Éliminez la saisie manuelle de votre quotidien de compta fournisseur

Aujourd'hui, comme toujours, l'efficacité est la clé du succès. Les organisations recherchent constamment des moyens de faire plus, plus vite et avec moins. Mais lorsqu'une organisation est accablée par des processus manuels et des tâches répétitives et chronophages, atteindre l'efficacité peut sembler presque impossible.

Et s'il y a bien un domaine dans lequel les organisations rencontrent des difficultés pour améliorer leur efficacité, c'est celui des comptes fournisseurs. Souvent accaparées par des tâches manuelles, les équipes de compta fournisseurs se retrouvent confrontées à des erreurs, des retards, des inexactitudes et des coûts opérationnels accrus.

Grâce aux récentes avancées de la technologie, les entreprises confrontées à cette réalité ont désormais une solution : adopter une solution d'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs et ainsi éliminer la saisie manuelle de données de leur quotidien.

Le vrai coût de la saisie manuelle de données

Tout le monde comprend que la saisie manuelle de données est chronophage, répétitive et fastidieuse. Mais elle cache également de nombreux coûts insidieux. Voici trois raisons pour lesquelles cette méthode archaïque pourrait vous coûter plus cher que vous ne le pensez :

• Augmentation de la probabilité d'erreurs : la saisie manuelle de données est sujette aux erreurs ― qu'il s'agisse de fautes de frappe, de mauvais calculs ou de détails manqués. Ces erreurs peuvent entraîner des divergences dans les dossiers financiers, des paiements retardés, manqués ou en double, et des relations tendues avec les fournisseurs.
• Temps passé à corriger les erreurs : une fois commises, les erreurs doivent être corrigées manuellement ― et souvent vérifiées deux ou trois fois pour s'assurer qu'elles sont correctement rectifiées. Ce processus fastidieux peut facilement doubler ou tripler le temps investi dans une tâche initiale.
• Manque de vision stratégique : la nature chronophage de la saisie manuelle de données empêche les équipes de consacrer leur temps et leurs efforts à des tâches plus stratégiques qui pourraient contribuer à la croissance et au succès de l'entreprise.

Les nombreux avantages de l'automatisation

L'automatisation des comptes fournisseurs représente une manière de fonctionner plus intelligente et optimisée. Une solution d'automatisation robuste et personnalisable comme Quadient Comptes Fournisseurs peut considérablement réduire le temps et les ressources consacrés à la saisie manuelle de données, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches plus stratégiques tout en économisant de l'argent sur leur travail opérationnel au quotidien.

Voici les quatre domaines clés pour lequelles l'automatisation aide les organisations :

Traitement des factures

L'automatisation optimise les approbations de factures, permettant à votre équipe de traiter les factures jusqu'à 9 fois plus rapidement. Quadient Compte Fournisseurs vous offre :

• Des rapports précis et en temps réel des provisions mensuelles
• Un stockage illimité des factures numériques
• Des canaux d'approbation personnalisés pour réduire le risque de fraude
• Un codage intelligent des comptes généraux pour un codage des factures en un clic

« Il fallait auparavant deux employés dédiés deux jours par semaine pour saisir manuellement les factures dans notre système. Nous avons réduit cela à un jour par semaine entre tous les employés. »
- Lizette Camacho, Responsable des projets et de la formation, Super Mix
 

Gestion des notes de frais

Les notes de frais représentent l'une des plus grandes vulnérabilités de fraude. L'automatisation offre une transparence accrue des rapports de dépenses, des reçus, des approbations et des paiements ― afin de réduire le risque de fraude et d'abus de dépenses. Quadient Comptes Fournisseurs vous offre :

• Un téléchargement et un stockage sécurisés des reçus
• Des canaux d'approbation robustes et personnalisables
• Un remboursement rapide

« Avant, nous gérions toutes nos notes de frais sur papier. La réconciliation des dépenses prend maintenant 30 secondes. »
– Robert Cremers, directeur des finances et de l'administration, Athabasca Catering

Automatisation et gestion des paiements

Votre équipe peut gagner du temps, avoir plus de contrôle et éliminer les paiements en double avec l'automatisation des paiements. Quadient Comptes Fournisseurs offre :

• Un système d'approbation fiable et transparent pour le paiement des fournisseurs
• Une synchronisation bidirectionnelle immédiate pour éliminer les erreurs et les paiements en double
• Une réconciliation précise de votre système comptable et votre compte bancaire
• Des paiements par lots instantanés

« En ce qui concerne l'automatisation des comptes fournisseurs, Quadient est numéro un, il n'y a aucun doute pour nous. Nous n'avons pas d'autre logiciel qui puisse rivaliser en termes de solution clé en main aussi rapidement et efficacement que Quadient Comptes Fournisseurs. »
- Dan, Ontario Trucking Association

Automatisation des bons de commande

Améliorez le contrôle et la supervision de vos dépenses prévues. Le processus automatisé de bons de commande de Quadient Comptes Fournisseurs vous offre :

• Un contrôle des dépenses amélioré avec des limites personnalisées
• Une approbation et une réconciliation automatiques avec un appariement en 2 ou 3 voies
• Des demandes d'achat intégrées

« Nous avons maintenant accès à toutes nos factures et informations de paiement correspondantes en quelques clics. »
- Samantha M, Dynamic Communications

Mise en œuvre d'une solution d'automatisation des comptes fournisseurs

Des bons de commande et factures aux paiements numériques et à la gestion des dépenses, l'automatisation AP de Quadient offre des flux de travail AP automatisés, sans stress et sans erreurs.

Lorsque vous êtes prêt à investir dans Quadient AP pour automatiser votre processus AP, nous sommes là pour vous aider. Je réserve une démo gratuite !