Le coût caché du traitement manuel des factures
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Même lorsque la conjoncture économique est favorable, il est essentiel pour les organisations de maîtriser leurs coûts opérationnels. C'est d'autant plus important lorsque l'économie semble volatile.
Malheureusement, c’est la situation dans laquelle se trouvent la majorité des entreprises aujourd'hui.
Dans une étude PYMNTS auprès des directeurs financiers, 73% d'entre eux considèrent l’incertitude économique comme un défi important pour leur organisation.
Pour rester compétitives, les entreprises cherchent à réduire leurs coûts tout en augmentant leur rentabilité. Si certaines dépenses sont évidentes, d'autres, comme le coût de traitement d'une facture, peuvent être plus complexes à mesurer.
Il faut en effet examiner l’ensemble des facteurs qui influencent ces dépenses et la manière dont l'automatisation les réduit.
Une équation simple... en apparence ?
De nombreux directeurs financiers utilisent un ratio simple pour estimer le coût de traitement d'une facture par leur équipe de comptabilité fournisseurs. Ils considèrent que celui-ci équivaut au coût de 30 minutes de travail d'un employé. Selon cette mesure, le montant se situe généralement entre 12 et 35 euros. Bien entendu, il ne s'agit que d'une estimation très approximative et la fourchette est assez importante, ce qui ne permet pas de se faire une idée très précise du prix réel.
Pour avoir une idée plus précise de ce chiffre, les organisations peuvent utiliser une équation plus détaillée : le coût total du traitement d'une facture divisé par le nombre total de factures traitées au cours d'une période donnée. C'est ici que les choses commencent à se compliquer.
Ce sont là quelques-uns des éléments que vous devez prendre en compte pour mesure avec précision vos dépenses et coûts.
Voici comment détailler les différents indicateurs :
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Main-d'œuvre : Déterminez le nombre d'employés nécessaires au traitement d'une seule facture, établissez un taux de rémunération horaire pour les employés ainsi qu'une estimation du temps consacré aux factures chaque mois. Multipliez les chiffres pour avoir une idée du coût de la main-d'œuvre. Cela peut s'avérer compliqué s'il existe un écart important entre le taux horaire de chaque employé concerné et/ou le temps investi. Dans ce cas, vous devrez compléter l'équation pour chaque employé, puis additionner les résultats pour obtenir votre chiffre final.
Infrastructure : Prenez le coût annuel de chaque outil utilisé pour le traitement des factures - tel que votre ERP - et décomposez-le en un coût mensuel. Calculez ensuite la somme totale.
Fournitures : Additionnez le coût mensuel des fournitures telles que l'encre, le papier, les enveloppes et les timbres. Bien qu'il s'agisse généralement de petits montants, ils s'accumulent rapidement lorsque vous traitez un nombre important de factures.
Frais de transaction : Il s'agit des frais bancaires que vous encourez pour vos opérations et transactions par carte de crédit. Il suffit de les additionner.
Une fois que vous avez effectué les opérations ci-dessus, additionnez tous les totaux et divisez-les par votre nombre moyen de factures mensuelles - vous avez maintenant une idée approximative du coût de traitement de vos factures.
Mais on peut aller plus loin.
Si les données ci-dessus peuvent vous communiquer une première information, elles ne couvrent pas les coûts cachés potentiels.
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Erreur humaine : L'utilisation de processus manuels est susceptible de produire des erreurs telles que des postes de dépense mal codés et des erreurs de saisie manuelle. Le moindre problème peut entraîner des retards, potentiellement des amendes ou des frais sur une facture et une augmentation du coût de la main-d'œuvre car les membres de l'équipe doivent alors passer plus de temps à résoudre les problèmes causés.
La fraude : Le manque de visibilité et de solutions d'audit efficaces fournies par l'automatisation augmente également le risque de fraude pour une organisation.
71% des professionnels de la finance s’accordent à dire qu'un manque de visibilité les expose à la fraude de leurs comptes fournisseurs. Quel en est le coût ? Des études montrent que les entreprises perdent chaque année 5 % de leur chiffre d'affaires à cause de ce phénomène. C’est conséquent.
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Ruptures de communication : Sans automatisation, des retards peuvent survenir dans le processus d'approbation des bons de commande, les factures traînant dans les boîtes de réception ou sur les bureaux. Pendant que les membres de l'équipe passent du temps à contacter les responsables pour obtenir leur validation, ils perdent un temps précieux qui pourrait être consacré à des tâches plu stratégiques. Si ces retards conduisent à des paiements tardifs, ils peuvent également engendrer des frais d'intérêt, voire provoquer une interruption de votre chaîne d'approvisionnement si un fournisseur décide de suspendre ses relations avec votre entreprise.
Bien que ces menaces soient moins tangibles et plus difficiles à chiffrer, elles doivent être considérées comme des coûts potentiels associés au traitement manuel d'une facture.
Arrêtez de jeter votre argent par les fenêtres
L'adoption d'une solution d'automatisation comme Quadient Comptes Fournisseurs dédiée au poste fournisseur réduit considérablement ces coûts. En moyenne, les entreprises qui utilisent une telle solution dépensent moins de 5 euros par facture, ce qui représente un montant substantiel par rapport aux 12 à 35 euros estimés pour le traitement manuel.
Au-delà de ces économies substantielles, l'automatisation vous évite de perdre de l'argent en raison des pertes de temps, des erreurs et des fraudes. Les équipes financières bénéficient d'une réduction de 83 % de la saisie de données. L’automatisation offre également une visibilité totale sur le cycle complet d'une facture, depuis sa réception jusqu'à son paiement. Ainsi, le risque que des documents se perdent disparaît. Le logiciel vous permet de créer des flux d'approbation qui envoient automatiquement des rappels au responsable de la validation jusqu'à ce que le problème soit résolu. L’automatisation élimine également les risques d'erreurs manuelles, avec un taux de précision de 99 %.
La visibilité accrue crée également une piste d'audit claire, ce qui réduit le risque de fraude. Vous pouvez ainsi mettre en place des contrôles, tels que la séparation des tâches dans le processus d'approbation, et garantir que la personne qui approuve le paiement n'est pas la même que celle qui est chargée de l'émettre, ce qui réduit sensiblement les risques de fraude interne.
Dans l'ensemble, l’automatisation réduit le temps et l'argent que les entreprises consacrent à la comptabilité fournisseurs.
