Tout savoir concernant la facturation électronique
Suis-je concerné par la nouvelle réglementation ?
Le e-invoicing
Quasi toutes les entreprises qui sont assujetties à la TVA vont être concernées par cette réforme. En effet, la e-facturation se généralise aux transactions interentreprises (B2B).
Seules les factures à destination des particuliers (B2C) et les transactions transfrontalières (B2B international) ne sont pas concernées par la réforme du e-invoicing.
Le e-reporting
Les sociétés B2C et B2B internationales entrent quant à elles dans le champ du e-reporting. En clair, les factures papier restent tolérées pour ces opérations, mais les informations doivent être adressées à un rythme hebdomadaire ou mensuel selon le régime fiscal de l’entreprise, afin notamment de permettre le pré-remplissage des déclarations de TVA.
Quel est le délai accordé pour passer à la e-facturation ?
À partir du 1er septembre 2026*, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures dématérialisées. En revanche, l’obligation d’émettre des factures électroniques va entrer en vigueur progressivement à partir de cette date en fonction de la taille de l’entreprise :
- à compter du 1er septembre 2026* pour les grandes entreprises (plus de 5000 collaborateurs ou chiffre d’affaires dépassant 1,5 milliard d’euros) et les ETI (250 à 5000 collaborateurs ou CA inférieur à 1,5 Mrd € ;
- à compter du 1er septembre 2027* pour les PME, TPE et microentreprises (moins de 250 collaborateurs ou CA inférieur à 50 millions d’euros).
À noter : l’obligation de recevoir une e-facture n’est valable que si le fournisseur est lui-même soumis à l’obligation de l’émettre au format électronique.
Qu’est-ce qui va changer à partir de 2026 ?
Découvrez la réforme grâce à notre webinar
Vous préférez un format vidéo ? Nous avons pensé à vous avec ce webinar qui traite de tout ce qu'il vous faut savoir sur la facturation électronique !
1. L’administration fiscale au cœur des échanges
Introduite dans la loi de finances rectificative pour 2022, la généralisation de la facturation électronique entre entreprises vise d’abord à améliorer la collecte de la TVA et à lutter contre la fraude. L’État a fait le choix d’un modèle de contrôle transactionnel continu (CTC) reposant sur une pré-validation de la facture par l’administration fiscale avant envoi (clearance), plutôt que celui d’un modèle post-audit via des contrôles de TVA a posteriori.
Avec le fonctionnement tripartite du modèle clearance, adopté dans de nombreux pays convertis à la e-facturation, l’administration fiscale se positionne entre les fournisseurs et les clients dans chaque transaction, afin de recueillir les données de TVA et de bénéficier d’une information en temps réel sur l’activité économique.
2. Les Plateformes Dématérialisées Partenaires (PDP), une place centrale
Le gouvernement vient d'annoncer par communiqué le 15 octobre dernier la fin du développement du Portail Public de Facturation (PPF) en tant que plateforme de transit des factures. Qu'est-ce que cela change pour les entreprises ? Désormais, elles vont devoir passer par un opérateur privé agréé c'est à dire une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) comme Quadient qui se chargera de transmettre ces données au "concentrateur de données" de l'Administration Fiscale. Vous pourrez également choisir un Opérateur de Dématérialisation (solution non agréée par l'Administration) mais le dernier maillon de la chaîne restera toujours la PDP. Cette nouvelle renforce donc le rôle des PDP et les positionne de manière centrale désormais.
Le saviez-vous ?
Une PDP a pour vocation d’émettre des flux structurés sous le format adapté, de le diffuser vers le PPF et parfois vers une autre PDP. C’est sur ce point que la PDP va être certifiée. L’OD va apporter tous les autres services sur la gestion de la facture fournisseur / client au-delà de la réception / diffusion.
Il faut savoir que de nombreux opérateurs de dématérialisation ont candidaté pour être agréés par l’Etat et devenir des PDP. Récemment, certaines entreprises ont reçu leur immatriculation PDP provisoire, c’est le cas de Quadient par exemple.
Retrouvez la liste complète ici.
3. Comment choisir votre PDP ?
Le cahier des charges ayant permis les entreprises d'obtenir leur immatriculation provisoire de la DGFiP est très strict et très normé. Il va sans dire que toutes les Plateformes de Dématérialisation Partenaires proposeront les mêmes services (périmètre de la réforme).
Qu'est-ce qui va faire la différence alors ? Elle portera sur les services connexes. Par exemple, Quadient propose tout un ensemble de services autour de la facturation fournisseurs (workflow d'approbation, rapprochement entre un bon de commande, un bon de livraison et une facture ou des dashboards d'activité) et en aval de la facturation client (automatisation des lettres de relance, définition du risque crédit, lettrage comptable) sans oublier la diffusion d'autres formats de factures utile pour le BtoC ou le BtoB international (papier, PDF signé...). Selon vos besoins, vous serez peut-être amené à privilégier ce type de solution pour vous éviter le déploiement de solutions de différents éditeurs.
Candidature à la phase pilote
Excellente nouvelle, le 30 octobre 2023, l'AIFE a donné un avis favorable à la candidature de Quadient. Cet avis valide l'implication de Quadient dans ce projet de réforme pour accompagner ses clients et prospects sur les nouveaux enjeux de la dématérialisation de factures. Etre candidat au pilote signifie par exemple de tester l'interopérabilité ou d'évaluer le parcours utilisateurs.
Cela renforce le positionnement de Quadient comme un acteur incontournable de la dématérialisation de la facture à l’échelle française mais aussi Européenne.
4. Les formats de facture acceptés
La norme EN16931 a défini trois formats « socles » de factures électroniques acceptées dans le cadre de la réforme :
- le format UBL ;
- le format CII ;
- le format Factur-X.
Les formats UBL et CII sont des formats EDI, tandis que la Factur-X, est un format hybride incluant un fichier de données structurées au format XML qui encapsule un fichier PDF. La Factur-X sera le format de réception par défaut que l’on retrouvera sur le PPF.
Pour les entreprises ayant déjà fait le choix de la dématérialisation des factures et qui utilisent un format « hors socle » type EDIFact, Galia etc…, les PDP permettront une conversion en réception comme en transmission afin de rester en conformité, sans changer les formats EDI dans les ERP. C’est notamment le cas des entreprises soumises à un volume important de factures sur des secteurs d’activités précis, qui ont opté pour un flux EDI afin d’automatiser les échanges avec leurs clients et fournisseurs depuis de nombreuses années.
5. De nouvelles mentions obligatoires dans les factures
La réforme de la facturation se traduit aussi par une modification du contenu des factures. Le décret du 7 octobre 2022 inclut en effet quatre nouvelles mentions obligatoires :
- l’identité du client (numéro SIREN) ;
- l’adresse de livraison des biens lorsqu’elle est différente de l'adresse du client ;
- la catégorie de la commande (livraisons de biens, prestations de services ou les deux) ;
- la mention « option pour le paiement de la taxe d'après les débits » lorsque le prestataire l’a cochée.
6. Sanctions en cas de non-respect
Qui dit obligations dit aussi sanctions. Le non-respect des obligations de facturation électronique et de transmission des données de e-reporting expose les entreprises prises en défaut à des amendes :
- 15 € par facture en cas de non-émission au format électronique (plafond de 15 000 € par année civile) ;
- 250 € par transaction ou paiement en cas de non-transmission des données (plafond de 15 000 € par année civile).
Une entreprise défaillante n’aura pas de sanction en cas de première infraction.
Comment être prêt le Jour J ?
Le coin des experts - en savoir plus sur le cadre législatif
L’article 289 bis du CGI modifié par la loi N°2022-1157 du 16 août 2002-art26(V) explique concrètement ce qu’est une e-facture.
1. Un fichier créé nativement depuis le système d’information de l’entreprise
L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique précise que le format dématérialisé est obligatoire à partir de l’émission du document.
2. Un document authentique, lisible et non modifiable
La directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010, transposée en droit français dans l’article 289 du code général des impôts, indique que « l’authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation ».
A noter : une même facture électronique pourra désormais exister sous différents formats structurés selon les choix du fournisseur et du client avec un contenu identique.
3. Un format mixte contenant des données structurées
Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facture électronique mentionne qu’elle doit comporter « les données à transmettre à l'administration sous une forme structurée UBL, CII ou Factur-X ». Les factures doivent donc être dans un format structuré pour l’échange électronique des données tout en conservant un format lisible pour tout un chacun.
4. Une traçabilité sur l’ensemble du cycle de vie de la facture
Le dossier de spécifications externes de la facturation électronique publié le 30 septembre 2021 par l’AIFE introduit la notion de cycle de vie des e-factures, avec l’apparition de différents statuts. Le décret du 7 octobre 2022 impose aux fournisseurs et clients d’assurer la gestion de quatre statuts obligatoires de traitement des factures électroniques.
5. Transmission via l’administration ou un prestataire agréé par l’État
L’ordonnance du 15 septembre 2021 offre deux possibilités de plateformes tiers : l’utilisation d’un portail public de facturation (PPF) ou des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) opérées par des prestataires privés agréés par l’État.
6. Communication des données de facturation à l’administration fiscale
Les plateformes par lesquelles transiteront les factures électroniques devront « extraire les données de facturation destinées à l'administration fiscale » comme l’indique le décret du 7 octobre 2022.
L’ordonnance du 15 septembre 2021 décrit précisément ce qui est attendu pour le e-reporting. Toutes les entreprises (même en BtoC ou BtoB international) devront transmettre les données de transaction pour les ventes de biens et en plus les données de paiement pour les prestations de services à l’Administration Fiscale par voie électronique.
7. Le décret 2024-266 du 25 mars 2024
Le décret du 7 octobre 2022 vient d'être modifié par le décret du 25 mars dernier. Il précise des éléments clés pour les futures Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Voici en substance le contenu de ce décret :
- Création d'un régime transitoire avec des immatriculations provisoires qui auront été données avant le début des tests d’interopérabilité entre le PPF, l’annuaire et les PDP,
- Délai de 3 mois accordé aux « PDP provisoires » dès qu'elles auront connaissance de la mise à disposition des environnements de tests pour les réaliser. L’Administration Fiscale se laisse ensuite un délai de 2 mois pour valider ou non ces tests. Si c'est le cas, la plateforme est immatriculée pour 3 ans,
- Décalage des dates d'application de la réforme (y compris les nouvelles mentions obligatoires) à septembre 2026 ou septembre 2027 (en fonction de la taille des entreprises),
- Audit de conformité à prévoir dans les 12 mois pour toutes les PDP immatriculées afin de conserver leur agrément
.
FAQ
* Amendement n° I-5395 du 17 octobre 2023
Une tolérance d'un trimestre sera peut-être accordée pour toutes les entreprises. Les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire pourraient avoir jusqu'au 1er décembre 2026 pour passer à la facturation électronique, les PME/TPE et micro-entreprises pourraient, quant à elles, avoir jusqu'au 1er décembre 2027.