Digitalisation des entreprises : priorité aux services financiers
Chaque entreprise, qu'il s'agisse de petites entreprises ou de moyennes entreprises, traverse de multiples étapes d'évolution. Parmi ces phases, la transformation numérique et la transition digitale se présentent comme des impératifs. Cette transition numérique vise à automatiser des processus autrefois manuels, amplifiant ainsi la rapidité et l'efficacité des interactions avec les collaborateurs, les clients et les fournisseurs. Ces outils numériques et solutions digitales sont perçus par 63 % des entreprises françaises de plus de 20 salariés comme une opportunité pour optimiser leur modèle économique.
La question centrale qui se pose souvent à l’entreprise est : à quel moment entreprendre cette stratégie de transformation et quelle devrait être la première fonction à en bénéficier ? Bien que chaque département, du service client aux ressources humaines, ait ses propres priorités, les équipes financières devraient être la priorité des chefs d'entreprise.
Les services financiers d’abord
Les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité, ne peuvent pas fonctionner sans service financier. L'environnement économique actuel, marqué par des nouvelles technologies et des nouvelles pratiques, renforce cette affirmation. Sans une gestion financière robuste et innovante, la croissance est entravée.
De plus, la finance joue un rôle clé dans les interactions professionnelles. Les transactions avec les clients et fournisseurs gravitent souvent autour des aspects financiers. Il est donc primordial d'assurer une gestion des données financières fluide pour maintenir de bonnes relations commerciales.
En interne, la rémunération et les avantages des équipes sont souvent déterminants. Par ailleurs, les régulateurs se focalisent sur l'intégrité financière de toute organisation. L’ensemble des parties prenantes d’une entreprise, y compris les services publics, sont donc concernées par l’efficacité des services financiers. Il faut optimiser leur fonctionnement dès que possible avec des outils de gestion adaptés.
Les avantages de la digitalisation
En embrassant la digitalisation des entreprises, celles-ci constatent des améliorations notables dans la gestion des factures. Ceci se traduit par une réduction significative des coûts et une accélération du traitement, renforçant par la même occasion les relations avec les fournisseurs.
Le traitement d'une facture coûte en moyenne entre 14 et 20 euros aux entreprises qui s'appuient encore sur des processus manuels. Les entreprises qui ont adopté la facture électronique font tomber ces frais à moins de 45 centimes d’euros par facture. Avec l’entrée en vigueur à venir de l’obligation de la facturation électronique pour toutes les entreprises françaises et européennes, c’est une raison supplémentaire de lancer la transition numérique des équipes finances.
Le risque de fraude n'est pas non plus à négliger. Le rapport 2022 de l'Association des Experts Certifiés de la Fraude montre que les entreprises perdent chaque année 5 % de leur chiffre d'affaires à cause de la fraude.
Le détournement d'actifs - comme la création de factures frauduleuses - est de loin la cause la plus fréquente. La saisie manuelle des données, qui permet de créer et de modifier facilement des factures augmente largement les risques.
En bref, les coûts de la saisie manuelle des données - des retards de paiement au risque de fraude - font qu'il est impossible d'ignorer les arguments en faveur de la numérisation.
Une transformation en deux temps
La transformation numérique de la finance, et plus particulièrement de la comptabilité fournisseurs, commence par deux étapes. La première consiste en la digitalisation des processus manuels, comme la conversion des factures papier. La seconde phase, quant à elle, repose sur l'automatisation complète de la gestion des factures avec des solutions numériques de pointe qui s’intègrent parfaitement à l’ensemble des plateformes de l’entreprise, comme les solutions de Quadient dédiées à l’automatisation des comptes fournisseurs ou des comptes clients.
Le moment de se lancer
C'est en passant à l'étape suivante, à savoir l'automatisation complète des processus de facturation, que la fonction financière peut véritablement se transformer. Il s'agit là d'automatiser l'ensemble des processus. Par exemple, en transmettant automatiquement une facture à la personne en charge de son approbation pour qu'elle l'examine et la signe, ce qui garantit que les factures font l'objet d'un contrôle total et sont traitées rapidement.
Le risque de fraude diminue considérablement, car il y a moins de possibilités de modifier manuellement les données sans activer des alertes automatiques, et les entreprises sont beaucoup plus susceptibles d'obtenir des remises, par exemple pour un paiement anticipé.
Franchir le pas
Il est primordial de comprendre que la transformation numérique ne requiert pas nécessairement une refonte radicale instantanée de tous les processus. Une approche progressive, en identifiant les domaines nécessitant une intervention urgente, peut s'avérer tout aussi efficace. Les petites victoires accumulées peuvent conduire à des résultats transformationnels à long terme. Aujourd’hui, plus de 70% des grandes entreprises ont engagé une transformation numérique, contre 53 % des PME, selon la dernière étude du CEGID.
En communiquant sur l'amélioration de l'efficacité, la réduction des risques et les avantages pour les employés - par exemple en libérant leur temps pour se concentrer sur des tâches plus utiles - les initiatives de transformation bénéficieront d'un soutien total.
La transformation de la fonction de comptabilité fournisseurs n'est pas un saut quantique - les processus ont toujours évolué pour s'adapter aux changements et aux capacités technologiques. Et comme nous l'avons vu à maintes reprises, dans un environnement difficile, ceux qui ne peuvent pas évoluer disparaissent.
