« Pour moi, c’est de la magie ! » – PETA Foundation réagit sur la manière dont Beanworks a transformé ses processus de créances fournisseurs
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Quand vous êtes la plus grande association de défense des droits des animaux à mener des campagnes à travers le monde, le temps est précieux. Pour PETA (People for the Ethical Treatment of Animals), une association américaine à but non lucratif, cela implique d’agir rapidement. Pour s’assurer que ses campagnes fonctionnent comme prévu, l’association compte sur PETA Foundation, une branche séparée qui apporte son soutien sur le plan administratif et général.
À mesure que l’association grandissait, elle n’était plus capable d’assurer ses opérations de créances existantes. Kelly Fidler, Directeur Administratif et Financier chez PETA Foundation, a alors contacté Beanworks pour rationaliser le workflow.
Jusqu’à ce que Kelly Fidler prenne cette décision clé, l’équipe chargée des créances fonctionnait avec Excel et SharePoint. Et malgré le passage au digital quelques années auparavant, les processus liés aux fournisseurs restaient chronophages et manquaient globalement de structure.
La saisie d’une facture dans le système impliquait la saisie d’un volume colossal de données (détails du fournisseur, numéro de facture, approbateur, mode de paiement, service) avant d’être finalement acheminée jusqu’à l’approbateur. Si la facture était rejetée pour une raison donnée, il fallait tout reprendre depuis le début.
« Nous passions un temps fou à dépanner les chargements de documents car il pouvait y avoir des problèmes… sans même que vous ne vous en rendiez compte. On devait deviner quels étaient les problèmes, où ils se trouvaient et comment les résoudre. » – Kelly Fidler, VP du service des finances, PETA Foundation
« Les responsables et dirigeants pouvaient rejeter les factures pour trois fois rien. Le processus pour resoumettre la facture était tellement mal fait… SharePoint n’acceptait un même fichier qu’une seule fois et affichait un message d’erreur si on essayait. Pour contourner ce problème, nous devions modifier le nom du fichier pour pouvoir recommencer le processus entier », explique Kelly Fidler.
L’association à but non lucratif avait plusieurs codes de projet. Pour une petite équipe comptable gérant un gros volume de données, les erreurs étaient courantes.
« Nous passions un temps fou à dépanner les chargements de documents car il pouvait y avoir des problèmes… sans même que vous ne vous en rendiez compte. On devait deviner quels étaient les problèmes, où ils se trouvaient et comment les résoudre », ajoute-t-elle.
Non seulement Beanworks a pu rationnaliser les approbations de factures et gérer les paiements fournisseur via une plateforme centralisée, mais l’outil s’intégrait également à la perfection à Sage 100, leur principal système financier.
« Nous avons immédiatement coupé l’accès à l’ancien système et n’avons jamais regardé en arrière. Nous l’adorons ! Nous sommes 100 % satisfaits. » – Kelly Fidler
Mettre en œuvre Beanworks ? C’est du gâteau pour PETA !
Leur service informatique a été surpris de voir à quel point il a été aisé d’intégrer Beanworks à leur système d’information. « Nous avons immédiatement coupé l’accès à l’ancien système et n’avons jamais regardé en arrière. Nous l’adorons ! Nous sommes 100 % satisfaits », insiste Kelly Fidler.
Les données relatives aux créances fournisseur s’intègrent à la perfection à Sage 100, le principal système financier de PETA Foundation.
Les avantages de Beanworks
Avant, une facture devait transiter par un processus compliqué si elle était rejetée. Aujourd’hui, les responsables peuvent aisément gérer les approbations en ligne, laisser des notes dans le logiciel et résoudre des problèmes sans avoir à quitter la plateforme.
« La décision n’était vraiment pas difficile à prendre. La façon dont Beanworks s’est intégré à Sage 100, pour moi, c’est de la magie ! » – Kelly Fidler
Kelly Fidler affirme que le nouveau système a mis un terme à l’ancienne pratique qui consistait à payer les factures immédiatement, sans tenir compte de la date d’échéance. Grâce à Beanworks, ils ont une meilleure visibilité sur les délais de paiement. Ils peuvent donc contrôler les paiements plus longtemps et bénéficier d’un meilleure gestion de la trésorerie.
Suppression des doublons
Par le passé, des doublons de factures ont pu être manqués par accident. Avec Beanworks, c’est de l’histoire ancienne. Le logiciel signale automatiquement les doublons, ce qui évite à l’équipe chargée des créances d’avoir à suivre manuellement et corriger les erreurs éventuelles.
La transformation des processus de créances de PETA Foundation a permis un accès en temps réel aux créances. Beanworks a accéléré le traitement des paiements et des factures, donnant ainsi à l’équipe comptable plus de temps pour des tâches à plus grande valeur. La collaboration et l’efficacité ont été nettement améliorées puisque les employés peuvent naviguer entre les différents workflows de créances, peu importe d’où ils travaillent.
« La décision n’était vraiment pas difficile à prendre », explique Kelly Fidler. « La façon dont Beanworks s’est intégré à Sage 100, pour moi, c’est de la magie ! »
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