Pourquoi le stockage de documents comptables papier ne fonctionne pas - et comment y remédier
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Qu’il s’agisse de trouver un reçu de dépense pour clôturer le mois ou un enregistrement de bon de commande à soumettre à l’auditeur lors d’un examen, l’organisation et le stockage des documents de comptes fournisseurs papier est souvent un point frustrant.
Le contrôle ponctuel de fin de mois
Le reporting de fin de mois est un moment crucial pour toutes les équipes comptables et un bon contrôle ponctuel du bon fonctionnement des systèmes existants. C’est à ce stade que les équipes financières se bousculent pour essayer de localiser les documents et les rapports. Qui a signé ce bon de commande ? Pourquoi cette facture n’a-t-elle pas encore été approuvée ? Où se trouve le relevé de réception d’une dépense d’un employé ? Ces questions font régulièrement le tour du service comptable.
Lorsque les documents ne sont pas facilement disponibles, les équipes comptables sont souvent confrontées à des retards de clôture de fin de mois ou se précipitent pour fermer les livres sans confiance. Dans un récent sondage, 70 % des dirigeants financiers ont admis avoir pris des décisions fondées sur des informations inexactes.
Rechercher et filtrer les données
Quadient Comptes Clients aide à résoudre ces défis grâce à son outil de recherche et de filtrage global. Les utilisateurs peuvent effectuer une recherche globale rapide en entrant des détails sur n’importe quel document tels que le nom du fournisseur, le coût, le numéro de facture, etc., et voir un résumé des données. Il fournit une vue en temps réel des informations telles que les dépenses de l’entreprise sans avoir à fouiller dans les dossiers, les boîtes de banquiers, les e-mails ou les classeurs. Le système stocke les enregistrements pendant sept ans, ce qui signifie que les services financiers peuvent éliminer complètement leurs coûts de stockage.
Gain de temps pour tous
Une solution centralisée basée sur le cloud évite à tout le monde de courir après le papier ou de rechercher des copies sur Dropbox, dans les e-mails ou partout où elles peuvent être stockées. Toute personne ayant besoin d’accéder aux documents de comptabilité fournisseurs peut localiser le fichier en temps réel. Par exemple:
- Les employés peuvent consulter leurs dossiers de dépenses
- Les gestionnaires sont en mesure de localiser les bons de commande ou les factures précédemment approuvés
- Les directeurs financiers peuvent gérer les dépenses du département
- Le personnel des finances peut facilement préparer des rapports pour les auditeurs
L’automatisation favorise également une collaboration plus efficace entre les services. Avec des outils tels que le routage automatique de l’approbation des factures et les horodatages électroniques, les équipes comptables ont une plus grande transparence que le papier.
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