Top 6 des raison d'adopter l'automatisation documentaire

A l'ère numérique, la réduction de l'usage de papier est une tendance forte au sein des entreprises et organisations publiques. En France, le gouvernement a par exemple lancé le plan « objectif 0 papier » visant à supprimer peu à peu le recours aux documents physique au sein de l'administration française. Au sein des entreprises, pourtant, le papier demeure prévalent. Un salarié français consomme en moyenne 2 500 feuilles de papier chaque année. Les entreprises françaises jettent chaque année 900 000 tonnes de papier, dont seulement 62% sont correctement collectées et recyclées.

Les processus basés sur le papier, souvent coûteux, sont inefficaces et peu sécurisés, et continuent d'entraver considérablement les processus et activités quotidiennes de millions d'organisations en France.

Dans l'ère numérique actuelle, il est crucial pour les entreprises de délaisser les tâches manuelles laborieuses, souvent liées au papier, pour maintenir leur compétitivité. L'adoption de solutions d'automatisation documentaire est essentielle pour optimiser et simplifier les processus d'entreprises.

Qu'est ce que l'automatisation documentaire ?

L'automatisation documentaire consiste à automatiser la création et la diffusion de documents électroniques à grande échelle, ce qui permet de minimiser l'effort humain, le temps et les coûts. En se focalisant sur l'automatisation de tâches manuelles chronophages, les entreprises peuvent se concentrer sur l'essentiel : leurs clients. Cette démarche accroît la sécurité, l'efficacité, la fréquence de traitement des documents et libère les employés pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, améliorant ainsi leur engagement et satisfaction, et boostant la productivité.

By automating repetitive, paper-based processes, you can focus on servicing your customers faster and with improved accuracy. Document automation enables your organization to process documents more securely, efficiently, and frequently. It eliminates the disruption to office staff that takes them away from higher-value tasks, and ultimately increases employee engagement and satisfaction — not to mention time savings. All these benefits can be tracked across the organization.

Pourquoi votre entreprise devrait adopter une solution d'automatisation documentaire

Pourquoi de nombreux processus documentaires des entreprises restent-ils manuels ? La réponse la plus courante est généralement parce que « c'est ainsi que nous l'avons toujours fait ». Les processus manuels sont un frein à la croissance et au changement. Bien que le processus actuel puisse être fonctionnel, il n'est certainement pas le plus efficace - empêchant votre entreprise d'évoluer avec son temps. Du développement de produits au service client et partout ailleurs, les entreprises qui adoptent les nouvelles technologies et l'automatisation progresseront dans un marché de plus en plus compétitif.

Le monde évolue rapidement, et la plupart des secteurs cherchent à améliorer leur productivité et leurs délais de service client. L'automatisation des documents et d'autres processus d'automatisation permettent finalement de gagner du temps et de l'argent, donc si vos concurrents utilisent ces outils et pas vous, ils ont un avantage.

L'automatisation des documents a un large éventail d'applications, car elle peut aider toute entreprise nécessitant des documents ou des paperasses basés sur des transactions. L'automatisation des documents est utilisée dans divers secteurs, y compris :

• Juridique
• Ventes
• Immobilier
• Services financiers
• Santé
• Ressources humaines
• Fabrication
• Agences gouvernementales

Toute organisation dépendante de documents papiers, telles que les contrats, documents d'embauche, documents juridiques, formulaires financiers et formulaires de santé, peut automatiser ses documents et processus.

L'automatisation documentaire est également une bonne façon d'améliorer l'empreinte carbone d'une organisation, découvrez à ce sujet notre guide dédié à la réduction des émissions de gaz à effet de serre pour les entreprises.

Les avantages de l'automatisation documentaire pour votre entreprise

1. Améliorez l'expérience client

Une expérience client solide est essentielle pour maintenir le succès de votre entreprise. Les clients privilégient un accès facile et exigent des réponses rapides sur leur canal de communication préféré. Les entreprises avisées utilisent des systèmes d'automatisation documentaire pour améliorer l'expérience client. Vous pouvez ajouter des messages personnalisés et ciblés et envoyer vos documents via les canaux préférés de vos clients, ce qui augmente finalement la satisfaction client. Dans une récente enquête auprès des clients de Quadient Impress, 41 % des répondants ont signalé une augmentation de la satisfaction client d'au moins 50 % lors de la mise en œuvre de notre solution d'automatisation documentaire.

2. Éliminez les points de blocage opérationnels

Aujourd'hui, la plupart des entreprises s'appuient sur plusieurs sites opérationnels, que ce soit les domiciles des télétravailleurs, un espace de bureau ou chez des fournisseurs et clients répartis dans le monde entier. La digitalisation prend alors tout son sens ; vous ne pouvez pas gérer et accéder efficacement à vos documents si vous utilisez encore des systèmes papier. Automatiser les flux documentaires peut réduire les coûts de main-d'œuvre et éliminer le besoin de services d'impression et de mailing coûteux. Cela peut entraîner des économies de coûts significatives pour les entreprises, en particulier celles avec des volumes de documents élevés. En réduisant ou en remplaçant les communications basées sur le papier, vous économisez également sur les dépenses opérationnelles telles que les coûts postaux et les fournitures de mailing.

3. Améliorez la sécurité et la mise en conformité

La sécurité et la conformité sont les priorités de nombreux dirigeants. Une solution d'automatisation documentaire garantit l'intégrité et la sécurité des documents lorsqu'elle est utilisée avec un équipement d'envoi postal, telle qu’une machine de mise sous pli. La solution devrait idéalement disposer d'une technologie de code-barres intelligente qui permet d’identifier des documents pour des personnes spécifiques afin de garantir que les bons documents vont dans les bonnes enveloppes. Différents documents destinés au même client peuvent également être regroupés automatiquement dans une seule enveloppe pour optimiser les frais de port.

En automatisant la diffusion de vos documents, vous réduisez le risque d'erreur humaine et vous vous assurez que les bons documents sont livrés au bon client. Un contrôle et une gestion sécurisés et efficaces sont nécessaires pour se conformer aux réglementations et normes actuelles. Les logiciels d'automatisation documentaires réduisent le risque de non-conformité en simplifiant la mise à jour et la sécurité de vos processus. Le système conserve un historique complet de l'activité des documents pour faciliter et valider la conformité de votre entreprise.

4. Augmentez votre productivité

La manipulation de documents peut être un travail répétitif et chronophage. Vous devez remplir des dizaines de champs, copier-coller des informations d'entreprise, vérifier les erreurs et envoyer physiquement des éléments - entre autres choses. Bien que cela ne soit pas immédiatement visible, le flux de travail monotone que nécessite la manipulation de documents finira par réduire le moral, l’engagement et, en fin de compte, la productivité des employés. En éliminant les tâches chronophages, vos employés peuvent se concentrer sur votre activité principale. Dans une enquête récente auprès des utilisateurs de Quadient Impress, 88% des organisations interrogées ont constaté les bénéfices sur leurs employés qui peuvent désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Avec une solution d'automatisation documentaire, vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire pour préparer et envoyer les communications clients et permettre à vos employés de se concentrer sur des activités génératrices de revenus.

5. Gagnez du temps

Selon une étude de McKinsey, 60% des entreprises pourraient économiser 30% de leur temps et de leur productivité grâce à l'automatisation. L'automatisation des documents réduit considérablement voir même élimine le temps passé à corriger les nombreuses petites erreurs qui se glissent dans la saisie de données manuelle. Voici quelques autres exemples de la façon dont l'automatisation des documents vous fait gagner du temps :

• Insertion automatique des informations de votre entreprise là où elles sont nécessaires
• Insert de la date actuelle aux champs appropriés
• Recherche des incohérences entre différents types de données (par exemple lors du calcul du coût total pour vos devis)

Les outils d'automatisation peuvent faire économiser plusieurs dizaines de milliers d’euros à une entreprise en économisant le temps des employés.

6. Réduisez les risques d'erreurs

L'automatisation des documents effectue des tâches spécifiques mieux, plus rapidement et plus précisément que vos employés les plus compétents. L'automatisation et la dématérialisation des systèmes liés aux documents peuvent réduire considérablement le risque d'erreurs de saisie de données en supprimant la nécessité de la saisie manuelle de données.

Voici quelques exemples d'erreurs humaines coûteuses qui découlent directement des tâches liées aux documents :

• Lorsqu'un employé saisit les mauvaises informations dans un document, cela peut entraîner des malentendus que le personnel doit clarifier. Par conséquent, cela peut entraîner des temps de transaction plus longs - réduisant le nombre de transactions par jour. 
• Lorsqu'un employé envoie le document à la mauvaise adresse, cela peut entraîner des fuites de données ou une violation de la confidentialité. 
• Si un employé supprime accidentellement le document, il doit le traiter à nouveau. Au lieu de travailler sur une nouvelle tâche, l'employé passera ses heures de travail sur la même tâche qu'il aurait pu terminer il y a longtemps, réduisant ainsi la productivité. 

Un système ou un flux de travail d'automatisation de documents élimine le besoin d'une intervention humaine, ce qui vous permet de réduire considérablement, voire d'éliminer, la probabilité d'erreurs humaines.

Comment adopter l'automatisation documentaire ?

Restructurer complètement un processus de document est une tâche difficile, car cela nécessite une technologie et des connaissances spécifiques pour l'établir correctement. De nombreux leaders d'organisations hésitent à adopter une nouvelle technologie par crainte d'une mise en œuvre complexe, de la mobilisation de ressources techniques pour d'autres projets ou simplement parce qu'ils doutent qu'une nouvelle solution leur soit bénéfique. Cependant, une fois que vous êtes opérationnel, vous pouvez récolter d'immenses avantages. En bref, c'est un investissement rentable.

Posez-vous les bonnes questions : combien de documents traitons-nous ? Quel processus de document conviendrait le mieux à l'automatisation des documents ?

Regardez le tableau d'ensemble. L'optimisation de la gestion des documents doit faire partie d'une approche unifiée car elle a un impact sur de nombreux départements (RH, finance, ventes, etc.).

Intégrez-le dans votre initiative de transformation digitale. La digitalisation est de plus en plus inévitable - et même obligatoire en raison de la législation. La mise en œuvre d’une solution de diffusion de documents optimale vous permet non seulement de répondre aux exigences, mais également de gagner en productivité en même temps.

Collaborez avec un expert en automatisation intelligente des documents. Un expert peut vous aider à évaluer l’état de votre processus de document aujourd'hui et à définir la meilleure voie pour votre état futur. Il peut vous aider à calculer votre retour sur investissement et à recommander la meilleure solution selon votre budget.

Si vous repensez la façon dont vous gérez et envoyez des communications à vos clients et êtes prêt à passer à l'automatisation de vos flux de travail de documents, contactez-nous dès aujourd'hui.