Retards de paiement : les leçons de la série ‘Ozark’ pour la gestion des comptes fournisseurs
Les retards de paiement empoisonnent les relations avec les fournisseurs, ternissent la réputation de l'entreprise et engendrent des coûts supplémentaires. Les retards de paiement résultent souvent de flux de travail manuels et d'un manque de visibilité de l’équipe comptable. L'automatisation des paiements renforce le contrôle des entreprises sur leur trésorerie.
"Où sont mes 5 millions de dollars ?", c'est ce que demande Del en serrant le cou de Marty Byrde au début d''Ozark'. Le pilote de la série Netflix nous montre Marty acculé dans un bureau d'entrepôt, essayant maladroitement d’expliquer la disparition de 5 millions de dollars. Heureusement, dans la réalité, les équipes comptables n'ont pas à faire face à des situations aussi extrêmes que celle du cartel de Navarro. Toutefois, cela ne signifie pas que les retards de paiement aux fournisseurs soient sans conséquence.
Dans le cas de Marty, son partenaire Bruce a détourné des fonds qui faisaient partie du plan de blanchiment d’argent du cartel. Pour de nombreuses entreprises, cependant, le véritable problème réside dans la dépendance à des processus obsolètes et inefficaces. Ce n'est certes pas assez critique pour obliger une équipe de la gestion des comptes fournisseurs à gérer un casino dans les Ozarks du Missouri, mais les paiements lents tendent les relations avec les fournisseurs, entraînent des erreurs et augmentent finalement les coûts. Les entreprises ont besoin d'un système plus performant.
Le problème des retards de paiement
Les petites entreprises sont particulièrement vulnérables aux problèmes de liquidité. Il est difficile d'effectuer des paiements sans capacités financières immédiates. Cependant, souvent, le traitement lent des factures n'est pas lié à un manque de trésorerie.
Selon Nico McEown, directeur de compte chez Quadient Comptes Fournisseurs, ces retards ont des répercussions notables. Les fournisseurs ont besoin de leurs fonds, et le non-respect des échéances de paiement peut nuire aux relations commerciales essentielles.
Tout comme le personnage d’Ozark, Bruce, détourne des fonds à l'insu de Marty, des procédures laxistes peuvent conduire à des pratiques commerciales douteuses, qu'elles soient intentionnelles ou résultent d'une omission lorsqu'une dépense n'est pas enregistrée.
"Sans un système capable de tout tracer, des pratiques comptables inappropriées peuvent se produirent sous votre nez, à votre insu", affirme Nico.
Outre les relations tendues avec les fournisseurs et les erreurs comptables possibles, les paiements tardifs entraînent des coûts supplémentaires. 82% des entreprises françaises ont fait face à des retards de paiement au cours de l’année 2023. Et l’accélération des défaillances d’entreprise en France dans l’ensemble des secteurs et certainement liée aux retards de paiement. C'est un cycle vicieux à moins que les équipes ne puissent déterminer la cause de ces retards.
Les causes profondes des retards de paiement
Parfois, les retards de paiement peuvent être dus à un manque de fonds, notamment pour les petites et moyennes entreprises. D'autres fois, certaines grandes entreprises préfèrent conserver leur trésorerie, utilisant leurs fournisseurs comme une sorte de caisse de crédit gratuite. Cependant, souvent, une entreprise a toute l'intention de payer mais est embourbée dans des processus manuels que le traitement des factures prend des semaines.
Pour un blanchisseur d'argent comme Marty Byrde, dissimuler la trace papier est essentiel. Mais pour des entreprises légitimes, éviter les points de blocage dans les flux d’approbation nécessite des protocoles clairs et une visibilité des données.
Peut-être qu'une copie physique de la facture attend d'être saisie dans le système, ou peut-être le processus d'approbation nécessite plusieurs signatures et prend plusieurs jours pour arriver sur le bureau du manager adéquat. Le paiement par chèque pourrait prendre encore trois à cinq jours pour être traité — et cela en supposant que la facture n'ait pas été oubliée dans le système.
C'est un processus fastidieux, et les fournisseurs ne le toléreront pas indéfiniment.
Le coût des retards de paiement
Marty Byrde doit bouleverser sa vie et celle de sa famille pour déménager dans les Ozarks afin de satisfaire les exigences des Navarros. De la même manière, sans facturation numérisée, de nombreuses petites entreprises gaspillent un temps précieux à rassurer des fournisseurs mécontents que les paiements sont bien prévus.
Les fournisseurs envoient généralement des rappels amicaux, parfois moins amicaux, et ajoutent des frais de retard pendant quelques mois, mais de trop nombreux paiements manqués peuvent rompre la relation. Face à la menace d'un contrat annulé, les équipes de la gestion des comptes fournisseurs peuvent tenter d'accélérer le processus, et parfois commettre plus d’erreurs.
"Ils pourraient finir par payer une facture deux fois ou payer plus que le montant dû", explique Nico. "Vous pouvez perdre complètement la relation, ce qui oblige votre entreprise à passer du temps à chercher de nouveaux fournisseurs."
Lorsque les dirigeants doivent trouver un nouveau fournisseur, il leur faut souvent se contenter d'un accord plus onéreux car ils n'ont pas le temps de comparer les offres et d’étudier les propositions.
L’automatisation pour répondre au problème
L'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs offre un accès en temps réel aux documents et une visibilité à 100 % pour réduire le risque d'erreurs ou de fraude. En d'autres termes, si les partenaires de Marty Byrde avaient pu instantanément consulter chaque facture, Bruce n'aurait eu aucune chance de détourner 8 millions de dollars.
Au lieu de piles d'enveloppes et de chèques papier, Quadient Comptes Fournisseurs permet un processus d'approbation transparent et des paiements selon la méthode préférée du fournisseur. Les équipes de la gestion des comptes fournisseurs peuvent trier les factures en fonction des listes d'âge et planifier les paiements avec une libération automatique pour ne jamais manquer une date d'échéance. De plus, la capture intelligente des données réduit le besoin de saisie manuelle des données et détecte les doublons pour éviter les surpaiements accidentels.
Passez à l’automatisation
Les solutions de Quadient Comptes Fournisseurs s'intègrent avec les logiciels de comptabilité les plus courants, y compris Quickbooks, Sage Intacct et plus encore. Nous aidons les entreprises à réduire les erreurs, à améliorer les relations avec les fournisseurs et à récupérer leur temps grâce à des outils d'automatisation de pointe.
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