Ce que le travail hybride signifie pour les équipes financières

Temps de lecture estimé: 5 minutes

Naviguant à travers les rebondissements d’une économie tumultueuse en cas de pandémie, le secteur de la finance a été contraint d’apporter des changements opérationnels drastiques. Maintenant, les travailleurs veulent le meilleur des deux mondes. Une enquête menée auprès de plus de 9 000 travailleurs a révélé que 83 % d’entre eux souhaitent une routine de travail hybride, ce qui pousse les entreprises vers une pile technologique flexible et sécurisée.

Heureusement, le secteur de la comptabilité est déjà sur la bonne voie pour faire la transition. 42 % des responsables financiers affirment que la COVID-19 a accéléré le rythme d’adoption de l’IA par leur entreprise, et 84 % mentionnent que l’automatisation les a considérablement aidés pendant la pandémie.

Le rythme rapide de l’automatisation des comptes clients (RA) et des comptes fournisseurs (PA) a donné aux entreprises la possibilité d’adapter rapidement leur façon de travailler. Les comptables ont gagné plus de temps, de sécurité des données et de flexibilité, que ce soit en travaillant à domicile ou au bureau.

Les entreprises ne voient plus l’automatisation comme une solution temporaire ou autonome au système, mais comme quelque chose qui ajoute plus de valeur au back-office, permettant aux équipes financières d’effectuer des tâches telles que le recouvrement automatisé des créances et les paiements numériques.

Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles les organisations investissent dans l’automatisation de la RA et des points d’accès pour leurs opérations quotidiennes dans un monde de travail hybride.

Une finance plus intelligente

En RA, les arguments en faveur de l’innovation numérique sont solides. La recherche montre que 50 000 entreprises par an font faillite en raison de retards de paiement B2B. Et la collecte d’argent auprès des clients est devenue plus difficile dans un environnement de travail hybride.

Les collections traditionnelles ont toujours été inefficaces. Il n’est pas rare qu’une équipe de RA passe 20 % de son temps à contacter manuellement les clients pour les paiements, et cette dépense de temps détourne l’attention de la gestion d’autres tâches, telles que l’identification des clients à risque ou la gestion des litiges.

Les problèmes internes causés par le travail à distance ont eu un impact supplémentaire sur l’efficacité. La RA implique plusieurs personnes couvrant les ventes, les opérations, le support client et même la fonction juridique. Ces équipes travaillent sur différents systèmes pour gérer leurs données et toutes ces informations doivent être accessibles pour qu’un professionnel de la RA puisse remplir son rôle. C’est beaucoup plus difficile à gérer lorsque les équipes ne sont pas au bureau et que le temps perdu à trouver des données a un impact sur la rapidité avec laquelle l’argent peut être injecté dans l’entreprise.

L’automatisation de la RA basée sur le cloud aide les équipes à être sur la même longueur d’onde en fournissant « un accès à tout moment et en tout lieu » aux données des clients. Ces informations sont extraites des systèmes ERP, CRM, de comptabilité et de facturation, et consolidées et organisées intuitivement sur des tableaux de bord significatifs basés sur le cloud. Cela permet d’améliorer les rapports pour les équipes de RA, leur permettant de collaborer efficacement, quel que soit l’endroit où elles sont basées, et d’exploiter intelligemment les données en temps réel pour prendre de meilleures décisions commerciales.

L’efficacité des recouvrements est réalisée grâce à l’automatisation, en fournissant des communications de paiement et des rappels aux clients sur une base régulière et opportune. Cela minimise le risque de retards et de paiements manqués et fournit systématiquement les informations dont les clients ont besoin pour gérer leurs comptes.

Perfectionner les paiements

Plus de 40% des paiements B2B sont encore effectués via des chèques papier et des factures. Bien que les paiements par chèque puissent être lents, peu fiables et même non sécurisés, les organisations hésitent à s’éloigner de cette méthode. Après avoir passé beaucoup de temps à développer leurs processus basés sur des contrôles, la transformation numérique peut sembler intimidante.

Mais ils doivent se transformer. Au cours de la dernière année, l’ensemble du processus de traitement manuel des chèques, des dépôts et même des visites à la banque a été perturbé, ce qui a entraîné des retards de paiement et des frustrations pour les équipes AR et AP.

Pour les créances, une plate-forme AR intelligente fournit un traitement des paiements en ligne, garantissant que les paiements sont plus rapides, plus simples et plus sécurisés. Il offre également plusieurs options de paiement, ce qui permet de réduire le nombre de paiements en retard ou manqués, car les clients ont diverses façons de respecter leurs obligations. Et dans le climat actuel, les options de paiement en ligne sont attendues par vos clients.

Du côté des comptes fournisseurs, les équipes qui utilisent une plate-forme d’automatisation AP peuvent facilement gérer les approbations et libérer les paiements des fournisseurs de n’importe où en quelques clics. Cela permet d’atténuer la fraude et les erreurs telles que les paiements en double, tout en libérant du temps pour d’autres activités.

Les dépenses facilitées

Les violations des dépenses ont grimpé en flèche de 292% en 2020. Étant donné que les dépenses des employés comme T & E seront les coûts les plus importants à réintroduire cette année, la nécessité de surveiller et de contrôler les dépenses est essentielle. Surtout lorsque 46% des entreprises ne suivent pas le coût de leur traitement. Mais ce n’est pas le plus grand défi. Les directeurs financiers disent que l’un de leurs principaux problèmes est que les employés perdent des reçus papier ou soumettent des rapports sans eux.

En entrant dans un environnement de travail hybride, les entreprises prennent des mesures pour rationaliser le processus et faciliter la gestion des dépenses. Une grande majorité, près de 70% des 200 directeurs financiers interrogés récemment, ont déclaré qu’ils numérisaient toute l’expérience de la soumission, de l’approbation et du reporting des dépenses. Cela signifie que les employés peuvent prendre des instantanés de leurs reçus et les soumettre via une application mobile. Leur gestionnaire peut également approuver et rembourser par voie électronique, le tout sans impliquer un enchevêtrement de papier et d’agrafes.

Avec la gestion traditionnelle des dépenses, les entreprises s’appuyaient sur des feuilles de calcul complexes pour traiter, payer et auditer les dépenses des employés. L’automatisation suit électroniquement leur comportement de dépense et détermine comment l’organisation leur remboursera les coûts encourus.

Passer au sans contact

Près de 70 % de l’ensemble du traitement des factures dans le monde est sur papier. Lorsqu’il est traité manuellement, il faut en moyenne six jours pour traiter une seule facture, ce qui coûte 15 USD chacun. Qu’elles soient reçues numériquement ou par courrier postal, les factures doivent être numérisées, triées, acheminées, saisies puis classées dans une armoire ou un dossier. Au fur et à mesure que les systèmes évoluent, ce n’est pas très économique et ce n’est certainement pas le plus efficace.

En tenant compte des approbations, le calendrier de l’AP est encore plus long. Notre enquête auprès de plus de 200 professionnels de l’AP a révélé qu’ils passent 20% de leur temps par semaine à gérer les approbations. Cela équivaut à peu près à un jour sur cinq consacré uniquement aux suivis. « Un défaut que nous avions avec ce système était qu’il n’y avait aucun moyen de voir si les factures et les bons de commande avaient reçu le niveau approprié d’examen et d’approbation. Nous avons dû documenter cela par courriel », explique Jose Breton, directeur général de Brickell Biotech.

Avec les limitations imposées par la pandémie, les entreprises ont pris des années d’avance en quelques mois seulement. Près d’un tiers (31 %) des PME ont supprimé les factures papier cette année, ce qui réduit le coût de traitement d’une facture jusqu’à 80 %. Les fournisseurs soumettent leurs factures par voie électronique et le paiement est traité en ligne par le biais de chèques ACH / EFT, VCC ou électroniques.

Quelle que soit la complexité de la chaîne d’approbation, le logiciel AP effectue la poursuite en envoyant des rappels automatisés. Les gestionnaires peuvent approuver via le Web ou le mobile, laisser des notes pour plus de précisions, et une fois approuvée, la solution exportera tous les détails dans l’ERP.

Il est temps de devenir intelligent

Nous sommes toujours aux prises avec la pandémie et son impact. Et maintenir ou améliorer l’efficacité opérationnelle tout en s’adaptant au travail hybride peut être le plus grand défi de tous.

Les entreprises qui ont navigué avec succès l’année dernière ont vu l’importance de mettre en œuvre une technologie intelligente dans leurs processus financiers. Que cette décision ait été motivée par le désir de collecter des espèces efficacement, de traiter efficacement les paiements ou de fournir plus facilement aux employés et aux clients l’accès aux informations dont ils ont besoin.