inventorier les pratiques comptables, les process, les canaux et les circuits d’approbation sont toujours des tâches fastidieuses mais elles sont indispensables d’une part pour identifier les points de vigilance quant à la future mise en conformité et d’autre part pour rationaliser et simplifier votre projet de digitalisation. A cette fin, vous aurez à répondre à d’autres types de questions telles que :

• Quels sont les canaux de réception et d’émission des factures ? En existe-t-il plusieurs ? Si oui, quels sont les critères d’utiliser tel ou tel canal ? 
• Avez-vous mis en place un circuit de bon de commande ? Toutes les factures passent-elles par ce processus ou certaines factures sont-elles en dehors de ce process ? 
• Certaines factures nécessitent peut-être une double validation. D’autres une simple. Peut-être cela dépend-t-il du montant de la facture. 
• Comment sont gérés les litiges sur les factures ?

Cette liste n’est bien évidemment pas exhaustive mais vous esquissera vos futurs workflows de validation et de mise en paiement. 

4. Choix du type de dématérialisation et de la solution

La nouvelle réglementation impose aux entreprises la transmission de leurs factures dans un format structuré (CII, UBL, Factur-X) ou semi-structuré permettant à l’Administration fiscale de récupérer les données dont elle a besoin.

Le Portail Public de Facturation (PPF), successeur de Chorus Pro pour l’échange de factures BtoB, est le portail centralisant les flux en direction de l’Administration Fiscale. 

Les entreprises auront donc 3 choix pour transmettre leurs factures à l’Administration fiscale et pourront même choisir des solutions différentes pour leurs factures fournisseurs et leurs factures clients :

• Passer par un opérateur de dématérialisation (OD) pour créer et déposer leurs factures automatiquement sur le Portail Public de Facturation en mode API ou EDI
• Passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour là encore créer et déposer ses factures automatiquement
• Déposer manuellement et unitairement leurs factures directement sur le Portail Public de Facturation (PPF) 

Quelles sont les différences entre ces plateformes ? Dans quel cas utiliser telle ou telle solution ?

Il faut savoir que les PDP seront immatriculées par l’Administration Fiscale pour être des intermédiaires alors que les OD ne le seront pas. Outre leur caractère automatisé, les PDP proposeront :

• Des formats de facture « hors socle » comme EDIFACT non pris en charge par le PPF (seuls 3 formats seront pris en charge par le PPF – il s’agit du CII, de l’UBL et de la Factur-X-)
• Un contrôle de conformité plus spécifique sur les factures et les données de transaction avant transmission (en implémentant les règles métiers) et en intégrant un processus de workflow d’approbation avant envoi ce qui sécurisera totalement les flux
• Un meilleur suivi des statuts de la facture comme par exemple « prise en charge », « approuvée » ou « en litige ». Ils fourniront une information plus transparente et exhaustive sur le cycle de vie des factures

De leur côté, comme nous le disions, les opérateurs de dématérialisation (OD) sont des opérateurs privés non immatriculés par l’Etat qui développeront des connecteurs pour se raccorder au PPF ou à une PDP depuis les systèmes d’information de l’entreprise (ce qui est fait aujourd’hui en BtoG avec Chorus Pro). Si vous avez déjà dématérialisé vos flux de facturation ou comptez le faire dans un proche avenir, vous pouvez choisir un OD candidat PDP ce qui vous permet d’être conforme aujourd’hui à la réglementation de la e-facturation et demain à la future législation (le plus gros du travail ayant été fait lors du passage à la dématérialisation).

5. Tests et expérimentation

Une fois les décisions prises intellectuellement, les flux de facturation et de validation mieux cernés et les process remis à plat, le déploiement technique peut démarrer. 

Il se déroule en 5 étapes majeures :

• Définition du cahier des charges
• Consolidation du cahier des charges
• Etablissement d’un planning
• Réalisation de la recette interne puis de la recette externe
• Signature du PV de recette

Nous vous conseillons de tester quelques flux de factures sur la solution pour la recette avant de signer le PV de recette pour repérer les anomalies potentielles.

Conserver un cercle de key users (référents) une fois le projet déployé peut être une bonne pratique, sachant que des anomalies peuvent être décelées une fois tous les flux et tous les partenaires pris en compte.

6. Communication et formation

Nier ou diaboliser la peur du changement qui existe en chacun de nous serait contre-productif. En effet, la transformation est source de stress pour tout le monde car elle peut constituer une menace pour un collaborateur (surtout lorsqu’elle implique une technologie). Le collaborateur passe alors de processus parfaitement maîtrisés à de l’incertitude en passant par une phase d’adaptation. Il peut, en outre, craindre à propos de la pérennité de sa propre place dans la future organisation. Cette résistance au changement fait d’ailleurs échouer sept projets de transformation sur dix d’après McKinsey.

Autant dire que cette conduite du changement doit être fortement documentée, communiquée (l’utilisation de l’avant/après associée à la mise en avant de bénéfices peut être un des moyens de communication) et accompagnée par l’équipe projet ainsi que par des séances de formation conduites par l’éditeur de la solution choisie. Les partenaires commerciaux doivent être intégrés dans cette conduite du changement pour optimiser le succès de votre projet. Bien réalisée, la conduite de changement augmentera l’adhésion de vos collaborateurs/partenaires et leur implication tout au long du projet. Bien formés, vos collaborateurs seront plus efficaces avec la nouvelle solution. C’est alors le combo gagnant de la réussite de votre projet sur du long terme.

Dématérialiser sa facturation n’est pas une mince affaire, elle nécessite une bonne dose d’implication professionnelle, de nombreuses collaborations aux profils professionnels différents et une réflexion profonde de tous vos process. Elle ne peut pas se faire en quelques mois. Le report est donc une vraie bonne nouvelle pour tous !