PMEs : 3 Indicateurs Clés de Performance (KPI) à améliorer avec l'automatisation des factures

L’envoi et le paiement des factures sont des processus centraux pour les PME dans la mesure où c’est par celui-ci que les clients vous payent. Bien que certaines entreprises gèrent de nombreuses transactions, toutes peuvent bénéficier d'un processus optimisé de facturation.

En tant que dirigeant d'une PME ou responsable financier vous connaissez déjà les indicateurs clés de performance (KPI) et savez pourquoi ils sont importants pour votre entreprise.

Examinons les principaux KPI que vous pouvez améliorer grâce à la facturation automatisée, et les raisons pour lesquelles vous devriez vous y intéresser, si ce n'est pas déjà le cas.

Pourquoi les indicateurs clés de performance de facturation sont importants ?

La facturation est un élément indispensable pour une entreprise et l'intégration d'indicateurs clés de performance à votre processus de facturation est bénéfique pour plusieurs raisons :

• Ils peuvent vous aider à contrôler les délais de votre cycle de facturation afin de réduire les coûts et d’accélérer vos recouvrements.
• Ils peuvent vous indiquer si vous travaillez avec suffisamment de fournisseurs (ou trop)
• Ils vous permettent de contrôler les factures qui peuvent être payées sans intervention manuelle afin d'affiner les exceptions et les processus connexes
• Vous pouvez suivre le temps moyen de traitement d'une facture, ce qui vous aide à rationaliser le processus en identifiant les points de blocage

Les indicateurs clés de performance de facturation, comme tout autre domaine d'activité, vous aident à identifier les lacunes de vos processus actuels. Bien que tous ces éléments ne soient pas propres au traitement et à l’envoi des factures, il est facile de les négliger, en particulier pour les petites entreprises. 

3 KPIs à améliorer grâce à l’automatisation des processus de facturation

En tant que dirigeant d'une PME, vous cherchez à être payé à temps et vous vous préoccupez davantage de votre activité que de vos factures. Nous vous présentons ici trois indicateurs clés de performance que vous pouvez améliorer grâce à la facturation automatisée.

Le délai de traitement des factures

Les factures papier sont encore privilégiées par 80 % des entreprises françaises, bien qu'il s'agisse de la méthode d'envoi et de réception de documents la plus lente. De l'impression à l'envoi, l'acheminement d'une facture papier peut prendre une semaine ou plus, selon l'efficacité du service de facturation de votre entreprise. 

Pour les PMEs, ce temps d'arrêt entre la création de la facture et le paiement peut être difficile à gérer. Bien que les entreprises prennent généralement en compte le délai de recouvrement des créances dans leur budget, les retards causés par une facturation mal maîtrisée sont presque impossibles à prévoir.

Avec une plateforme de facturation automatisée, vous pouvez envoyer des factures par voie électronique via un portail de paiement. Cela signifie que l’envoi est presque immédiat, et que les clients peuvent effectuer des paiements sur un portail sécurisé.

En termes d'indicateur de performance clé à surveiller, un logiciel automatisé de gestion des comptes fournisseurs vous permet de suivre le temps de traitement depuis la création de la facture jusqu'au paiement, que vous pouvez convertir en statistiques pour surveiller les partenaires qui paient à temps et les domaines dans lesquels vous pourriez avoir besoin d'ajuster vos processus internes.

Le coût total du traitement des factures

Le coût moyen de traitement d’une facture se situe entre 12 et 20 euros selon le type d'entreprise et le secteur d'activité, ce qui représente un coût important pour les PME. Les coûts sont liés à l'impression, au traitement et à l'envoi d'une facture papier. Si l'on tient compte du temps de travail nécessaire à l'envoi d'une facture papier, il est facile de comprendre pourquoi elle peut être onéreuse.

Une plateforme automatisée de personnalisation et d’envoi des factures réduit considérablement les coûts car elle ne nécessite pas les mêmes besoins d'impression, de traitement et d'envoi qu'une facture papier - tout est numérisé. En outre, l'automatisation des tâches répétitives telles que la génération et l'envoi de factures réduit le temps qu'un employé doit consacrer à la création de factures. Vous pouvez ainsi réduire vos coûts de manière significative.

Le coût est l'un des indicateurs clés de performance les plus faciles à suivre, en particulier pour les départements financiers. Vous pouvez par exemple étudier les économies réalisées en n'achetant pas d'infrastructure physique, ou vous pouvez suivre le retour sur investissement de votre logiciel de comptabilité fournisseurs automatisé.

La satisfaction des clients

La satisfaction des clients n'est peut-être pas un indicateur clé de performance que vous associez à l’envoi de factures, mais il ne faut pas le négliger. La réduction des coûts et des délais, ainsi que la réduction de la conformité et des erreurs, contribuent toutes à la satisfaction des clients. Des enquêtes ont montré que 54 % des consommateurs préfèrent faire affaire avec une entreprise qui utilise leur méthode de communication préférée.

D'ici 2024, on estime que 47 % des communications professionnelles seront exclusivement numériques. Une plateforme de facturation automatisée peut contribuer à améliorer la satisfaction des clients en exerçant une influence sur tous les aspects, de la réduction des risques à la diminution des délais de communication. Ces plateformes devraient également être conformes à la législation gouvernementale, ce qui signifie moins de soucis pour vous.

La satisfaction des clients est un autre KPI facile à contrôler. Il suffit de mettre en place une plateforme de collecte d'information dans le cadre de votre processus de facturation pour recevoir et traiter les commentaires de vos clients et les utiliser pour ajuster vos processus si nécessaire.

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