Le coût réel du traitement manuel des factures

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Même lorsque les finances d'une entreprise sont saines, il est essentiel pour de surveiller de près les coûts d’exploitation. C’est encore plus important lorsque l’économie semble volatile.

C’est la situation dans laquelle la plupart des entreprises se trouvent aujourd’hui.

Dans une étude PYMNTS sur les directeurs financiers, il a été constaté que 73% considèrent l’incertitude économique comme un défi important pour leur organisation.

Pour rester viables, les entreprises doivent chercher à réduire leurs coûts tout en augmentant leur rentabilité. Alors que certaines dépenses sont évidentes, d’autres, comme le coût du traitement d’une facture, peuvent être trompeuses.

Nous proposons d’examiner les facteurs qui influencent ce coût et la façon dont l’automatisation les réduit.

Une équation simple... en apparence ?

De nombreuses personnes utilisent une méthode de base pour estimer le coût du traitement d’une facture par leur équipe comptable. Selon cette estimation, on calcul le coût de 30 minutes de travail d’un employé. Avec cette mesure, le montant varie généralement entre 12 et 35 euros. Bien sûr, ce n’est qu’une estimation très approximative, et la marge d'erreur est assez importante, ne nous donnant pas une image particulièrement claire du coût réel.

Pour avoir une idée plus précise du coût de traitement des factures, on peut aussi utiliser cette équation : le coût total du traitement des factures divisé par le nombre total de factures traitées sur une période donnée. C’est là que les choses commencent à se compliquer un peu.

Voici comment détailler les différents indicateurs :

• Main-d’œuvre : Prenez le nombre d’employés nécessaires pour traiter une facture, établissez un taux de rémunération horaire ainsi qu’une estimation du temps passé sur les factures chaque mois. Multipliez les chiffres pour avoir une idée des coûts de main-d’œuvre. Cela peut être compliqué s’il y a un écart important entre le taux horaire de chaque employé impliqué et/ou le temps investi. Dans ce cas, vous devrez compléter l’équation pour chaque employé, puis totaliser les résultats pour obtenir un résultat final.
• Infrastructures : Calculez le coût annuel de chaque logiciel utilisé pour le traitement des factures, tel que l’ERP, et décomposez-le en un coût mensuel. 
• Ravitaillement : Additionnez le coût mensuel des fournitures telles que l’encre, le papier, les enveloppes et les timbres. Bien qu’il s’agisse généralement de petits montants, ils s’accumulent rapidement lorsque vous traitez un nombre important de factures.
• Frais de transaction : Ce sont les frais bancaires que vous payez. Il suffit de les additionner.

Une fois que vous avez terminé le calcul de ces différents indicateurs, additionnez tous les totaux et divisez-les par le nombre de factures mensuelles que vous recevez - vous avez maintenant une idée approximative de vos dépenses.

Mais on peut aller plus loin.

Bien que les données ci-dessus puissent vous donner une base de référence, elles ne couvrent pas les coûts cachés impliqués. 

• Erreur humaine : L’utilisation de processus manuels rend votre organisation vulnérable aux erreurs telles que des données mal saisies. Même le plus petit problème peut entraîner des retards, entraînant potentiellement des amendes ou des frais sur une facture et augmentant le coût de la main-d’œuvre, car les membres de l’équipe doivent passer plus de temps à résoudre le problème.
• Fraude : Le manque de visibilité et les solutions d’audit efficaces fournies par l’automatisation augmentent également le risque de fraude d’une organisation.

71 % des professionnels de la finance indiquent qu’un manque de visibilité les expose à la fraude. À quel point est-ce coûteux ? Des études montrent que les entreprises perdent 5% de leurs revenus chaque année à cause de ce phénomène.

• Pannes de communication : Sans automatisation, des retards peuvent survenir dans le processus d’approbation avec des factures languissant dans les boîtes de réception ou sur les bureaux. Alors que les membres de l’équipe passent du temps à rechercher les bons gestionnaires pour obtenir l’approbation d'une facture, un temps précieux est gaspillé qui pourrait être consacré à des tâches de plus grande valeur. Si ces retards entraînent des retards de paiement, ils peuvent également se transformer en frais d’intérêt ou même perturber votre chaîne d’approvisionnement si un fournisseur décide de suspendre sa relation avec votre entreprise.

Bien que ces menaces puissent sembler moins tangibles et plus difficiles à quantifier en euros, elles doivent toujours être considérées comme des coûts potentiels associés au traitement manuel d’une facture.

Arrêtez de jeter de l’argent

L’adoption d’une solution d’automatisation comme Beanworks pour la gestion de vos comptes fournisseurs réduit considérablement ces coûts. En fait, le coût de traitement d'une facture chute en dessous des 5€ par facture, soit une économie substantielle par rapport à l’estimation de 12 à 35 € considérée comme le prix typique.

Au-delà de ces baisses de coûts, l’automatisation vous protège contre les pertes d’argent dues à la perte de temps, aux erreurs et à la fraude. Les équipes AP bénéficient d’une réduction de 83 % des données à saisir. L'automatisation vous offre également une visibilité complète de la durée de vie d’une facture, à partir du moment où elle est reçue jusqu’à ce qu’elle soit payée. Pour cette raison, le risque que des documents se perdent devient nul. Le logiciel vous permet de créer des workflows d’approbation qui enverront des rappels aux membres de l’équipe jusqu’à ce que le problème soit résolu. L'automatisation élimine également le risque d’erreurs manuelles, avec un taux de précision de 99 %.

La visibilité accrue crée également une piste d’audit claire, réduisant ainsi le risque de fraude. Cela vous permet de mettre en place des contrôles, tels que la séparation des tâches dans le processus d’approbation, et garantit que la personne qui approuve le paiement n’est pas la même personne qui est responsable de l’émission, ce qui réduit la probabilité de fraude interne.

Dans l’ensemble, ces facteurs réduisent le temps et l’argent que les entreprises consacrent aux comptes fournisseurs.