Pourquoi 2022 est l’année pour terminer la saisie manuelle des donnees
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Naviguer dans les défis d’une crise est stressant en soi. Survivre en tant que comptable à l’aide d’outils traditionnels peut sembler difficile, mais ce n’est pas nécessaire.
Il y a encore quelques années, l’idée de faire de la comptabilité une expérience sans contact aurait semblé impossible , tout comme travailler à distance à l’échelle mondiale. Pourtant, nous voilà, à assister à des réunions en pyjama et à payer les vendeurs sans signer de chèques papier.
Maintenant que nous sommes passés au travail à distance, les comptables sont plus heureux de permettre l’automatisation de la saisie des données, accélérant ainsi le rythme de la numérisation dans la finance. Avec moins de temps consacré à cette routine manuelle, les équipes financières peuvent réinvestir leur attention dans des travaux de plus grande valeur, tels que le reporting ou les prévisions. Pour les aider à y parvenir, Quadient Comptes Fournisseurs, leader de l’automatisation des comptes fournisseurs, a développé l’intelligence artificielle (IA) pour améliorer davantage ses fonctionnalités existantes de capture de données.
« Je m’occupe des comptes créditeurs pour notre entreprise depuis près de 30 ans et, au cours de cette période, nos gestionnaires et nos contrôleurs d’entreprise ont demandé des descriptions d’articles. Nous n’avons jamais été en mesure de le faire car nous n’avons pas eu le temps de les saisir. Cela doublerait ma charge de travail. »
— Harry Ryan, technicien en comptabilité, Murphy Hospitality Group
La saisie de données a été l’un des principaux problèmes pour les professionnels de la finance. La plupart des services comptables d’avant la pandémie n’étaient pas configurés pour s’adapter à un environnement de travail à distance, ce qui entraînait de la confusion et des corrections aléatoires aux processus comptabilité fournisseurs qui ont entraîné des erreurs fréquentes. En fait, 88% des professionnels de la finance disent que la plupart des erreurs dans les paiements sont causées par la saisie manuelle des données.
La saisie manuelle des données et le codage ont été l’un des trois principaux problèmes pour les professionnels de la finance en 2021
Extraction de données alimentée par l’IA
La fonctionnalité SmartCapture de Quadient Comptes Fournisseurs profite aux entreprises en éliminant l’intervention manuelle sujette aux erreurs dans le processus AP. Les détails de l’élément de ligne sont déjà renseignés automatiquement au moment où l’utilisateur voit la transaction de facture dans le logiciel. Combinée à l’intelligence artificielle, cette fonctionnalité offre une précision de plus de 99 % tout en réduisant de 83 % le temps consacré à la saisie des données. La fonctionnalité capture les informations d’en-tête, le nom du fournisseur, les détails de l’élément de ligne tels que la description, les coûts unitaires et les quantités. Il extrait également les détails de la facture tels que le montant, la date d’échéance, la date de la facture, etc.
« Avoir cette fonctionnalité est un rêve devenu réalité. Les propriétaires de l’entreprise sont beaucoup plus heureux maintenant qu’ils peuvent voir ce qui a été acheté dans les rapports GL. » – Harry Ryan, technicien en comptabilité, Murphy Hospitality Group
Saisie de données : manuelle vs automatisée
Les professionnels de la comptabilité fournisseurs qui s’appuient sur la comptabilité manuelle sont confrontés à de nombreux défis, tels que la réception de factures dans divers formats tels que des copies papier, des e-mails, des documents Word, des fichiers PDF, etc. Cela rend la saisie des données chronophage, sujette aux erreurs et reléguée aux espaces physiques. Sans accès au cloud, les entreprises risquent également de mal communiquer avec les fournisseurs et les employés. Le travail à distance a encore ajouté à cette complexité. C’est pourquoi 83 % des 600 professionnels de la finance en Amérique du Nord affirment que l’automatisation des points d’accès est leur priorité absolue.
Alors que de plus en plus de bureaux passent au travail à distance et hybride, les équipes financières se tournent vers une technologie qui permet à leur équipe d’en faire plus en moins de temps. La saisie automatisée des factures permet de réduire les coûts de back-office en minimisant la saisie manuelle des données. Il réduit également le risque d’erreurs lors du traitement des factures, ce qui permet un délai d’exécution plus rapide avec les approbations et les paiements des fournisseurs. Avec des données centralisées dans une seule plate-forme, vous pouvez effectuer des audits internes réguliers et simplement partager l’accès au logiciel avec l’auditeur lors de l’examen annuel.
« Avant Quadient Comptes Fournisseurs, notre commis comptabilité fournisseurs passait 30 à 40 % de son temps à saisir des données et à saisir des factures. L’ensemble du processus a pris beaucoup de temps et Beanworks a éliminé beaucoup de cela. Nous économisons au moins 50 % de notre temps dans les comptes fournisseurs. » – Dean Olevson, directeur des finances, Radisson Blu Minneapolis Downtown
Allez au-delà de la saisie automatisée des données
Avec l’automatisation des points d’accès Quadient Comptes Fournisseurs, les entreprises obtiennent plus qu’une simple saisie de données sans stress. Son approche à 360 degrés vous donne les outils nécessaires pour traiter tous les flux de travail comptabilité fournisseurs dans le cloud. Des bons de commande et des factures aux paiements numériques et à la gestion des dépenses, tout est contrôlé via une plate-forme centrale.
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