Le coût réel du traitement manuel des factures

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Même dans le meilleur des cas, il est essentiel pour les organisations de surveiller de près leurs coûts d’exploitation. C’est encore plus important lorsque l’économie semble volatile.

C’est la situation dans laquelle la plupart des entreprises se trouvent aujourd’hui.

Dans une étude PYMNTS sur les directeurs financiers, il a été constaté que 73% considèrent l’incertitude économique comme un défi important pour leur organisation.

Pour rester viables, les entreprises doivent toujours chercher des moyens de réduire les coûts tout en augmentant leur rentabilité. Alors que certaines dépenses sont évidentes, d’autres, comme le coût du traitement d’une facture , peuvent être trompeuses.

Il est utile d’examiner les facteurs qui influencent la dépense et la façon dont l’automatisation les réduit.

Une équation simple... ou est-ce que c’est le cas?

De nombreuses personnes utilisent un ratio de base pour estimer le coût pour leur équipe des comptes fournisseurs du traitement d’une seule facture. Il est considéré comme équivalent au coût de 30 minutes de travail d’un employé. En utilisant cette mesure, le montant varie généralement entre 12 et 35 dollars eu. Bien sûr, ce n’est qu’une estimation très approximative, et la gamme est assez importante, ne vous donnant pas une image particulièrement claire du prix global.

Pour avoir une meilleure idée, les organisations peuvent utiliser une équation : le coût total du traitement d’une facture divisé par le nombre total de factures traitées sur une période donnée. C’est là que les choses commencent à se compliquer un peu.

Ce sont quelques-unes des choses que vous devrez savoir pour obtenir une image précise de ce que vous dépensez réellement.

• Main-d’œuvre: Prenez le nombre d’employés nécessaires pour traiter une seule facture, établissez un taux de rémunération horaire pour les travailleurs ainsi qu’une estimation du temps passé sur les factures chaque mois. Multipliez les chiffres pour avoir une idée des coûts de main-d’œuvre. Cela peut être compliqué s’il y a un écart important entre le taux horaire de chaque employé impliqué et/ou le temps investi. Dans ce cas, vous devrez compléter l’équation pour chaque employé, puis totaliser les résultats pour obtenir votre numéro final.
• Infrastructure: Prenez le coût annuel de chaque outil utilisé pour le traitement des factures, tel que l’ERP, et décomposez-le en un coût mensuel. Ensuite, calculez la somme totale.
• Ravitaillement: Additionnez le coût mensuel des fournitures telles que l’encre, le papier, les enveloppes et les timbres. Bien qu’il s’agisse généralement de petits montants, ils s’accumulent rapidement lorsque vous traitez un nombre important de factures.
• Frais de transaction : Ce sont les frais bancaires que vous encourez en raison de choses comme ACH et les transactions par carte de crédit. Il suffit de les additionner.

Une fois que vous avez terminé ce qui précède, additionnez tous les totaux et divisez-les par vos factures mensuelles - vous avez maintenant une idée approximative de vos dépenses.

Mais attendez, il y a plus!

Bien que les données ci-dessus puissent vous donner une base de référence, elles ne couvrent pas les coûts cachés potentiels impliqués. 

• Erreur humaine : L’utilisation de processus manuels est vulnérable aux erreurs telles que les éléments de ligne mal codés et les erreurs de saisie manuelle. Même le plus petit problème peut entraîner des retards, entraînant potentiellement des amendes ou des frais sur une facture et augmentant le coût de la main-d’œuvre, car les membres de l’équipe doivent passer plus de temps à résoudre le problème.
• Fraude: Le manque de visibilité et les solutions d’audit efficaces fournies par l’automatisation augmentent également le risque de fraude d’une organisation.

71 % des professionnels de la finance en Amérique du Nord ont indiqué qu’un manque de visibilité les exposait à la fraude dans les comptes créditeurs. À quel point est-ce coûteux? Des études montrent que les entreprises y perdent 5% de leurs revenus chaque année.

• Pannes de communication : Sans automatisation, des retards peuvent survenir dans le processus d’approbation des points d’accès avec des factures languissant dans les boîtes de réception ou sur les bureaux. Alors que les membres de l’équipe passent du temps à rechercher les bons gestionnaires pour obtenir l’approbation, un temps précieux est gaspillé qui pourrait être consacré à des tâches de plus grande valeur. Si ces retards entraînent des retards de paiement, ils peuvent également créer des frais d’intérêt ou même perturber votre chaîne d’approvisionnement si un fournisseur décide de suspendre sa relation avec votre entreprise.

Bien que ces menaces puissent sembler moins tangibles et plus difficiles à mettre en dollars, elles doivent toujours être considérées comme des coûts potentiels associés au traitement manuel d’une facture.

Arrêtez de jeter de l’argent

L’adoption d’une solution d’automatisation comme Beanworks pour le processus des comptes fournisseurs réduit considérablement ces coûts. En fait, la dépense tombe à moins de 5 $ US par facture, ce qui représente un montant substantiel par rapport à l’estimation de 12 à 35 $ US considérée comme le prix typique.

Au-delà de ces coûts difficiles, l’automatisation vous protège contre les pertes d’argent dues à la perte de temps, aux erreurs et à la fraude. Les équipes AP bénéficient d’une réduction de 83 % de la saisie de données. Il offre également une visibilité complète de la durée de vie d’une facture, à partir du moment où elle est reçue jusqu’à ce qu’elle soit payée. Pour cette raison, le risque que des documents se perdent dans le remaniement devient une chose du passé. Le logiciel vous permet de créer des workflows d’approbation qui enverront des rappels au membre de l’équipe approprié jusqu’à ce que le problème soit résolu. Il élimine également le risque d’erreurs manuelles, avec un taux de précision de 99 %.

La visibilité accrue crée également une piste d’audit claire, réduisant ainsi le risque de fraude. Il vous permet de mettre en place des contrôles, tels que la séparation des tâches dans le processus d’approbation, et garantit que la personne qui approuve le paiement n’est pas la même personne qui est responsable de l’émission, ce qui réduit la probabilité de fraude interne .

Dans l’ensemble, ces facteurs réduisent le temps et l’argent que les entreprises consacrent aux comptes fournisseurs.

Pour en savoir plus sur la façon dont l’automatisation peut bénéficier à votre organisation, consultez « Ce que les professionnels des points d’accès gagnent vraiment de l’automatisation », un livre blanc Beanworks.