Les cas les plus choquants de fraude comptable en 2021 et comment protéger votre entreprise
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Tout le monde aime un bon mystère, mais pas quand il s’agit des finances de votre entreprise. Malheureusement, les incidents de fraude montent en flèche et les attaques des auteurs deviennent beaucoup plus sophistiquées. Au premier trimestre 2021, les tentatives de fraude numérique ont augmenté de 25,07 %.
Si vous êtes dans le secteur des services financiers, le nombre est encore plus alarmant. Un rapport de TransUnion a révélé que, à l’échelle mondiale, le pourcentage de fraude numérique présumée dans les services financiers a augmenté de 149%. La menace de fraude devient si répandue qu’en janvier, le Royal United Services Institute a déclaré qu’elle devrait être considérée comme un problème de sécurité nationale au Royaume-Uni, où il en coûte jusqu’à 190 milliards de livres sterling par an au pays.
Parmi les nombreux impacts commerciaux de la pandémie de COVID-19 figurait le passage aux transactions financières numériques. Le même rapport de TransUnion a révélé que 40 % des consommateurs ayant des comptes financiers ont déclaré utiliser des plateformes numériques plus fréquemment, et 60 % ont déclaré qu’ils effectuaient la majeure partie de leurs transactions via des applications mobiles. Bien qu’il y ait des avantages évidents dans le passage aux transactions numériques, cela a créé un paysage très vulnérable à la fraude.
Jetons un coup d’œil à quelques cas notables de fraude qui ont fait les manchettes au cours de la dernière année et à la façon dont une solution d’automatisation des points d’accès peut aider à protéger les entreprises contre ces types de menaces.
Un travail à l’intérieur
En juillet, la Securities and Exchange Commission (SEC) des États-Unis a accusé la société de systèmes de télécommunications et de technologie FTE Networks d’avoir mené une escroquerie comptable pluriannuelle. Selon le rapport de la SEC, la société a gonflé les revenus de sa société pendant certaines périodes jusqu’à 108%. L’ancien PDG et directeur financier aurait également détourné des millions de dollars pour son usage personnel, en plus de dissimuler l’émission de près de 23 millions de dollars américains de billets convertibles par la société alors cotée à la Bourse de New York.
Comment éviter cela: Les paiements frauduleux sont l’une des formes les plus courantes de fraude financière rencontrées dans les comptes fournisseurs. Pour éviter que cela ne se produise, les organisations peuvent séparer les tâches afin que la personne qui approuve les factures et la personne qui autorise les paiements ne soient jamais les mêmes. Beanworks facilite ce processus en vous aidant à mettre en place une matrice d’approbation détaillée afin d’éviter les achats et les paiements non autorisés.
Une opération mondiale
L’automne dernier, le ministère américain de la Justice a annoncé que deux hommes avaient été inculpés en lien avec une cyberattaque massive qui a couvert le monde entier. Selon un communiqué publié par le bureau du procureur américain dans le district nord de la Géorgie, le stratagème impliquait des e-mails de phishing, le vol des détails d’accès des employés et la collecte d’informations d’identification à partir de serveurs informatiques. En utilisant les informations d’identification volées, les fraudeurs ont ensuite envoyé des courriels contenant de fausses factures pour des centaines de milliers de dollars de paiements, qui ont été effectués sur le compte bancaire des conspirateurs. Dans un cas précis, près de 1,5 million de dollars américains ont été volés.
Comment éviter cela: En plus de séparer les tâches d’approbation et d’achat, les entreprises peuvent lutter contre la fraude grâce à l’automatisation des points d’accès en contrôlant les seuils d’approbation des montants de paiement, ce qui permet aux directeurs financiers de contrôler plus étroitement qui approuve les factures et quand les paiements sont effectués.
Quelques pistes de réflexion
En septembre, la société d’aliments et de boissons Kraft Heinz a accepté de payer 62 millions de dollars américains dans le cadre d’un règlement avec la SEC.
Selon la SEC, au cours des trois dernières années, « les employés de l’approvisionnement ont négocié des accords avec de nombreux fournisseurs pour obtenir des paiements initiaux en espèces et des escomptes en échange d’engagements futurs à prendre– tout en documentant incorrectement les accords de manière à ce que l’entreprise reconnaisse prématurément et incorrectement les économies de dépenses ». La société a ensuite fait la promotion de ces prétendues économies sur le marché, ce qui a fourni à Kraft Heinz une large couverture.
L’ordonnance de la SEC indiquait ensuite que Kraft Heinz n’avait pas mis en place de contrôles appropriés pour sa division des achats. Pour cette raison, l’entreprise n’a pas réussi à détecter où les dépenses étaient incorrectement comptabilisées et a ignoré où les contrôles internes étaient contournés.
Au cours des années en question, Eduardo Pelleisone, l’ancien chef de l’exploitation de l’entreprise, s’est vu présenter des signes répétés indiquant que les dépenses étaient gérées par le biais d’accords de fournisseurs manipulés. Plutôt que d’aborder la question, la SEC déclare qu’il a exercé des pressions pour atteindre des objectifs d’économies irréalistes.
La plainte poursuivait en déclarant que Pelleisone « n’a pas fourni aux comptables de Kraft Heinz des informations exactes et a causé des violations des rapports, des livres et registres de Kraft Heinz et des contrôles comptables internes ». Ils ont également déclaré que l’ancien directeur financier Klaus Hoffman avait violé les dispositions antifraude, omis de fournir des renseignements exacts aux comptables et violé les livres et registres ainsi que les dispositions de contrôle comptable interne des lois fédérales sur les valeurs mobilières.
Comment éviter cela: Une autre façon de prévenir la fraude consiste à automatiser la mise en correspondance des documents. Cela correspondra aux factures fournisseur, aux bons de commande et aux informations de paiement, ce qui aidera à empêcher le paiement de factures frauduleuses. Une solution d’automatisation des points d’accès comme Beanworks utilise également l’intelligence artificielle pour automatiser les tâches répétitives dans le processus des comptes fournisseurs, libérant ainsi plus de temps pour les activités de grande valeur telles que la légitimité de chaque transaction. L’automatisation des points d’accès aide également à dissuader la fraude en éliminant les processus manuels qui offrent des possibilités de falsification d’enregistrements et d’approbations falsifiées.
Tricher un organisme de bienfaisance
Plus tôt cette année, des escrocs ont volé plus de 830 000 $ US du financement de la ville de Seattle pour les programmes de sans-abri. Au cours de l’été, Mary’s Place, un organisme à but non lucratif au service des femmes, des enfants et des familles, a informé la ville d’une possible activité frauduleuse. Ce rapport a mené à une enquête qui a révélé une fausse demande envoyée au service des services sociaux de la ville au nom de Mary’s Place. L’escroquerie a entraîné la perte de 831 061 $ US par la ville et Mary’s Place en six mois.
L’activité frauduleuse a forcé le département des services sociaux de Seattle à renforcer sa sécurité et à mettre en œuvre de nouvelles mesures de protection pour prévenir de futures fraudes. En attendant, la ville de Seattle est en train de rembourser Mary’s Place pour les paiements perdus.
Comment éviter cela: Dans la plupart des cas, les demandes frauduleuses proviendront de noms de domaine douteux généralement similaires aux domaines de fournisseurs légitimes, mais légèrement différents. Un autre signe est une facture qui manque d’informations de base telles qu’une adresse ou un numéro de téléphone, ou qui contient des montants exceptionnellement élevés ou faibles. Un indicateur rouge supplémentaire à surveiller est une demande de fournisseur qui provient d’une adresse e-mail personnelle au lieu d’une adresse avec un domaine d’entreprise.
Une affaire de famille
Une enquête sur des frais de dépenses frauduleux au département de la santé publique de l’État de Californie a commencé par une enquête sur un itinéraire Disneyland déchiqueté. L’opération a conduit à la découverte de 185 000 $ US de dépenses pour les magasins Disneyland et Disney passées pour des dépenses légitimes par un employé de l’État. Et ce n’était que la pointe de l’iceberg.
Les documents judiciaires indiquaient que l’employée responsable avait ordonné aux entrepreneurs travaillant pour un organisme local à but non lucratif de payer plus de 1,4 million de dollars américains en fausses factures à des sociétés fictives liées à ses amis et à sa famille. Une enquête menée par Deloitte a révélé une surveillance laxiste et des contrôles budgétaires au bureau.
Comment éviter cela: Les entreprises peuvent atténuer la fraude aux dépenses grâce à une solution transparente de gestion des dépenses telle que Beanworks, qui permet aux employés de télécharger des reçus et de les acheminer pour approbation en temps réel, plutôt qu’à la fin du mois. Cela crée une piste d’audit numérique de toutes les dépenses et approbations, et les données circulent directement dans le reste du système AP pour d’autres approbations si nécessaire.
Améliorer la protection contre la fraude grâce à l’automatisation
Les chiffres ne mentent pas. La fraude, qu’elle soit tentée ou réelle, est en hausse, et les criminels emploient des tactiques de plus en plus innovantes conçues pour duper les entreprises avec de grandes quantités d’argent. Les entreprises doivent prendre des mesures proactives pour se protéger. AP Automation peut vous aider à mettre en place des mécanismes de défense solides contre la fraude en aidant votre entreprise des manières suivantes :
- Accroître la transparence en automatisant les tâches manuelles et en numérisant les dossiers papier.
- Ajout de plus de contrôles en ce qui concerne les approbations de dépenses, de factures, de bons de commande et de paiements.
- Segmentation des processus d’approbation des factures et des paiements afin d’offrir une visibilité de bout en bout.
- Consolidation de tous les flux de travail AP pour qu’ils s’exécutent via un système complet tel que Beanworks, afin qu’ils soient gérés à partir d’un seul endroit.
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