La pandémie de la COVID-19 a marqué un véritable tournant pour les entreprises. Le changement d'environnement de travail, du bureau au domicile, a mis les entreprises au défi de gérer des processus métier qui reposaient auparavant sur le contact physique et des documents papier. Les entreprises de toutes tailles ont dû repenser la façon dont elles gèrent leurs processus les plus importants. La mise en œuvre d'un logiciel d'automatisation des processus métier (BPA) permet d'assurer la continuité des activités et de préparer votre entreprise à l'avenir.

Le logiciel d'automatisation des processus métier désigne la technologie qui gère l'automatisation des processus métier complexes. Il se concentre sur les efforts d'automatisation destinés à la gestion de l'entreprise et est généralement utilisé pour automatiser les processus de base. 

Le logiciel BPA rationalise la façon dont les entreprises gèrent les workflows internes, tels que les communications sortantes avec les clients, l'envoi des factures et les processus d'encaissement de liquidités, afin d'économiser de l'argent, de gagner en efficacité et d'optimiser les ressources.

L'automatisation des processus métier permet d'accélérer les tâches de travail. En s'appuyant sur des règles et des actions définies par l'utilisateur, elle achemine les informations vers la bonne personne au bon moment. 

La BPA implique souvent la numérisation des processus papier. Plutôt que de se fier aux saisies manuelles d'employés pour mener à bien un processus, le logiciel parcourt automatiquement les workflows et invite l'utilisateur à agir si nécessaire.

L'automatisation des processus papier grâce à un logiciel BPA réduit les coûts opérationnels, améliore l'expérience des clients et des employés, et stimule la croissance de l'entreprise en automatisant les processus entrants et sortants essentiels.

Les solutions logicielles BPA modernes exploitent les systèmes de base existants et les font évoluer pour permettre aux utilisateurs métier de contrôler les interactions cruciales avec le bien le plus précieux des entreprises : les clients. Le résultat : une efficacité accrue grâce à la suppression des processus manuels, une meilleure expérience client et plus de contrôle sur la conformité réglementaire. 

L'automatisation des processus métier permet à votre entreprise de traiter des documents de manière plus sûre, plus efficace et plus régulière. Vos employés peuvent alors se concentrer sur des tâches plus importantes et,en retour, leur implication et leur satisfaction augmentent.

L'automatisation des processus métier améliore grandement le quotidien opérationnel et les résultats de votre entreprise, notamment à travers l'accélération des flux de trésorerie et la maximisation de l'impact de vos communications via des messages marketing ciblés.

Autre avantage des logiciels BPA, le contenu numérisé permet aux entreprises
d'exploiter efficacement les modèles, les analyses et les outils de veille stratégique. Pour tirer une réelle valeur commerciale de l'automatisation des processus et de la transformation numérique, les entreprises doivent se concentrer sur la numérisation des informations qui leur parviennent. Il s'agit là de garantir l'accès aux données essentielles qui sont actuellement piégées dans des documents papier.

Choisir le meilleur logiciel pour votre entreprise peut être un véritable casse-tête. Voici cinq conseils pour vous aider à choisir votre logiciel BPA en toute connaissance de cause.

1. Intégration aux systèmes, facilitée

Choisissez un logiciel BPA capable de s'intégrer facilement à une grande variété de systèmes. Cette capacité est essentielle pour pouvoir tirer le meilleur parti de votre plateforme. 

2. Facile à utiliser avec une navigation intuitive

Choisissez un logiciel facile à utiliser et intuitif. S'il est trop compliqué, vos employés éprouveront de la frustration et reviendront à l'ancienne méthode de travail. 

3. Lisez les avis

Optez pour un partenaire technologique qui s'implique dans la réussite de ses clients. Lisez les avis laissés par les clients et demandez aux fournisseurs potentiels leurs taux de satisfaction client.

4. Investissez dans une plateforme unique et flexible qui évolue au fur et à mesure que votre entreprise se développe

De prime abord, déterminer comment et par où commencer peut être intimidant. Heureusement, il existe une multitude de solutions rentables basées sur le Cloud qui permettent aux PME de tirer parti de leur parcours d'automatisation des processus et de transformation numérique. La technologie a évolué pour en arriver à un stade où les outils SaaS d'automatisation des processus manuels sont plus accessibles et abordables.

Grâce à une plateforme d'automatisation des processus métier unique et flexible, les PME qui disposent de peu de ressources informatiques peuvent rapidement être opérationnelles. Dans certains cas, les solutions peuvent être mises en œuvre en seulement quelques heures.

5. Ne faites pas cavalier seul. Tirez parti des connaissances et de l'expertise d'un partenaire de confiance

Si de nombreuses entreprises disposent d'équipes consacrées à l'avancement des initiatives de transformation numérique, la plupart des PME n'ont pas les mêmes ressources. Les grandes entreprises ont des équipes entières dédiées à la compréhension des composants technologiques nécessaires et elles disposent d'un budget consacré à ces programmes, ainsi que de ressources internes mobilisées pour les aider tout au long du processus.

De nombreuses PME n'ont pas de service informatique, et encore moins une équipe d'employés spécialisés dans laquelle leur entreprise a investi de l'argent pour créer un plan ciblé de déploiement d'un workflow numérique. 

Si vous n'avez pas les outils, les actifs, les ressources ou le budget des plus grands, cherchez un partenaire qui vous aidera à naviguer dans ces eaux périlleuses. Vous devez trouver un partenaire disposant de solutions adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise. 

Un partenaire de confiance, tel que Quadient, saura répondre à vos questions, par exemple : 

• Comment acquérir une solution et la gérer en interne ? Devons-nous externaliser nos envois fastidieux de grands volumes de courriers ?
• Notre workflow prend-il en charge des employés travaillant à la fois sur site et à distance ? 
• Proposons-nous la meilleure expérience possible à nos clients ? 

Voici les questions que vous devez vous poser afin d'identifier la meilleure solution d'automatisation des processus métier pour votre entreprise. N'hésitez pas à faire appel à des experts et à tirer profit des ressources qu'ils mettront à votre disposition.

Appuyez-vous sur l'expertise de votre partenaire pour vous assurer que la solution que vous mettrez en place répondra aux exigences spécifiques à votre activité et offrira le meilleur retour sur investissement.

C'est le bon moment pour que les PME évaluent leur fonctionnement actuel et envisagent l'adoption d'une technologie permettant de rationaliser et d'optimiser leurs processus existants. Il a été prouvé qu'un logiciel BPA permet de réduire les coûts, d'améliorer la rentabilité et de créer une main-d'œuvre productive, efficace et plus engagée. Et surtout, en automatisant les processus métier, les PME gagnent en flexibilité pour s'adapter, émerger et se développer dans un avenir incertain.